Managementassistent in Utrecht

Dit is je werk

De eenheid Veiligheid zoekt met spoed een managementassistent als structurele uitbereiding voor het team Officemanagement. Het team Officemanagement bestaat uit drie medewerkers: een coördinator, die deels belast is met de functionele aansturing en projectmatige werkzaamheden, een management- assistent en een ondersteuner. De werkzaamheden worden met jouw start opnieuw verdeeld.

Taken

• Het beheren en bewaken van de agenda en e-mail van de clustermanagers, het inplannen van afspraken.

• Het proactief en adequaat signaleren en opvolgen van gemaakte afspraken.

• Algemene werkzaamheden voor de afdeling Veiligheid zoals o.a. ondersteuning bij evenementen en complexe afspraken met interne- en/of externe partijen, postafhandeling en het zorgdragen voor een goede (telefonische) bereikbaarheid.

• De coördinator ondersteuning bieden bij de projectmatige werkzaamheden.

Wij willen graag dat je binnen de eenheid Veiligheid inspiratie op kan doen, jezelf kan ontwikkelen en inhoudelijk kan verdiepen. De eenheid Veiligheid werkt rechtstreeks voor de burgemeester (portefeuille veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de eenheid Veiligheid werken ruim 70 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen. We hebben twee hoofddoelen: het verminderen van de criminaliteit, de onveiligheidsgevoelens bij burgers en het voorkomen en bestrijden van incidenten, ordeverstoringen en crises. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer.
 

Jouw functie oefen je uit vanuit ons Stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal. Dit moderne stadskantoor is gericht op ontmoeten, kennis delen en flexibel werken voor jou en je 4.000 collega’s. Samen maken we de stad. Thuiswerken is gezien het operationele karakter van de functie, niet mogelijk.

Dit bieden we je
We willen dat onze medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Daarom willen wij dat jij met plezier naar je werk gaat. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Dit bieden wij jou:

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €1.818 en €2.986 op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het IKB is 17,05% van je salaris.
• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding klik dan .

Dit vragen we van je
Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Als managementassistent ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Je hebt een zelfstandige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Goed plannen en organiseren is één van je kwaliteiten. Daarnaast breng je een gezonde dosis flexibiliteit mee en ben je stressbestendig.

• Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau. Daarnaast heb je minimaal 2 jaar werkervaring als management assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving.

• Je hebt kennis van en ervaring met de diverse Officepakketten, iBabs en Outlook heeft geen geheimen voor jou.

• Je bent resultaatgericht en werkt kwaliteits- en klantgericht (je hebt ervaring met klantcontacten).

• Je weet zaken en afspraken op urgentie te screenen en neemt deze met de benodigde discretie in behandeling

• Je bent van het type ‘faciliteerder’: neemt graag werk uit handen, leidt werkzaamheden zelf, houdt van analyseren en werkt punctueel.

• Je bent een collegiale, representatieve en verantwoordelijke assistent die met veel enthousiasme ondersteuning wil bieden binnen het team.

• Je werkt zelfstandig en hebt een prima mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.

• Je neemt graag initiatief en beschikt over organisatiesensitiviteit.

   

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als managementassistent aan de slag te gaan binnen Veiligheid? Solliciteer direct maar uiterlijk 28 oktober. Heb je vragen over de vacature, de organisatie of de procedure? Neem dan contact op met Paul van Beijnum, Clusterhoofd Veiligheid via 06 10 03 5545. Heb je vragen over de organisatie of de procedure? Bel dan met Linda ter Horst, recruiter via 06 18 52 8444.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek. Wij behouden ons het recht voor om de vacature eerder te sluiten bij voldoende geschikte reacties.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!