Afdelingshoofd bij Doc-Direkt, afdeling Bewerken in Winschoten

Beschrijving

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

De Rijksoverheid beschikt over een grote hoeveelheid informatie waar zorgvuldig mee moet worden omgegaan. Doc-Direkt ondersteunt bij de inrichting van de informatiehuishouding, maar ook bij het bewaren, ontsluiten, vernietigen of overdragen van informatie. Jij vervult daarin als hoofd van de afdeling Bewerken een belangrijke rol.

Jij stuurt binnen de afdeling Bewerken de uitvoering van de taken aan. En dat gaat verder dan alleen de aansturing op strategisch niveau. Als afdelingshoofd speel jij op basis van jouw inhoudelijke deskundigheid en betrokkenheid een cruciale rol bij de werkvoorbereiding en bij de uitvoering van de bewerkingsprojecten. Daarbij draait het enerzijds om de coördinatie van de inhoudelijke beoordeling en acceptatie van de uit te voeren werkzaamheden, en anderzijds om monitoring en bijsturing.

De afdeling Bewerken is de afgelopen periode meer resultaatgericht en bedrijfsmatig gaan werken. Er dienen echter nog de nodige stappen te worden gezet om deze ontwikkeling structureel te borgen. De (hoofd)processen binnen de afdeling horen hiervoor effectief en efficiënt te worden ingeregeld. Dit geldt voor taken en verantwoordelijkheden van de medewerkers van de afdeling, maar ook voor hun houding en gedrag. Verantwoordelijkheden moeten lager in de organisatie worden gelegd en verankerd.

Het werkaanbod voor de afdeling Bewerken verandert de komende jaren aanzienlijk. Enerzijds doordat de papieren archieven om een hoger bewerkingsniveau vragen dan in het verleden, en anderzijds doordat de afdeling een rol gaat spelen in de bewerking van hybride archieven. Jij hebt als afdelingshoofd een belangrijke taak in het op orde houden van de match tussen werkaanbod en het personeel van de afdeling.

Je neemt deel aan het directieteam (DT) en geeft advies aan de directeur en de andere DT-leden. Daarnaast vertegenwoordig je Doc-Direkt in gesprekken op strategisch niveau met het Nationaal Archief en de diverse ministeries als het gaat om afspraken over de bewerkingsarchieven. Dit laatste heeft vooral betrekking op procedures, termijnen en kwaliteit.

• Je hebt een opleiding archivistiek op wetenschappelijk niveau afgerond, of je hebt door ervaring een vergelijkbaar niveau verkregen.
• Je hebt aantoonbare ervaring met overheidsorganisaties en hun hybride archivering, en ruime leidinggevende ervaring (op afstand).
• Je bent in staat om operationele problemen te vertalen naar abstracte niveaus en je weet op deze niveaus te handelen.
• Je geeft op inspirerende wijze richting en weet daarmee mensen te enthousiasmeren.
• Je bent resultaatgericht en beschikt vanwege de diversiteit binnen de afdeling over een breed handelingsrepertoire.
• Je bent organisatie- en bestuurssensitief.
• Je bent omgevingsbewust en netwerkvaardig.
• Je bent sterk in het organisatiegericht aansturen, samenbindend leiderschap, het ontwikkelen van medewerkers en innovatief handelen.

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering, de zogeheten dertiende maand. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 55% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer. Bovendien kun je je arbeidsvoorwaardenpakket deels zelf samenstellen.

• De afdeling Bewerken heeft locaties in zowel Winschoten, Apeldoorn als de Haagse regio. Je bent dan ook bereid om vaak te reizen. Wekelijks is jouw aanwezigheid in Winschoten en Apeldoorn noodzakelijk.
• Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) waarborgt de kernwaarden van de democratie. BZK staat voor een goed en slagvaardig openbaar bestuur en een overheid waarop mensen kunnen vertrouwen. Zo maakt BZK zich sterk voor betaalbare, veilige en energiezuinige woningen in buurten waar iedereen meetelt en meedoet en het prettig leven is. Daarnaast werkt BZK aan een kleinere en efficiëntere overheid, zodat met een minimum aan middelen het maximale voor burgers en bedrijven wordt bereikt.

'Samen leven en wonen, in een democratische rechtsstaat, met een slagvaardig bestuur. BZK, duidelijk voor mensen.'  

Doc-Direkt is de rijksbrede interne dienstverlener op het gebied van de informatiehuishouding. Doc-Direkt levert de departementen een integraal pakket van ‘papieren’ en digitale diensten en producten. Doc-Direkt beheert en bewerkt cultureel erfgoed van de overheid. Een deel van de overheidsinformatie is zo waardevol, dat we die voor eeuwig willen bewaren. De depotvoorraad bedraagt ongeveer vierhonderd kilometer papier. De bewerking (waarderen, selectie en toegankelijk maken) hiervan bedraagt tien tot vijftien kilometer per jaar.

De organisatie groeit in het digitale domein. In 2017 brengen zowel het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid als het ministerie van Financiën het beheer van hun DMS DigiDoc onder bij Doc-Direkt. Doc-Direkt heeft vijf vestigingen, verspreid over het land, in Winschoten, Apeldoorn en Den Haag. Er zijn zo’n 350 fte werkzaam. De omzet bedraagt 35 miljoen euro.

Doc-Direkt is de uitvoeringsorganisatie die ervoor zorgt dat de informatiehuishouding van de Rijksoverheid op orde is. Dit doen we voor nu, voor morgen en voor later, in samenwerking met de partners in de keten. Doc-Direkt begeleidt en ontzorgt de Rijksoverheid bij het beheren van informatie en het bewerken van hun archieven, en helpt bij het transitieproces van een papieren naar een gedigitaliseerde informatiehuishouding. Doc-Direkt is onderdeel van het DG Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk.

Afdeling Bewerken
De afdeling Bewerken zorgt voor het duurzaam toegankelijk maken van archieven en voor waardering, selectie en voorbereiding van het overbrengen van archieven. De volgende taakvelden zijn daarbinnen van belang:

• Werkvoorbereiding: schrijven van beslisdocumenten, werkinstructies en voorcalculaties, monitoring kwaliteit en voortgang, expertiserol richting teams en het voeren van ketengesprekken op operationeel niveau.
• Waarderen en selecteren: bezien welk (deel van een) archief bewaard moet worden en welk deel vernietigd kan worden.
• Toegankelijk maken van archieven: beschrijven van bestanddelen van archieven en het verwerken van beschrijvingen tot een toegang op het archief op basis van de oorspronkelijke structuur.
• Materieel verzorgen.

Het hoofd stuurt de afdeling aan. Gezien de omvang van de afdeling met ongeveer tweehonderd fte, is deze onderverdeeld in teams met teamleiders. Deze twaalf teamleiders zijn resultaat- en HRM-verantwoordelijk voor hun team.

Deze vacature valt in de functiegroep Middenmanager. Binnen het Functiegebouw Rijk staat deze functiegroep omschreven als: geeft (hiërarchisch) leiding aan en is verantwoordelijk voor de realisatie van de doelen van het organisatieonderdeel.

Wil je meer over de functiegroep Middenmanager en de betreffende doorgroeimogelijkheden te weten komen, ga dan naar het .

Om functies van medewerkers te beschrijven, werkt het Rijk met functiegroepen. Bijvoorbeeld de functiegroep beleidsmedewerker. Voorheen hadden ministeries en grote diensten, zoals de Belastingdienst en Rijkswaterstaat, hun eigen functiebeschrijvingen. Hierdoor waren functies moeilijk vergelijkbaar en hadden medewerkers weinig inzicht in welk soortgelijk werk binnen het Rijk aanwezig is en wat alternatieve loopbaanmogelijkheden zijn.

De ruim 30.000 functiebeschrijvingen zijn nu ingewisseld voor slechts 52 functiegroepen. Er is één gemeenschappelijk taal ontstaan waardoor vergelijkbaarheid tussen functies nu wel mogelijk is en de verschillende loopbaanmogelijkheden binnen het Rijk zichtbaar worden. Met de nieuwe resultaat- en ontwikkelgerichte functieprofielen worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van concrete werk- en ontwikkelafspraken.

De 52 functieprofielen staan beschreven in de website Functiegebouw Rijk. De website laat ook passende vacatures zien en de stappen die medewerkers in hun loopbaan kunnen maken.

Heb je een vraag of een suggestie om WerkenvoorNederland te verbeteren, neem dan met ons op.

Extra informatie

Status

Inactief

Plaats

Winschoten

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)