NS Utrecht zoekt Secretaresse voor 36 uur

Beschrijving

Bedrijf
NS verzorgt voor ruim 1,1 miljoen klanten in Nederland dagelijks de treinreis via 4.800 ritten over een drukbereden spoor. NS verzorgt ook aanvullende diensten, waaronder busvervoer, in de reisketen van deur-tot-deur. Het bedrijf beheert 380 stations en ontwikkelt samen met diverse partners de grote knooppunten van openbaar vervoer tot dynamische stadsportalen. Ruim 230.000 mensen doen dagelijks een aankoop in één van de winkels en horecagelegenheden.

Voor de afdeling Bedrijfs- en Productontwikkeling zijn ze per direct op zoek naar een secretaresse voor 36 uur per week voor een periode van 6 maanden.

Werkzaamheden:

• Uitzetten van opdrachten (i.o.v. de MT leden) en bewaken van de gemaakte afspraken;
• Opstellen en toezien op naleving van de huisregels van de afdeling. Geven van adviezen ter verbetering van werkmethoden en procedures en bewaken hiervan;
• Opvragen informatie voor de manager. Verzamelen, selecteren, signaleren van relaties en/of lacunes tussen onderwerpen;
• Verzorgen van de correspondentie (van vertrouwelijk karakter), zoals het uitwerken van concepten, aantekeningen, vertrouwelijke documenten, opstellen van brieven, presentaties, mededelingen e.d. volgens summiere aanwijzingen;
• Verwerken van de interne/externe post en e-mailberichten;
• Bijhouden van de (elektronische) agenda en bewaken van afspraken;
• Be- en afhandelen van telefoongesprekken;
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
• Beheren van de archieven, databases, dossiers e.d. (w.o. vertrouwelijke informatie), door- lezen van vakliteratuur en externe berichtgevingen en signaleren van relevante onderwerpen, verzamelen /opvragen, controleren en bewerken van diverse gegevens;
•  Regelen van (internationale) hotel- en reisreserveringen, vervullen van representatieve taken, verzorgen attenties, voorbereiden van afdelingsbijeenkomsten;
• Opstellen van agenda’s, notulen, rapportages en verslagen;
• Verzorgen van managementinformatie t.b.v. besluitvorming.

Functie-eisen:

• MBO+ / HBO niveau aangevuld met secretariële opleiding;
• Aantoonbare relevante secretariële werkervaring;
• Goede kennis van Engels;
• Kennis en vaardigheid Office (Word, Outlook Excel, (vormgeven van) Powerpoint);
• Ervaring met reguliere archivering en documentatietechnieken;
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden.

Heb je interesse? Reageer dan direct en we nemen snel contact met je op. Heb je vragen over deze vacature, bel dan naar 030-2380310 en vraag naar Willem Hop.

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

MBO, HBO

Plaats

Utrecht

Dienstverbanden

Tijdelijke fulltime baan