Programmasecretaris gezocht voor tijdelijk project bij Ministerie in Den Haag
Voor een Ministerie in Den Haag zijn op zoek naar een fulltime Programmasecretaris voor een project dat zich richt op het ontwikkelen, verbeteren en aanpassen van modellen van Nederlandse reisdocumenten en de aanvraag-en uitgifte infrastructuur van deze documenten. Ben jij vanaf 1 mei a.s een jaar lang fulltime beschikbaar en beschik je over werkervaring als programma- of projectsecretaris? Dan is dit een zeer interessante uitdaging voor jou!
Beschrijving
Voor het programma reisdocumenten van een Ministerie in Den Haag is op zoek naar een fulltime programmasecretaris voor een functie voor een jaar. Gezocht wordt naar iemand die zeer gestructureerd kan werken, goed kan organiseren, een grote werklast aan kan, ervaren is met het afhandelen van financiën van grote projecten en vooral overzicht kan bewaren.
Het programma reisdocumenten houdt zich primair bezig met het ontwikkelen van (nieuwe) modellen van de Nederlandse reisdocumenten en met het doorvoeren van aanpassingen/ verbeteringen in de aanvraag- en uitgifte-infrastructuur. Hiervoor is veel overleg nodig met de producent van de reisdocumenten, de leveranciers van apparatuur en programmatuur van het aanvraag- en uitgifteproces en met de instanties waar de reisdocumenten kunnen worden aangevraagd (zoals de gemeenten).
Het speelveld van de reisdocumenten is complex en kent ook de nodige politieke, bestuurlijke en juridische gevoeligheden. Daardoor moet soms onder grote druk gepresteerd worden, zonder dat de zorgvuldigheid uit het oog wordt verloren.
Functieomschrijving:
Je werkzaamheden zullen zeer divers zijn. Je zult je onder meer bezig houden met de volgende werkzaamheden:
- het beheren van een mailaccount waarop veel vragen binnenkomen die te maken hebben met reisdocumenten. Onder het beheren wordt verstaan het beantwoorden van standaardmails, het uitzetten van vragen die niet standaard zijn, het toezien op beantwoording binnen enkele dagen, het archiveren van vragen en antwoorden, etc.;
- het nauwkeurig opstellen en bewaken van financiële verplichtingen en overzichten;
- het opstellen en monitoren van het jaarlijkse bestedingsplan van het programma;
- het ondersteunen van de programmamanager en de beleidsmedewerkers bij de uitvoering van hun werkzaamheden, zoals het organiseren van vergaderingen en afhandelen van telefoonverkeer;
- het opstellen en afhandelen van contracten en opdrachtbrieven;
- het afhandelen van stukken die door anderen zijn gemaakt, zoals nota’s, brieven, etc.;
- het beheer van een website over reisdocumenten;
- het opstellen en verzenden van nieuwsbrieven over de reisdocumenten aan gemeenten;
- het zorgdragen voor en doen uitvoeren van de organisatorisch-logistieke aspecten van het programma, inclusief bijeenkomsten.
- Een uitdagende functie voor in principe een jaar (start: 1 mei 2013);
- Een maandsalaris tussen de € 2500 en € 3300 (afhankelijk van werkervaring).
- HBO werk- en denkniveau;
- Ervaring als programma/projectsecretaris;
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;
- Goede organisatorische en contactuele vaardigheden;
- Flexibel (geen 9 tot 5 mentaliteit);
- Stressbestendig (onder hoge druk kunnen werken);
- Doortastend en resultaatgericht .
Extra informatie
- Status
- Inactief
- Opleidingsniveaus
- HBO, Universiteit
- Plaats
- Den Haag
- Dienstverbanden
- Tijdelijke fulltime baan
Ontvang vergelijkbare vacatures in je mailbox
Vul in waar je vergelijkbare vacatures zoekt en vergeet je e-mailadres niet!
We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.