Stagiair(e) Management assistent/Directie secretaresse in Utrecht

Ben jij opzoek naar een leerzame uitdagende stage binnen een dynamische omgeving en weet jij van aanpoten? Wij zijn op zoek naar een stagiair(e) die weet van aanpoten, proactief meedenkt en een echte teamplayer is. Ga jij het verschil maken binnen onze organisatie? Reageer dan snel!

Start september 2018 tussen 16 á 24 uur per week over een periode van vier tot zes maanden. Stage dagen zijn maandag, donderdag en vrijdag.

Utrecht maken we samen met JOU!

Wil je werken voor de snelst groeiende stad van Nederland? Dat is doen waar jij goed in bent en ervoor zorgen dat álle inwoners in Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en leven.

Utrecht groeit. Dat vraagt om nieuwe oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, onder andere op gebied van bereikbaarheid, duurzaamheid en gezondheid. Wat in Utrecht nodig is, staat centraal in ons werk. Daarbij gaat onze aandacht naar oplossingen in het belang van inwoners, ondernemers en bezoekers. Dat doen we in de stad of vanuit ons opvallende en moderne stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal.

Dit doe je UtrECHT

Binnen onze organisatie is geen dag hetzelfde. We laten je kennis maken met alle kanten van het secretaresse vak. Jouw takenpakket zal onder anderen bestaan uit:

• Ondersteuning bieden aan leidinggevende en het team

• Zorg voor informatie-uitwisseling (hoofdzakelijk per groepsmail en telefoon) eerste aanspreekpunt voor facilitaire zaken

• Meehelpen en -werken aan projecten en vergaderingen

• Het notuleren van vergaderingen en kwartaal bijeenkomsten

• Zelfstandig bewaken en afhandelen van toegewezen projecten en lopende zaken en zo nodig acties ondernemen

• Agendabeheer, archiveren, bewaken van deadlines

• Ontvangen van bezoekers

Gedurende je stage wordt je actief begeleid door één van onze medewerkers met passie voor zijn/haar vak, en maak je deel uit van het team office management.

Dit is jouw werkplek

Het onderdeel VTH (Vergunningen, Toezicht en Handhaving) is een onderdeel met om en nabij 300 medewerkers. Tijdens je stage zal je werkzaam zijn binnen het team Officemanagement van afdeling THBO (Toezicht en Handhaving Bebouwde Omgeving). Dit team bestaat uit 12 vlotte dames met een passie voor service en ontzorgen. Je wordt gedetacheerd bij THOR (Toezicht en Handhaving Openbare Ruimte). Het is een dynamische afdeling die veel ruimte biedt voor eigen initiatief. Bij ons vertolk je ook geen ‘bijrolletje’, maar draai je echt volop mee binnen het team. We verwachten dat je kan aanpoten, eigen initiatief toont en over verantwoordelijkheidsgevoel beschikt.

Veel collega’s bij THOR dragen een uniform. Voor het team Officemanagement geldt dit niet. Wel verwachten wij dat jij er representatief uitziet. Je bent per slot van rekening in dienst van de gemeente, in deze rol vertegenwoordig je ‘de overheid’ en verwachten we van je dat je betrouwbaar en onafhankelijke werkt. Dit werken doe je vanuit ons moderne Stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal. Een prettige werkomgeving gericht op ontmoeten, kennis delen en flexibel werken voor jou en je 4.000 collega’s.

Dit zoeken wij:

We verwachten dat je goed in teamverband kunt werken, een zelfstandige werkhouding hebt, initiatief neemt en flexibel bent. Je hebt al eerder stage gelopen als secretaresse. Je hebt ervaring opgedaan met het organiseren van bijeenkomsten, agendabeheer en notuleren.

Een 2e of 3e jaars MBO Managementassistente/Directie secretaresse (niveau 4) student die op zoek is naar een stageplaats voor ongeveer 24 uur per week, verdeeld over 3 dagen. In ieder geval maandag, donderdag en vrijdag.

Een stagiair(e) die beschikt over:

• Mbo werk- en denkniveau met een specialisatie op secretarieel/administratief gebied

• Zeer goede schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse taal

• Prioriteiten kan stellen en snel kan schakelen tussen onderwerpen

• Accuraat, representatief, stressbestendig, klant- en servicegericht en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden

• Goede vaardigheden in het MS-Office pakket

• Een positieve enthousiaste persoonlijkheid, die open staat voor ontwikkeling

• Een beetje humor is mooi meegenomen

Dit bieden we jou

• Een stageplaats in de mooiste Gemeente van Nederland

• Persoonlijke begeleiding door een ervaren stagebegeleider uit de praktijk

• Leuke en gezellige informele sfeer

• Flexibel werken vanuit het spectaculaire stadskantoor

• Veel ruimte voor eigen initiatief en zelfontplooiing

• Een stagevergoeding

Is dit jouw stage? Solliciteer direct!

Enthousiast geworden om als stagiair(e) managementassistente /directie secretaresse aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer direct online onder aan deze pagina– maar uiterlijk 15 juni 2018. Heb je vragen over de vacature, de organisatie of de procedure? Neem dan contact op met Desiree Eisenberger, functie Managementassistente, tel. 030-2864627.

Goed om te weten

Voor 22 juni laten wij je weten of je wel/niet wordt uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek.

We willen een diverse en inclusieve organisatie zijn. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis en diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je onder andere ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. En die verwelkomen we.