Medior Medewerker Facilitair in Hilversum 25 uur Hilversum

Ben jij een gemotiveerde en klantgerichte medior Medewerker Facilitair met een stevig organisatietalent, dan ben jij de juiste persoon die wij zoeken!

Elke dag ziet er anders uit dan gepland. Toch zorg je altijd voor tevreden collega’s. Het ene moment ben je bezig met inplannen of ondersteunen van een evenement op het andere moment verdiep jij je ons FMIS systeem voor het optimaliseren van de organisatie van het evenement. Even later regel je dat de personele planning in orde is. Tussendoor bespreek je met een leverancier een klacht en weer later draag je zorg voor de juiste AV middelen en het kopje koffie bij de Burgemeester. Kortom: jij bent de spin in het web bij het team Bode ondersteuning van het Serviceportaal. Je draagt er zorg voor dat alles gesmeerd loopt.

Wat ga je doen?

• Je ondersteunt de senior en allround medewerkers binnen het team Serviceportaal. Jouw focus is ontzorgen. Zowel richting het eigen team, als richting de eindgebruikers
• Je bent een vraagbaak voor klanten (vaak op aangeven van onze frontoffice) op het gebied van de door het Serviceportaal te leveren producten en diensten en de (facilitaire) organisatie van bijeenkomsten, evenementen, huwelijken en raadsvergaderingen. Je draagt zorg voor heldere draaiboeken en duidelijke opdrachten en instructies richting de allround facilitair medewerkers en/of externe (toe)leveranciers.
• Je draagt zorg voor een goede intake, vastlegging en borging van maatwerkevenementen binnen de gemeentelijke kantoorgebouwen en zorgt dat deze facilitair goed worden ondersteund. Hiervoor heb je actief contact en afstemming met de aanvragers (de klant) en de collega’s op de vloer. Indien nodig, stuur je de facilitaire ondersteuning bij evenementen en bijeenkomsten aan.
• Jij zorgt dat alle facilitaire werkprocessen in samenwerking met elkaar efficiënt verloopt, je communiceert hierover met het team en de klanten. Bijvoorbeeld door vaststellen, beschrijven en communiceren over de beschikbare diensten, vastleggen van werkafspraken en digitaliseren van het organisatieproces.
• Je zorgt voor een nauwkeurige en volledige administratieve ondersteuning. Denk hierbij aan onder meer een sluitende (financiële) administratie en ondersteuning t.b.v. het contractmanagement. Een greep uit de contracten zijn: audiovisuele middelen, banqueting, beveiliging, schoonmaak en catering.
• Je zorgt voor periodiek terugkerende managementinformatie.
• Je draagt zorg voor een goede ondersteuning ten behoeve van de bedrijfshulpverleningsorganisatie.
• Waar gewenst ondersteun je de senior medewerkers en/of externe projectleiders in uiteenlopende facilitaire projecten.
• Het initiatief voor het doen van verbetervoorstellen is je niet vreemd. Je draagt er actief aan bij dat we excelleren in de organisatie van vergader- en evenementendienstverlening.

Welke ervaring heb je?

• Je hebt minimaal een mbo-opleiding én relevante werkervaring, of bent een HBO-er die nog voldoende groei door wil maken, bij voorkeur in een facilitaire en/of administratieve richting, afgerond.
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring. Dat betekent dat je aantoonbare kennis en ervaring opgedaan hebt in een soortgelijke functie (met name als het gaat om de facilitaire ondersteuning / organisatie van evenementen / bijeenkomsten) en toe bent aan een volgende stap met meer verantwoordelijkheid.
• Je hebt bewezen organisatorische capaciteiten en een groot dienstverlenende instelling.
• Je realiseert je dat de organisatie haar werk goed kan doen als jij daarvoor, met het team, de juiste randvoorwaarden voor schept. Je bent pas tevreden als de klant dat is.
• Je hebt geen 9-5 mentaliteit: het werk is pas afgerond als je collega’s tevreden zijn.
• Werken in avonduren en indien noodzakelijk in het weekend
• Enige werkdruk is je niet vreemd.
• Je werkt nauwkeurig, kunt snel de juiste overzichten genereren en zorgt voor een zorgvuldige archivering van onder meer contractstukken.
• Je bent flexibel, ziet werk liggen en pakt dit voortvarend op.
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je communicatieve vaardigheden zijn uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een BHV diploma of bent bereid deze te halen.

Pas je bij ons?

Je bent resultaatgericht en maakt meters. Als je iets toezegt of belooft, kom je dit ook na. Daarnaast ben je daadkrachtig en sta je stevig in je schoenen. Je durft je collega’s door de hele organisatie en facilitaire (toe)leveranciers aan te spreken op wat er geregeld moet worden. Dat kun je op een vriendelijke, maar beslissende manier communiceren. Tot slot ben je heel flexibel: je vindt het geen probleem als een dag niet zo loopt als gepland. Je laat je werk liggen als je ergens anders nodig bent. En je zorgt ervoor dat jouw werk altijd tijdig wordt afgerond. Samen met je collega medior medewerker stem je jullie aanwezigheid op elkaar af. Insteek daarbij is dat er gedurende de hele week het hele jaar door een medior aanwezig is.

Waar kom je terecht?

De gemeente

Als gemeente zetten we ons maximaal in voor onze inwoners en bedrijven. We zorgen voor een beter Hilversum waar signalen vroeg gehoord worden. We luisteren aandachtig naar vraagstukken die burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. En we antwoorden met één mond. Zodat niemand van het kastje naar de muur wordt gestuurd. En jij krijgt daarbij alle ruimte om actief verschil te maken.

Je team

Je komt terecht bij het team Serviceportaal van de afdeling Interne Dienstverlening. Het team heeft drie hoofdtaken: huisvesting, soft services en informatiebeheer. Jullie zorgen er samen voor dat de facilitaire dienstverlening vlekkeloos verloopt. Vanuit je professionaliteit draag je bij aan de verdere ontwikkeling van het team. Je werkt nauw samen met je directe collega’s: de allround facilitair medewerkers. Jullie stemmen werkzaamheden op elkaar af en kunnen elkaar vervangen. Je werk stem je af en je ontvangt instructies van de medior en senior medewerkers huisvesting en facilitair. Zo zorgen we voor een hoogwaardige dienstverlening met als resultaat: het maximaal ontzorgen van de gemeentelijke organisatie.

Wat krijg je ervoor terug?

Het gaat om een functie van 25 uur per week. Daarbij hoort een salaris van maximaal € 3.293,- bruto per maand (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van opleiding, leeftijd en ervaring. Bovendien biedt de gemeente Hilversum prima secundaire arbeidsvoorwaarden.

Meer weten?

Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en de sollicitatieprocedure bel gerust even met Mariël Boelhouwer, teammanager Serviceportaal: 035 – 629 2610 of Ruby Kuijper, senior medewerker facilitair: 06-51073199

Ben jij de medior Medewerker Facilitair die wij zoeken?

Dan zien wij jouw motivatie en CV graag online vóór 17 april 2017 tegemoet.

Het is belangrijk te weten dat naast deze externe wervingsprocedure ook een interne selectieprocedure loopt, waarbij interne kandidaten een voorrangspositie genieten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.