Senior Medewerker Loket in Utrecht

Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het ondersteunen van een afdeling? Dan nodigen we jou graag uit om te solliciteren op de volgende functie. Als Senior medewerker van het Loket ben je verantwoordelijk voor de administratie en de transparantie en de toetsbaarheid hiervan binnen jouw team, voor het opleveren van bedrijfsvoering- en dienstverleningsrapportages en draag je bij aan de totstandkoming van adequate bedrijfsprocessen met interne en externe suppliers. Daarnaast geef je leiding en inhoudelijke begeleiding aan de Medewerkers.

Je bent verantwoordelijk voor de administratie van aanvragen of opdrachten in zijn/haar team.

Werkzaamheden:

• Pakt aanvragen of opdrachten op en beoordeelt deze op volledigheid, duidelijkheid en autorisatie bij binnenkomst.
• Wijst deze toe aan een medewerker aan het juiste team.

Is verantwoordelijk dat het team:

• De aanvragen of opdrachten in de ondersteunende tooling bij de juiste afhandelgroep(en) uit zet.
• De aanvragen of opdrachten bewaakt en de voortgang registreert, als ook dat dit wordt gecommuniceerd met de aanvrager.
• Een realisatieopdracht tijdig oplevert en waar nodig rappeleren bij het juiste escalatieniveau.
• Aangepaste leverdata afstemt met de aanvrager en dit ook in de ondersteunende tooling vastlegt.
• Een akkoord van de aanvrager vraagt na gereed melding van een opdracht, als ook het administratief afhandelen hiervan in de ondersteunende SGA/BPM.

Pakt meervoudig complexe aanvragen of opdrachten op en:

• Beoordeelt deze op volledigheid, duidelijkheid en autorisatie bij binnenkomst.
• Vertaalt deze naar verwerkbare (complexe) aanvragen of opdrachten.
• Wijst deze toe aan een medewerker binnen aan het team.
• Is verantwoordelijk voor het stellen van de prioriteiten binnen het team en zal knelpunten tijdig aangeven bij hoofd afdeling.
• Begeleidt zijn/haar team bij de werkzaamheden.
• Signaleert en doet voorstellen voor het oplossen van knelpunten.

Is verantwoordelijk voor het opleveren van bedrijfsvoering- en dienstverleningsrapportages:

• Maakt periodiek een overzicht van de werkvoorraad van het team en bewaakt hiermee de algehele voortgang en eventuele knelpunten.
• Maakt verschillende crosschecks tussen de verschillende systemen.
• Verzorgt incidentele en/of ad hoc rapportages al dan niet met behulp van bedrijfsvoeringsystemen.

Is verantwoordelijk voor de transparantie en de toetsbaarheid van de administratie door:

• Te zorgen dat in SGA/BPM de actuele gegevens in staan.
• Zorgt voor het bondig vastleggen van de besluiten en communicatie over de voortgang van aanvragen en opdrachten in de ondersteunende tooling.
• Voor een volledig en goed opdrachtenarchief in SGA/BPM te zorgen.
• Doet verbetervoorstellen t.b.v. de transparantie en de integriteit van de registratie.

Draagt bij aan de totstandkoming van adequate bedrijfsprocessen met interne en externe suppliers door:

• Signaleert en (zo mogelijk) lost knelpunten op met betrekking tot de bedrijfsvoerin.
• Zorgt voor de ontwikkeling en implementatie van werkinstructies, methoden en technieken, meetinstrumenten en uniforme werk- en rapportageformats.

Geeft leiding en inhoudelijke begeleiding aan de Medewerkers:

• Geeft leiding in de dagelijkse aansturing van zijn/haar team.
• Begeleidt en traint medewerkers in het gebruik van de toegepaste systemen, de toe te passen procedures en de geldende kaders.
• Is vraagbaak voor de Medewerkers.
• Verdeelt het werk binnen het team.
• Controleert of het werk conform de afspraken wordt uitgevoerd.
• Zorgt voor een wekelijks overleg en legt de besluiten en de (voortgang van) acties vast.
• Zal indien nodig zijn/haar medewerkers binnen het team op gewenst vlak coachen.

Draagt zorg voor de vertegenwoordiging van CB bij de jaarlijks terugkerende audits op (elementen van) de administratieve keten door:

• Het afstemmen van de jaarlijkse audit activiteiten met DMO, ADD, externe auditoren.
• Het voorbereiden van het team op de desbetreffende audits.
• Het vertegenwoordigen van het team tijdens de audit interviews.
• Het verbeteren van de administratieve keten naar aanleiding van de bevindingen geconstateerd naar aanleiding van de audits.

Opleidingseisen:

• Je hebt HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur een afgeronde HBO opleiding in de richting van Bedrijfskunde.

Kennis- en Ervaringseisen:

• Je hebt kennis van bedrijfsvoeringsystemen en activiteiten die geregistreerd en gerapporteerd moeten worden.
• Je hebt kennis van bedrijfsvoeringprocessen op het koppelvlak naar interne en externe suppliers.
• Inzicht in de organisatie van zowel de JIVC als Defensie.
• Je hebt kennis van producten en diensten, organisatie en processen bij JIVC.
• Je bent vaardigheid in het gebruiken van diverse bedrijfsvoeringsystemen en het genereren van informatie uit deze systemen.
• Bereid zijn bij te blijven in het vakgebied bedrijfsvoering en projectondersteuning en de daarbij te gebruiken methodieken en systemen.
• Je hebt ervaring in het begeleiden en coachen van medewerkers.

Competenties:

• Je bent nauwkeurig.
• Je bent resultaat-, service- en klantgericht.
• Je kunt goed analyseren en je bent inventief en creatief.
• Je bent flexibel en kunt goed samenwerken.
• Je bent neemt initiatieven daar waar nodig.
• Je bent stressbestendig.
• Je bent integer.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk).

Salarisniveau schaal 9
Minimum salaris: €2.700 bruto per maand
Maximum salaris: €3.750 bruto per maand
Dienstverband Vaste aanstelling (eventueel met een proeftijd)
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht - Kromhoutkazerne, Utrecht

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij Defensie aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Defensie hecht daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 6,4%, de zogeheten dertiende maand.  Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met  onbeperkt reizen door heel Nederland.

Het Ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft circa 50.000 medewerkers en is daarmee één van de grotere werkgevers van Nederland.

JIVC is binnen de DMO een full-service ICT-bedrijf dat niet alleen ICT diensten verleent aan Defensie maar ook aan andere ministeries en aan de ‘zwaailicht’-sector. Onze ICT-dienstverlening omvat een breed gebied: we leveren de werkplek, maar ook de onderliggende platformen en netwerkverbindingen. Dit bevat ook alle vormen van ontwikkeling, beheer en onderhoud. JIVC is meer dan een ICT-leverancier: we denken mee, adviseren, lossen op en kijken verder. Het proactief adviseren over ICT binnen de bedrijfsvoeringsystemen van de klant en het bieden van support wanneer nodig, behoort bij de servicegerichte instelling van JIVC. Dat doen we 24 uur per dag, binnen het Koninkrijk der Nederlanden en daarbuiten. Voor Defensie en voor ketenpartners binnen de openbare orde en veiligheid. 

Het Loket binnen het Service Support Office (SSO) is voor zowel de interne als de externe uitvoeringsorganisatie hét aanspreekpunt voor IV-behoeftes. Hier vindt intake plaats van behoeftestellingen en regie op realisatie. Het Loket is verantwoordelijk voor:

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken onderdeel uit van de selectieprocedure.

Voorwaarden aanstelling burger: Een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden (Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers).

De medewerker is bereid om de eed of belofte af te leggen.