Specialist VKAM en Beveiliging in Soesterberg

Voor het KPU-bedrijf in Soesterberg zijn wij op zoek naar een Specialist VKAM en Beveiliging.

Vanwege de extra aandacht voor veiligheid binnen defensie en een extra taak op het gebied van beveiliging die binnen de VKAM portefeuilles structureel in ingebed zal worden is deze functie ingericht. Dat betekent dat jij als nieuwe collega een rol hebt in de ontwikkeling van deze functie, maar ook van onze afdeling. Het leuke is dat je aan het begin staat van het herinrichten van onze dienstverlening (uiteraard binnen de gestelde kaders van de organisatie). In deze functie heb je contact met de hele organisatie en daarom is het belangrijk dat je een gesprekspartner op niveau bent en vanwege de verschillende belangen een dikke huid hebt. Je bent een zelfstarter en werkt graag samen in een team om te komen tot de gezamenlijke doelstellingen.

Als Specialist VKAM en Beveiliging wordt een zekere mate van zelfstandigheid van je verwacht; je adviseert en neemt namelijk beslissingen ten aanzien van het signaleren en aanpakken van verbeterpunten in de bedrijfsvoering. De kaders waar binnen wordt gewerkt zijn richtlijnen en procedures op het gebied van de administratieve organisatie en bedrijfskundig onderzoek. In je werkzaamheden is je leidinggevende het Hoofd Bedrijfsvoering. Je zal beoordeeld worden op de inhoud en kwaliteit van de geleverde producten en adviezen en op de uitvoering van voorstellen om de kwaliteit van de bedrijfsprocessen actueel te houden en te verbeteren.

In meer detail, bestaan je werkzaamheden met name uit de onderstaande punten:

1. Je voert de richtlijnen van de bedrijfsvoering uit door:

• het uitvoeren van activiteiten die voortkomen uit de Administratieve Organisatie (AO)
• het uitvoeren van onderzoeken aan processen, procedures en organieke inrichtingen om te komen tot adviezen ter verbetering van de efficiency en effectiviteit
• het uitvoeren van onderzoek naar, het analyseren van en het adviseren over de besturings- en beheersingsmechanismen
• het implementeren en evalueren van de bedrijfsvoering en het bijbehorende beleid. het analyseren van en rapporteren over de voortgang van het verbeterproces
• het uitvoeren van activiteiten in het kader van het Milieu Aspecten Register en RI&E
• het bewaken van de voortgang en het indien noodzakelijk implementeren van de actiepunten vanuit VKAM-beleid, MAR en RI&E
• het opstellen, bewaken en financiële randvoorwaarden scheppen voor het uitvoeren van het bedrijfsplan op het gebied van Infra, Materieelbeheer(Vervanging, uitbreiding en onderhoud), CoVo/vastgoed, IV, opleiding, Algemene zaken, Transport
• het coördineren en bewaken van de uitvoerende RI&E zaken
• het uitvoeren van materieelbeheer met behulp van risicoanalyse, opstellen, coördineren en bewaken van het controleplan inventaris en administratief beheer Inventaris Autorisatie Staat (IAS) voor mutaties artikelen IAS en het aanvragen en opheffen van de materieelautorisaties
• het ondersteunen van gebruikers als Super- en Key user voor SAP

2. Je voert de voorstellen om de kwaliteit van de bedrijfsprocessen actueel te houden en te verbeteren uit door:

• het initiëren, managen en begeleiden van het verbeterprogramma KPU
• het beoordelen van het beleid op het gebied van Kwaliteit, Veiligheid, Arbo en Milieu en dit te integreren in een managementsysteem

3. Op aangeven van direct leidinggevende kunnen indien noodzakelijk, andere werkzaamheden worden verricht.

4. In het kader van ontwikkeling zullen in de toekomst beveiligingstaken aan deze functie toegevoegd worden (ongeveer 20% van de totale werkzaamheden) en deze zullen bestaan uit: 

• het doen en beheren van aanvragen m.b.t. het screenen van personeel
• instructie geven aan nieuw en huidig personeel
• het autoriseren van de MFSC en deurcoderingen
• het deelnemen aan overleg / seminars voor veiligheidsfunctionarissen
• het coördineren van veiligheidsincidenten (in- en extern KPU-bedrijf)
• het bijhouden van administraties & registraties
• het verstrekken van gegevens en overzichten uit de administratie en registratie

Als je bij Bureau Bedrijfsvoering komt te werken, werk je in een team waar veel kennis en ervaring geborgd is. Voor deze functie is het wel handig als je al beschikt over specifieke kennis van bijvoorbeeld RI&E, het uitvoeren van audits, risicomanagement, voorvallen onderzoek en ISO-normen. Mocht je deze kennis en ervaring nog niet hebben dan stellen we een persoonlijk ontwikkelplan op en ga je de ontbrekende kennis opdoen via (interne) opleidingen en de praktijk.

Wij vragen wel een zekere mate van basiskennis en ervaring. Deze heb je opgedaan door:

• Een afgeronde HBO opleiding Integrale Veiligheidskunde of Bedrijfskunde
• Het hebben van aantoonbare kennis van Projectmanagement, door een training of werkervaring
• Ervaring op het gebied van managementsystemen (VKAM) en informatiesystemen
• Ervaring in het opstellen van rapportages

Talenkenniseisen:

• Nederlands: zeer goed in woord en schrift

Bij voorkeur heb je:

• Kennis op het gebied van bedrijfsvoering en informatievoorziening
• Kennis van de processen en voorschriften binnen Defensie en DMO in het bijzonder
• Vaardigheid in het analyseren van bedrijfsvoering- en informatie(voorzienings)processen
• Vaardigheid in het opstellen en uitbrengen van adviezen en managementrapportages. 
• Communicatieve vaardigheden
• Vaardigheid in het uitvoeren van audits
• Vaardigheid met ERP M&F systeem
• Kennis van de uitvoering van zaken op het gebied van VKAM

Competenties:

• Analyseren
• Communiceren
• Integer
• Oordelen
• Organisatiegericht

Salarisniveau
Minimum salaris: € 2600 bruto per maand
Maximum salaris: € 4123 bruto per maand

(Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek.)

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij Defensie aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Defensie hecht daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 6,4%, de zogeheten dertiende maand.  Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met  onbeperkt reizen door heel Nederland.

Het Ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft circa 50.000 medewerkers en is daarmee één van de grotere werkgevers van Nederland.

Wat doen wij precies?

Ons bureau bestaat momenteel uit een Hoofd Bureau Bedrijfsvoering en 2 medewerkers bedrijfsvoering waar jij als derde medewerker aansluit. Het team ondersteunt het management bij:

• het opstellen en implementeren van het KPU-bedrijf integraal VKAM-beleid
• het efficiënt en effectief invullen van de randvoorwaarden voor het functioneren van de primaire en secundaire (ondersteunende) processen
• toezicht op de uitvoering van de naleving van het Defensie- en/of DMO-beleid en rapporteert en adviseert de commandant KPU-bedrijf en het managementteam hierover
• de inrichting en verbetering van de bedrijfsprocessen en de hieruit voortvloeiende werkwijze en de hiermee samenhangende organisatiestructuur

In het kader van doorontwikkeling zal de beveiligingstaak bij het bureau Bedrijfsvoering ondergebracht worden.

Wij zijn onderdeel van de Stafsectie Bedrijfsondersteuning van het KPU-bedrijf. Het KPU-bedrijf draagt dagelijks zorg voor uitvoering van de het specificeren, inkopen, onderhouden en afstoten van Kleding en Persoonlijke Uitrusting voor Defensie en enkele andere overheden.

Onze rol vanuit bureau Bedrijfsvoering voor het KPU-bedrijf is essentieel vanwege de ondersteuning aan de gehele bedrijfsvoering en bij het verbeteren daarvan.

Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

De vacature is gelijktijdig intern en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.