Ben jij een kei in plannen en organiseren? Dan is deze vacature bij de Rijksoverheid in Den Haag echt iets voor jou!
Als managementondersteuner kom je te werken binnen het Stafbureau van de Hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV) in Den Haag. Dit team is de motor achter de directie, verantwoordelijk voor beleids- en bestuursondersteuning, managementondersteuning en diverse administratieve taken. Door deze taken te bundelen, zorgen we voor een efficiëntere aansturing van de HDCV-agenda en kunnen we management en medewerkers optimaal ontzorgen. De HDCV zelf bestaat uit vakkundige en betrokken medewerkers die zich inzetten voor wereldwijde consulaire dienstverlening.
Samen met je zeven collega-managementondersteuners en het teamhoofd zorg jij voor de brede managementondersteuning en administratieve taken binnen de directie. Je draagt actief bij aan het agendabeheer van de MT-leden en het (laten) voorbereiden van afspraken. Ook houd je de dienstpostbussen bij en organiseer je belangrijke bijeenkomsten zoals heidagen en directieborrels. Nieuwe collega's help je wegwijs te maken via onboarding. Hoewel HDCV-medewerkers veel zelfstandig doen, ben jij er om een collega te helpen bij het boeken van dienstreizen, het reserveren van zalen of het begeleiden van bezoekers. Je ondersteunt bovendien het team binnen het Stafbureau dat verantwoordelijk is voor de directiebrede beleids- en bestuursondersteuning, zoals de coördinatie van het jaarplan, Kamerbrieven en diverse overleggen.
Jouw takenpakket is breed en veelzijdig. Je verricht diverse administratieve werkzaamheden zoals het zelfstandig en volledig invoeren van inkoopaanvragen in SAP, het bieden van brede organisatorische ondersteuning bij subsidieaanvragen en de bijbehorende administratie voor omvangrijke Europese subsidiemiddelen. Ook complex archiefbeheer behoort tot je verantwoordelijkheden, net als het bijdragen aan een passende en efficiënte inrichting van SharePoint samen met je IM-collega's. Administratieve HR-taken en consulaire maatschappelijke specials vallen ook onder het Stafbureau. Je fungeert als een belangrijke buffer tussen de interne organisatie en de externe omgeving, waarbij je in staat bent inhoudelijke informatie te verstrekken omdat je goed op de hoogte bent van wat er speelt. Daarnaast kun je gevraagd worden om managementoverzichten samen te stellen over de genoemde onderwerpen, wat bijdraagt aan taakspecialisatie en de kwaliteit van de functie.
Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Klik dan op de knop 'Solliciteer direct!' en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!
Austin Hardeveld, bereikbaar op tel. 0623848217
Vul in waar je vergelijkbare vacatures zoekt en vergeet je e-mailadres niet!
We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.
