Helaas, deze vacature is niet langer actief

Directiesecretaresse Gemeentesecretaris in Amsterdam

Noord-Holland | Onderwijs en Wetenschap | Consultancy / Beleid | Fulltime (startersfunctie)

Beschrijving

De secretaressepool van Bestuur en Organisatie van de gemeente Amsterdam zoekt een

vaste baan, voor 36 uur per week

Vacaturenummer: 17010173

Geplaatst op: 20-01-2017

Algemene informatie
Werken in de mooiste stad van Nederland, wie wil dat nou niet? Het kan bij de gemeente Amsterdam. Amsterdam is volop in beweging en heeft een bijzondere aantrekkingskracht. Die aantrekkingskracht heeft de hoofdstad de afgelopen jaren vele nieuwe Amsterdammers, een ongekende dynamiek en economische en culturele voorspoed gebracht. Het succes mag er zijn: elk jaar weer komen er steeds meer mensen in Amsterdam wonen, werken en op bezoek. De stad acteert op regionaal, stedelijk en lokaal niveau. De organisatie van de gemeente Amsterdam wil sneller en beter kunnen voldoen aan de opgaven waar de stad voor staat. De focus ligt op het behalen van resultaten voor bewoners en ondernemers in de stad en op betere samenwerking tussen de verschillende onderdelen binnen de gemeente.

De functie
Ben jij een zelfstandige secretaresse; een organisatietalent met een vlotte, assertieve en positieve persoonlijkheid? Ben jij een stressbestendige en initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het ondersteunen van directieleden? Dan komen we graag in contact met jou.

Voor het secretariaat van de gemeentesecretaris zijn we op zoek naar een energieke directiesecretaresse die vijf dagen per week beschikbaar is. Het secretariaat van de gemeentesecretaris bestaat uit twee personen en werkt in teamverband en ondersteunt gezamenlijk de gemeentesecretaris en de staf van de gemeentesecretaris. Dit betekent een nauwe samenwerking met je directe collega en vereist goede onderlinge communicatie en afstemming.

Wat ga je doen?

  • Naast complex actief agendabeheer houd je je bezig met postbehandeling, het voorbereiden van (vertrouwelijke) brieven, het opzetten en onderhouden van informatiebestanden, het verwerken van gegevens en het archiveren van documenten.
  • Zorgen voor de tijdige aanwezigheid van alle stukken ten behoeve van uiteenlopende overlegvormen en besprekingen.
  • Samenstellen van vergadermappen en regelen van de follow-up van genoemd overleg op aanwijzing van de gemeentesecretaris.
  • Zorgen voor de logistieke ondersteuning van de gemeentesecretaris zoals het voorbereiden en organiseren van werkbezoeken.
  • Signaleren van onregelmatigheden en doen van verbetervoorstellen.
  • Vervanging van de collega directiesecretaresse bij haar afwezigheid.

Je bent snel van begrip, kan prioriteiten stellen en omgaan met vertrouwelijke informatie. Verder beheers je de Nederlandse taal perfect in woord en geschrift en je hebt MS Office en Outlook goed in je vingers. Je staat stevig in je schoenen en hebt een no-nonsense mentaliteit en je vindt het leuk om ontwikkelingen in je vak op de voet te volgen. Tot slot beschik je over HBO werk- en denkniveau en beschik je bij voorkeur over tenminste twee jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.

Competenties

  • Representatief.
  • Integer/betrouwbaar: Je weet op gepaste wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie.
  • Je bent initiatiefrijk en servicegericht.
  • Je werkt nauwkeurig en zelfstandig.
  • Je kunt goed samenwerken en je bent goed in plannen en organiseren.
  • Je beschikt over stressbestendigheid en kunt goed kunnen luisteren.
  • Je beschikt over politieke en bestuurlijke organisatiesensitiviteit.

  • Een uitdagende en afwisselende baan met een salaris in schaal 9 (minimaal € 2.527,- en maximaal € 3.712,-bruto bij een fulltime werkweek van 36 uur). Inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring.
  • Een vast dienstverband volgt, nadat een tijdelijke aanstelling bij wijze van proef (1 jaar) succesvol is doorlopen.
  • De gemeente Amsterdam kent prima opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden plus een goed pakket secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze secundaire arbeidsvoorwaarden bestaan onder andere uit opname in het ABP-pensioenfonds, een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering en per 1 januari 2017 het Individueel Keuzebudget. Dit is een vrij besteedbaar budget. Je kunt bijvoorbeeld zelf beslissen wanneer je het budget wil laten uitbetalen en hoeveel extra verlof je nodig hebt.

Bestuur en Organisatie is een strategische, hoogwaardige, flexibele, professionele en resultaatgerichte organisatie, die zich in de advisering en ondersteuning primair richt op het college, de burgemeester, de raad, de gemeentesecretaris en het gemeentelijk management team. Bestuur en Organisatie heeft als belangrijke taak de verbinding tussen bestuur, de stad en de gemeentelijke organisatie te ondersteunen en waar mogelijk te verbeteren. Dit vraagt om tweerichtingsverkeer, waarbij de korte afstand naar het bestuur en andere partners binnen de gemeente essentieel is.
Bestuur en Organisatie heeft zes directies en afdelingen.


Voor meer informatie kun je contact opnemen met Anne-Marie Schmal, Teammanager ondersteuning ambtelijke leiding, via telefoon 06-23 90 52 31 of e-mail

Heb je belangstelling voor deze functie? Dan kun je reageren tot en met zondag 5 februari door je motivatie en CV in te sturen via onderstaande link o.v.v. directiesecretaresse gemeentesecretaris - 17010173.

Selectiegesprekken worden gehouden op dinsdag 7 februari. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure.


“De gemeente Amsterdam voert diversiteitbeleid. De gemeente wil dat het personeelsbestand in o.a. leeftijd, geslacht, seksuele voorkeur, culturele achtergrond en opleiding een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Elke vacature staat open voor zowel mannen als vrouwen, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.”

Plaats
Amsterdam
Dienstverbanden
Fulltime (startersfunctie)
Gepubliceerd op
21-09-2017

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Zoek via het menu naar andere vacatures of bekijk hieronder vergelijkbare vacatures

Directiesecretaresse Gemeentesecretaris in Amsterdam

vaste baan, voor 36 uur per week

Lees meer

Schrijf je nu in!

Wil jij op de hoogte gehouden worden van nieuwe interessante vacatures en altijd binnen 1 muisklik kunnen solliciteren? Schrijf je in als werkzoekende!

DIRECT INSCHRIJVEN
We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.