Managementassistent in Den Haag

De directie Operaties van Defensie ondersteunt de Commandant der Strijdkrachten, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van militaire operaties in Nederland en in het buitenland. Als managementassistent ondersteun je de directie in haar taken. In deze zelfstandige en verantwoordelijke rol bundel jij je communicatie- en organisatieskills en werk je mee aan veiligheid en stabiliteit in Nederland en daarbuiten.

Je werkt als managementassistent binnen de directie Operaties (DOPS) in de Defensiestaf. Voor de directie ben je de steun en toeverlaat in de uitvoering van haar taken en verricht je uiteenlopende secretariële werkzaamheden. Je werkzaamheden zijn divers en wisselen elkaar voortdurend af. In deze functie werk je zeer zelfstandig. Jij weet het overzicht goed te bewaren, plant je werkzaamheden zorgvuldig en wacht niet af tot het werk naar je toekomt. Naast de dagelijkse zaken als postverzorging, bezoek ontvangen, vergaderingen regelen en agendabeheer, houd je budgetten in de gaten en ben je verantwoordelijk voor het (mede) samenstellen van managementinformatie. Voor de medewerkers van de directie ben jij aanspreekpunt en vraagbaak waar het gaat om administratieve en organisatorische zaken.

Jouw taken

• Je houdt de agenda bij voor de plaatsvervangend directeur DOPS/CS en attendeert hem op het nakomen van gemaakte afspraken.
• Je behandelt de ingekomen en uitgaande post. Je zorgt onder meer voor de registratie, doorzending, tijdige afdoening en verzending van stukken. Ook behandel je inkomende telefoongesprekken en verbind en verwijs je door.
• Je zorgt voor een goede en prettige ontvangst en begeleiding van (buitenlandse) bezoekers.
• Je bereidt vergaderingen administratief en organisatorisch voor. Je archiveert de vergaderstukken, verzorgt de verslaglegging van de vergaderingen en bewaakt de voortgang van de daarin overeengekomen acties.
• Je legt naar onderwerp of project werk- en vergaderdossiers aan en houdt deze bij voor het ressort of de stafafdeling.
• Je bewaakt de budgetten die de afdeling heeft voor dienstreizen, relatiegeschenken en representatie aan het ressort. Hiervoor houd je een overzicht bij van gemaakte dienstreizen, verstrekte relatiegeschenken en toegekende representatiekostenvergoedingen.
• Je coördineert de bestellingen van de kantoorartikelen.
• Je verzorgt de correspondentie en concipieert (op aanwijzing) brieven over algemene aangelegenheden. Uitgaande correspondentie controleer je op taalfouten, lay-out en huisstijl.
• Je houdt een aan- en afwezigheidsoverzicht bij.
• Je verricht werkzaamheden op het gebied van tekstverwerking en administratie, waaronder het geautomatiseerd opmaken van slides en andere overzichten voor briefings en presentaties, collationeren, controleren en kopiëren.
• Je houdt bestanden bij voor relatiebeheer en mailings.
• Je vraagt dienstreizen aan, boekt reizen, regelt vervoer, et cetera.
• Je stelt managementinformatie samen. Je zorgt dat het management de noodzakelijk stukken tijdig ontvangt. Verder controleer je de stukken die je van de verschillende medewerkers van het ressort en krijgsmachtdelen krijgt aangeleverd op volledigheid. Je zorgt voor de nodige correcties en aanvullingen, voegt ze samen en geeft het document zodanig vorm dat er één geheel ontstaat. Nadat je het document hebt voorzien van een inhoudsopgave bied je het tijdig aan voor reproductie en verzending.

• Je hebt mbo-niveau, aangevuld met een secretariële opleiding.
• Je hebt bij voorkeur recente werkervaring in een managementondersteunende functie.
• Je hebt bij voorkeur inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen binnen Defensie, de overheid en internationale organisaties.
• Je kunt zelfstandig managementinformatie samenstellen.
• Je bent in staat inkomende en uitgaande managementinformatie te prioriteren.
• Je bent sterk in het verlenen van (algemene) management- en secretariële ondersteuning.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels.
• Je hebt een goed analytisch vermogen, kunt goed zelfstandig werken en weet je werk goed te plannen en organiseren.
• Je bent flexibel, denkt en handelt proactief, en neemt initiatief.
• Je bent een integere persoonlijkheid.

Salarisniveau
Minimum salaris: € 1903 bruto per maand
Maximum salaris: € 2724 bruto per maand

(Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek.)

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 6,4%, de zogeheten dertiende maand. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en de Defensie Materieel Organisatie.

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en de Defensie Materieel Organisatie lijken op werkmaatschappijen.

Bestuursstaf
De Bestuursstaf geeft namens de minister sturing door het formuleren van het Defensiebeleid, het toewijzen van middelen aan alle Defensieonderdelen, het toezicht houden op de besteding daarvan en het opstellen van kaders voor de Defensiebrede bedrijfsvoering. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 1.500 burgers en militairen.

De directie Operaties (DOPS) ondersteunt de Commandant der Strijdkrachten (CDS) bij de invulling van zijn verantwoordelijkheden als hoogste militair. De staforganisatie DOPS CDS neemt niet de lijnverantwoordelijkheid van de CDS over, maar bestuurt namens de CDS het operationele proces. Zo adviseert DOPS de CDS over alle militaire operaties, voert het operationeel besluitvormingsproces uit voor een mogelijke deelname van Nederlandse eenheden aan een militaire operatie en leidt namens de CDS dagelijks de inzet van alle nationale militaire operaties. Daarnaast heeft de DOPS vele andere coördinerende en beleidstaken.

De directeur OPS CDS kan namens de CDS opdrachten geven aan de C-OPCO’s en C-ingezette eenheid en kaderstellende opdrachten aan de dienstverleners. De DOPS CDS is gehuisvest op het Plein Kalvermarktcomplex in Den Haag.

De directie bestaat uit een directeur en zijn plaatsvervanger, een Chef Staf, het Militair Strategisch Element en de administratieve ondersteuning. Verder bestaat de DOPS uit een aantal afdelingen, waaronder die voor personele zaken, inlichtingen, informatievoorziening, (speciale) operaties, logistiek, medische zaken, planning en financiën. De DOPS wordt bij haar activiteiten ondersteund door medewerkers van andere directies, Defensieonderdelen en externe (inter)nationale instanties.

• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure, als je op voorhand niet beschikt over het juiste veiligheidsscreeningniveau.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Deze vacature wordt zowel intern als extern gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld, daarna wordt de selectie uitgebreid met externe kandidaten.