Secretaris EPD in Groningen

Programma Nieuw EPD

Het UMCG heeft op 2 december 2017 het Elektronische Patiëntendossier (EPD) van Epic ingevoerd. Dit EPD ondersteunt het UMCG in haar doelstellingen om te excelleren en innoveren in patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en opleiding.
Aan de basis van hetEPD staan de patiënt en de zorgprofessional. Uitgangspunt is dat zij optimaal gefaciliteerd worden in alle facetten van het zorgtraject. Andere kenmerken van het EPD zijn standaardisatie van zorg- en werkprocessen, en eenduidige registratie en uitwisseling van gegevens, onder meer ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en verantwoording.

De invoering van het EPD gebeurt in Plateaus. In Plateau 1 (1 maart 2016 t/m 28 februari 2018) is toegewerkt naar de Go-Live op 2 december 2017, het moment waarop het EPD UMCG-breed in gebruik is genomen. Nu de basis op orde is, breekt de fase aan van ‘verbreden en verdiepen’. In Plateau 2 (1 maart 2018 t/m 31 december 2019) wordt het EPD uitgebreid met nieuwe modules (o.a. voor Oogheelkunde, Oncologie, Transplantatiegeneeskunde en Thoraxcentrum). Daarnaast wordt functionaliteit die in Plateau 1 is geïntroduceerd, verder ontwikkeld (o.a. meer zorgpaden en het patiëntenportaal mijnUMCG krijgt nieuwe functionaliteit) of breder ingezet (eind 2019 gaan UCP en CvR volledig over op het EPD). Tot slot vindt optimalisatie van het EPD plaats op basis van wensen van afdelingen, evenals doorontwikkeling (inclusief beheer) van het EPD.

Net als in Plateau 1 liggen de ambities en het tempo van invoeren hoog. De programmaorganisatie begeleidt en organiseert de uitbreiding en doorontwikkeling van het nieuwe EPD, in samenwerking met leverancier Epic en vertegenwoordigers uit alle geledingen van het UMCG. De programmaorganisatie bestaat uit meerdere projectteams, met elk hun eigen focus, die nauw samenwerken met de UMCG-afdelingen. Binnen de projectteams werken EPD Experts, die allemaal een of meerdere aandachtsgebieden hebben. Voorbeelden van aandachtsgebieden zijn: Projectlead, Testlead, Educatielead, Doorontwikkellead.

De Secretaris maakt onderdeel uit van het projectteam Programmaondersteuning. Dit team ondersteunt de overige projectteams en het programmamanagement proactief bij het uitvoeren van hun taken. Het team wordt aangestuurd door de Manager Bedrijfsvoering.

Als Secretaris werkt u nauw samen met en onder aansturing van de Programmasecretaris. Gezamenlijk levert u kwalitatief hoogwaardige ondersteuning aan de Stuurgroep EPD, de Programmaraad Nieuw EPD, de Kernteams en de programmadirecteur Nieuw EPD, in bestuurlijk, procesmatig, rechtmatig en inhoudelijk opzicht. De ondersteuning bestaat uit het voorbereiden van de diverse overleggen, ondersteunen van de (bestuurlijke) besluitvorming, verslaglegging van diverse overleggen en het uitzetten en bewaken van acties.

Taken Secretaris
- Inhoudelijk voorbereiden en verslagleggen van (bestuurlijke) overleggen, programmabijeenkomsten en kernteambijeenkomsten
- Voorbereiden en begeleiden van bestuurlijke besluitvorming, opstellen van bestuursvoorstellen
- Documenteren van de voortgang van het programma en van de gemaakte afspraken en acties
- Bewaken van de inrichting van de administratieve organisatie en de bestuurlijke informatievoorziening
- Zorgdragen voor de programmadocumentatie en archivering daarvan
- Deels verzorgen van de interne programmacommunicatie en -informatievoorziening
- Signaleren van problemen en knelpunten voor het programma en adviseren over mogelijke oplossingen

U heeft minimaal HBO werk- en denkniveau en bent 32 uur per week beschikbaar. U heeft aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een (academisch) ziekenhuis. U hebt een scherp gevoel voor verhoudingen, bent organisatiesensitief en weet gebeurtenissen op waarde in te schatten. Uw communicatieve vaardigheden zijn vanzelfsprekend uitmuntend. Uw verslaglegging is correct en geeft blijk van politiek bewustzijn. U weet, vanuit uw ondersteunende rol, sturing te geven. Door de deadlines in de planning van het programma en de vele ad hoc activiteiten is de werkdruk vaak hoog, met periodieke pieken in de belasting. Een grote mate van flexibiliteit en stressbestendigheid is daarom een vereiste.

Persoonlijke kwaliteiten
- Klantgericht
- Zeer goed analytisch vermogen, helicopterview
- Structurerend, nauwgezet en resultaatgericht
- Integer, (organisatie)sensitief, politiek bewust
- Flexibel en stressbestendig
- Proactief, oplossingsgericht
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in de Nederlandse als in de Engelse taal

De volgende kennis en ervaring is een pré:
- Werkzaam (geweest) in een (academisch) ziekenhuis
- Programmabeheersingstools
- Projectmatig werken
- Implementatie van een elektronisch patiëntendossier

Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen.

Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij aanstelling een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.

We bieden een enerverende werkomgeving, waarin u samenwerkt met gemotiveerde collega’s en u de kans krijgt zich verder te ontwikkelen. U wordt in eerste instantie voor een jaar aangesteld bij de programmaorganisatie Nieuw EPD, met een optie tot verlenging tot eind Plateau 2 (eind 2019). Afhankelijk van opleiding en ervaring wordt u een passend salarisvoorstel gedaan. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).