Secretaresse / managementassistent in Den Helder

Zorg jij dat alles op rolletjes loopt bij de afdeling Maritieme IT van Defensie? Als secretaresse/managementassistent ben je onmisbaar voor het team en de commandant van deze afdeling. Dankzij jou kunnen zij zich richten op hun corebusiness: slimme IT-systemen leveren aan de kustwacht en de marine.

Aan jou de taak om de afdeling te ondersteunen op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Hierbij kun je onder andere denken aan het secretarieel beheer en aan het beheren en bewaken van de agenda van de commandant. Jij zorgt dat alle afspraken goed worden ingepland, waarbij je rekening houdt met het onderwerp, prioriteiten en de tijdsduur. Ook bereid je vergaderingen voor, verzorg je verslaglegging hiervan en organiseer je recepties en bijeenkomsten. Zijn er (internationale) bezoekers? Dan sta jij met een glimlach klaar om ze gastvrij te ontvangen.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de behandeling (selecteren, distribueren en routeren) van inkomende en uitgaande post. Jij informeert je collega’s over post- en archiefzaken. Hiervoor werk je met een speciaal systeem: Xpost. In dit systeem ben jij de key-user en verzorg je de autorisaties van medewerkers. Hebben je collega’s vragen over Xpost, dan kunnen ze bij jou terecht.

• Je hebt een mbo-diploma op secretarieel gebied.
• Je hebt enige jaren ervaring als secretaresse, managementondersteuner, administratief medewerker of een andere soortgelijke functie.
• Je hebt ervaring met het werken in een ICT-omgeving en kunt goed overweg met de programma’s van Microsoft Office.
• Je hebt kennis van secretarieel beheer en reguliere secretarieel-administratieve procedures, voorschriften en systemen.
• Je hebt bij voorkeur kennis van de Defensie Materieel Organisatie en de facilitaire systemen die daar gebruikt worden.
• Je bent in staat om in- en extern goede werkrelaties te realiseren.
• Je werkt nauwkeurig, bent resultaatgericht en kunt goed plannen en organiseren.
• Je communiceert helder, kunt goed samenwerken en bent integer en organisatiegericht.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en kunt ook in het Engels gesprekken voeren.
• Je neemt graag initiatief en denkt in oplossingen.

Salarisniveau
Minimum salaris: € 1903 bruto per maand
Maximum salaris: € 2724 bruto per maand

(Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek.)

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 6,4%, de zogeheten dertiende maand. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Defensie Materieel Organisatie
DMO ondersteunt de verschillende krijgsmachtonderdelen bij de aan- en verkoop van materiaal, instandhouding, logistiek en IT-dienstverlening. Denk daarbij aan aanschaf en instandhouding van onderzeeboten, vliegtuigen en landvoertuigen, maar ook het aanleveren van brandstof, munitie en kleding.

Je gaat aan de slag binnen het Bedrijfsbureau, onderdeel van de afdeling Maritieme IT.

Afdeling Maritieme IT
De afdeling Maritieme IT is dé IT-leverancier voor de Koninklijke Marine en Kustwacht. De afdeling draagt, op basis van diepgaande kennis van operationele gebruikers en instandhoudingsprocessen, bij aan de vertaling van eisen en wensen naar concrete specificaties. Hierna ontwikkelen we zelf software of besteden we een ontwikkelopdracht uit aan een externe partij. Daarnaast voeren we het systeemmanagement over de systemen die in gebruik zijn.

Bedrijfsbureau
Het Bedrijfsbureau ondersteunt de afdeling Maritieme IT. Dit doen we door de afstemming te verzorgen voor opdrachten, rapportages en activiteiten in het kader van de bedrijfsvoerings- en planningscyclus. Ook verrichten we organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden om de commandant van de afdeling te ondersteunen.

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Je hebt als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit of beschikt over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA), tenzij je afkomstig bent uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland.
• Je bent bereid om de eed of belofte af te leggen.