All-round afdelingsondersteuner in Groningen

Krijg jij energie van samenwerken en vind jij het belangrijk om goede dienstverlening voorop te stellen? Ben jij een ervaren afdelingssecretaresse en heb jij daarnaast het talent om all-roundtaken te doen op het gebied van verslaglegging, vervanging managementassistent, een activiteit te organiseren? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Waarom hebben we jou nodig
Het team secretariaat/managementondersteuning van de afdeling Landelijk Gebied en Water  bestaat uit drie personen. Wij zoeken voor een periode van een jaar een extra kracht. Met je proactieve houding ben jij in staat om zelfstandig werk te zien en op te pakken. Samen met de managementassistent ben je als ondersteuner verantwoordelijk voor diverse werkzaamheden, waarbij het accent op secretariële taken ligt zoals:

• de telefoonbeantwoording en het ontvangen en doorverwijzen van bezoekers;
• het regelen en bewaken van afdelingsactiviteiten en vergaderingen, inclusief de hierbij horende faciliteiten;
• verslaglegging van overleggen;
• afhandelen en archiveren van stukken t.b.v. de afdeling;
• beheren van diverse agenda’s en mailboxen;
• het beheren van de mailbox van het secretariaat;
• beheren van de agenda en de mailbox  van het afdelingshoofd;
• het registreren van het ziekteverzuim;
• begeleiden van stagiaires op het secretariaat;
• diverse administratieve werkzaamheden (zoals verwerken van declaraties, urenlijsten e.d.).

Daarnaast ga je als afdelingssecretaresse project ondersteunende werkzaamheden verrichten, zoals:

• het opstellen van formulieren voor het aangaan van financiële verplichtingen;
• het opstellen van opdrachtbrieven;
• het plannen en organiseren van vergaderingen voor collega's.

Wat breng je mee
Je hebt diverse jaren ervaring als secretaresse en een afgeronde mbo niveau 4 opleiding, specifiek in de richting van afdelingssecretaresse of managementondersteuning. Er wordt van je verwacht dat je in taken veel verantwoordelijkheid voelt en ze van A-Z oppakt. Je hebt een klantgerichte houding en gevoel voor verhoudingen in een provinciale organisatie. Daarnaast ben je gestructureerd en pro-actief.

De afdeling Landelijk Gebied en Water
Je gaat de afdeling Landelijk Gebied en Water versterken. Je werkt samen met partners aan de ontwikkeling van een karakteristiek en leefbaar Groningen. Samen scoren voor water, natuur, landschap en landbouw. Met 55 bevlogen medewerkers geven wij vorm aan beleid (-uitvoering) op het gebied van natuur, landschap en water. In 2019 gaat er een collega met pensioen en zal een vacature worden opengesteld. 

Dit verdien jij
De provincie Groningen is ambitieus en kan het beste haar ambities verwezenlijken als haar medewerkers gedreven en betrokken zijn. En dat ook blijven. Zo werken we optimaal samen aan en mooie provincie. Ontdek wat de provincie Groningen jou te bieden heeft:

• Een werkweek van 32 uur, inclusief 3,2 uur opbouw ATV;
• Een aanstelling van 10 maanden;
• Een bruto maandsalaris tussen de € 2.001,19 en € 2.858,85 (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring;
• Individueel Keuze Budget van 22,37% bovenop je salaris;
• 75% van de kosten worden vergoed als je met het OV reist.

Heb je nog vragen
Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met het hoofd van de afdeling LGW, Anco Hoogerwerf, 050 316 4459. . 

Goed om te weten

• Solliciteren kan tot en met 15 juli 2018 via
• Voor deze functie heb je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)  nodig