Secretaresse in Tilburg

Externe kandidaten komen in dienst voor de duur van 468 uur via Start People. Daarna overgang naar payrollorganisatie 18K. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden. De... Als secretaresse...

Beschrijving

Externe kandidaten komen in dienst voor de duur van 468 uur via Start People. Daarna overgang naar payrollorganisatie 18K. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden.
De functie
Als secretaresse bied je specifiek secretariële ondersteuning aan een afdelingshoofd en teammanagers. Je bent zowel intern als extern het eerste aanspreekpunt.
Belangrijkste taken zijn:
  • agendabeheer; de agenda van het afdelingshoofd heeft veel complexe afspraken;
  • mede verantwoordelijk voor de mail afhandeling en voortgangsbewaking;
  • verzorgen van correspondentie;
  • opstellen agenda, notuleren, voortgangsbewaking actiepunten ten behoeve van diverse overleggen;
  • telefoonbehandeling: eerste opvang inkomende telefoongesprekken en het eventueel zelfstandig afhandelen van deze telefoontjes;
  • verzorgen planningen: jaarplanningen maken, inplannen vergaderingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken;
  • signaalfunctie;
  • administratieve ondersteuning, zoals: ziek - en betermeldingen,  kantoorartikelen, bloemetjes + relatiegeschenken, reserveren kamers/ruimten in en extern, notaproces, organiseren bijeenkomsten in- en extern, ontvangen bezoekers, archivering + dossiervorming van stukken die op afdelingsniveau gemaakt zijn.
Jouw kracht
We vinden het belangrijk dat:
  • je met een grote mate van zelfstandigheid en proactief kunt werken, zeer accuraat bent en goed om kunt gaan met vertrouwelijke informatie; 
  • je toont eigen initiatief;
  • je oordelend vermogen alsmede je tactisch inzicht goed ontwikkeld zijn;
  • je bij voorkeur bekend bent met een ambtelijke en bestuurlijke organisatie;
  • je hebt interesse voor de inhoud;
  • je vervangt bij afwezigheid andere secretaresses.
Betrokkenheid bij de stad Tilburg is een pré.

 
Wij vragen
  • Een relevante opleiding en werk/denkniveau MBO+
  • Geen 9 tot 5 mentaliteit
  • Goede kennis van en ervaring met automatisering
  • Het MS-Office pakket, met name Outlook en Word heeft voor jou geen geheimen. Ook ben je in staat om de applicaties waar de gemeente Tilburg mee werkt je snel eigen te maken.
  • Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
Wij bieden
Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 7 (aanloopschaal 6). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal € 1.818,- en maximaal € 2.986,- bruto per maand.
  • Goede werk-privébalans; een fulltime dienstverband is minimaal 32 uur.
  • Externe kandidaten komen in eerste instantie in dienst voor de duur van 468 uur via Start People. Daarna overgang naar payrollorganisatie 18K. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden.
  • Een individueel keuzebudget van 17,05 % wat je maandelijks opbouwt. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je het budget besteedt.
  • Reis je met openbaarvervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).
  • Maatschappelijk relevant werk. Alles wat je doet heeft direct gevolg voor inwoners, medewerkers en partners van de gemeente Tilburg.
Deze vacature wordt tegelijkertijd intern en extern opengesteld.

Extra informatie

Plaats
Tilburg
Dienstverbanden
Fulltime (startersfunctie)
Gepubliceerd op
28-11-2018

Tilburg | Noord-Brabant | Fulltime (startersfunctie)

Deel deze vacature

We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.