Secretaresse in Tilburg

Beschrijving

Indien je momenteel in vaste dienst bent, blijf je in vaste dienst. Externe kandidaten komen in dienst voor de duur van 468 uur via Start People. Daarna overgang naar payrollorganisatie 18K. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden.
De functie
Voor het team secretaresses zijn wij op zoek naar enthousiaste secretaresses die tussen de 24 en 36 uur beschikbaar zijn. Als secretaresse biedt je secretariële ondersteuning aan een afdelingshoofd en/of meerdere teammanagers. Je bent zowel intern als externe het eerste aanspreekpunt.
Belangrijkste taken zijn: 
  • (complex) agendabeheer;
  • signaalfunctie;
  • administratieve ondersteuning, zoals: ziek - en betermeldingen, kantoorartikelen, bloemetjes + relatiegeschenken, reserveren kamers/ruimten in- en extern, notaproces, organiseren bijeenkomsten in- en extern, ontvangen bezoekers, archivering + dossiervorming van stukken die op afdelingsniveau gemaakt zij;
  • verzorgen correspondentie: in- en uitgaande post (registratie en voortgangsbewaking), redigeren stukken/brieven etc., mede verantwoordelijk mailafhandeling en voortgangsbewaking van de mail, postverdeling; 
  • opstellen agenda, digitaliseren vergaderstukken, notuleren, voortgangsbewaking actiepunten ten behoeve van diverse overleggen; 
  • telefoonbehandeling: eerste opvang inkomende telefoongesprekken en het eventueel zelfstandig afhandelen van deze telefoontjes; 
  • verzorgen planningen: jaarplanningen maken, inplannen vergaderingen afdeling, functionerings- en beoordelingsgesprekken voor afdelingshoofd en teammanagers en vakantieplanning afdeling.
Wij vragen
Afgeronde MBO opleiding tot secretaresse.
  • Minimaal 1 jaar werkervaring als secretaresse, bij voorkeur meer.
  • Stressbestendigheid en flexibiliteit zijn voor deze functie van groot belang.
  • Affiniteit met ICT. Naast goed kennis van het MS officepakket ben jij niet bang om in aanraking te komen met nieuwe systemen en termen.
  • Een goede beheersing van de Nederlandse taal.
  • Een grote mate van zelfstandigheid en je kunt proactief werken, je bent zeer accuraat en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie (en daar naar handelen).
  • Initiatief.
Competenties:
  • Resultaatgericht
  • Samenwerken
  • Flexibel
  • Organisatiesensitiviteit
  • Initiatiefnemer
Wij bieden
Deze functie is ingedeeld in salarisschalen 6 en 7 (aanloopschalen 5 en 6). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal € 1.705,- en maximaal € 2.986,- bruto per maand bij een full time dienstverband. Vermeld in je motivatiebrief voor hoeveel uur je beschikbaar bent. De werktijden worden in overleg bepaald.
  • Goede werk-privébalans; een fulltime dienstverband is maximaal 36 uur. Externe kandidaten komen in dienst voor de duur van 468 uur via Start People. Daarna overgang naar payrollorganisatie 18K. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden.
  • Een individueel keuzebudget van 17,05 % wat je maandelijks opbouwt. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je het budget besteedt.
  • Reis je met openbaarvervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).
  • Maatschappelijk relevant werk. Alles wat je doet heeft direct gevolg voor inwoners, medewerkers en partners van de gemeente Tilburg.
Deze vacature wordt tegelijkertijd intern en extern opengesteld.

Onderzoek werving en selectie
Op dit moment lopen er meerdere onderzoeken om ons wervings- en selectieproces te verbeteren. In dit kader kunt u benaderd worden voor het invullen van een vragenlijst. Deelname is op vrijwillige basis.

Extra informatie

Plaats
Tilburg
Dienstverbanden
Fulltime (startersfunctie)
Gepubliceerd op
01-07-2019

Tilburg | Noord-Brabant | Fulltime (startersfunctie)

Solliciteer direct

Deel deze vacature

We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.