Bestuurssecretaresse m/v in Zaandam

Als bestuurssecretaresse ben je er op gericht de wethouder(s) zoveel mogelijk te ontlasten. In deze brede en uitdagende functie houd jij je onder andere bezig met:

• Overzicht aanbrengen in de complexe agenda van de wethouder(s) door de juiste prioriteiten te stellen. Toezien op een evenwichtige verdeling van tijd voor vergaderingen, voorbereiding en het onderhouden van (in- en externe) relaties.
• Adequate ondersteuning van de wethouder(s) bij de voorbereiding van overleggen en college vergaderingen, zoals de inhoudelijke toetsing van documenten en zorgdragen voor tijdige aanlevering van stukken.
• Plannen en organiseren van vergaderingen en in- en externe (werk)bezoeken en bijeenkomsten en bevorderen en toezien op de uitvoering van acties.
• Managen en beheren van informatie (post, e-mail, telefoongesprekken, social media, etc.) screenen, prioriteren, delegeren, archiveren, doorverwijzen en/of afhandelen.
• Informeren en adviseren van zowel externen als medewerkers binnen de ambtelijke organisatie over de te volgen processen en procedures, waaronder het bestuurlijk besluitvormingsproces.
• Het voor de wethouders bewaken van het proces rondom de bestuurlijke besluitvorming.
• Het signaleren van knel- en verbeterpunten t.a.v. de kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van informatiestromen en administraties en het doen van verbetervoorstellen.

Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar relevante werkervaring bij een gemeente. Meerjarige ervaring als bestuurssecretaresse voor wethouders is een pré.
Je hebt een open, energieke en representatieve uitstraling. Je bent een gedreven doorpakker en hecht grote waarde aan het nakomen van afspraken en aan nauwkeurigheid en tijdigheid (afspraak is afspraak). Je bent een teamplayer en beschikt over een gezonde dosis humor en relativeringsvermogen. Je bent secuur zonder afbreuk te doen aan je snelheid en juiste prioriteit en verstaat de kunst van het schakelen tussen diverse deeltaken, zonder het overzicht te verliezen. Competenties waar in deze functie regelmatig een beroep op wordt gedaan zijn samenwerken, organiseren, anticiperen en improviseren.

• Het salaris bedraagt max. €3376 bruto per maand (o.b.v. 36 uur per week, schaal 8). Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring. Inschaling in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is 17,05% van je salaris en is opgebouwd uit vakantiegeld, eindejaarsuitkering, levensloopbijdrage en bovenwettelijk verlof. Je kunt je IKB (maandelijks) laten uitbetalen of besteden aan onder meer verlof, studie (indien niet vergoed door Zaanstad), fiscaal voordeel woon-werkverkeer, fietsregeling.
• Basisverlof bedraagt 161,6 uur per jaar (+ 14,4 uur in het IKB). Daarnaast ontvang je 2-3 extra verlofdagen per jaar en is het mogelijk om verlofdagen te (ver)kopen.
• Een uitstekende pensioenvoorziening.
• Aanstelling voor de duur van een jaar met de intentie om bij wederzijdse tevredenheid om te zetten naar een vaste aanstelling.
• Functie voor 36 uur per week verdeeld over 5 dagen; 32 uur of 4x9 is niet mogelijk.
• Uitstekende bereikbaarheid per openbaar vervoer. Op basis van fiscale uitruil wordt er tegemoet gekomen in de reiskosten.

Zaanstad behoort tot de 15 grootste gemeenten van Nederland. Groot genoeg om interessante projecten te kunnen realiseren en compact genoeg om je snel thuis te voelen. De medewerkers van Zaanstad hebben een hoog ambitie niveau en zijn betrokken bij hun omgeving. Het stadhuis in het spraakmakende centrum van Zaandam ondersteunt “het nieuwe werken” met moderne faciliteiten.

Samen met je collega-secretaresses vorm je een toegankelijk, gastvrij en zelfstandig werkend team. Met elkaar zien jullie toe op een continue ondersteuning van de wethouders, burgemeester en de gemeentesecretaris en vangen jullie de pieken in werkzaamheden op. De sfeer is collegiaal, er is ruimte voor persoonlijke aandacht en tegelijk wordt er door jullie hard gewerkt aan het gezamenlijke doel. Medewerkers die willen en kunnen, krijgen de kans om zijn of haar talent te ontwikkelen en om te groeien.