Ervaren medewerker in plannen en organiseren Programmabureau Nieuw EPD in Groningen

Programma Nieuw EPD

Het UMCG gaat het Elektronische Patiëntendossier (EPD) van Epic invoeren. Dit EPD ondersteunt het UMCG in haar doelstellingen om te excelleren en innoveren in patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en opleiding. Samen met Epic geeft het programmateam Nieuw EPD invulling aan de realisatie van dit EPD.

Aan de basis van het nieuwe EPD staan de patiënt en de zorgprofessional die optimaal moeten worden begeleid en gefaciliteerd in alle facetten van het zorgtraject. Cruciaal daarvoor is het standaardiseren van de zorgprocessen en workflows in het ziekenhuis. Ook het eenduidig registreren en uitwisselen van gegevens, onder andere ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en verantwoording, neemt een belangrijke plaats in het EPD in.

De invoering van het nieuwe EPD wordt gerealiseerd door een programmaorganisatie, waar in teamverband wordt samengewerkt met (een vertegenwoordiging van) afdelingen van het ziekenhuis en de leverancier van het EPD. Het team bestaat nu uit ongeveer 120 projectmedewerkers en zal doorgroeien naar 150 tot 170 in 2017. De programmaorganisatie bestaat uit een aantal projectgroepen met hun eigen focus. Voorbeelden hiervan zijn zorglogistiek, dossiervoering, medicatie en farmacie, DBC’s en facturatie en zorgtechnologie.

De ambities en het tempo van invoeren liggen hoog. Eind 2017 werken alle afdelingen en onderdelen van het UMCG met het nieuwe EPD (Plateau 1). De nadruk in dit plateau ligt op ‘basis op orde’. In de daaropvolgende periode wordt het EPD verder ontwikkeld tot een EPD dat het UMCG ondersteunt bij het waarmaken van haar ambities op de terreinen zorg, onderzoek en onderwijs.

Het Programmabureau maakt (samen met het team Programmabeheersing) onderdeel uit van de Programmaondersteuning. Het Programmabureau ondersteunt de projectgroepen, programmamanager(s) en de programmadirecteur Nieuw EPD. Denk hierbij aan het organiseren en faciliteren van veel verschillende en belangrijke bijeenkomsten, het plannen van opleidingslocaties en bij het uitvoeren van administratieve processen. Daarnaast is het Programmabureau verantwoordelijk voor de huisvesting van de programmamedewerkers.

Als centraal aanspreekpunt binnen het Programma Nieuw EPD heeft het Programmabureau continu inzicht in en overzicht over het “wat, hoe, waar, wie en wanneer” van alle belangrijke zaken aangaande het Programma.
(zie voor meer informatie onder gerelateerde informatie rechtsboven).

De medewerker Programmabureau vormt een spil in het plannen en organiseren van veel diverse grote bijeenkomsten die voor en door het programma worden georganiseerd. Deze bijeenkomsten zijn een cruciale schakel bij de inrichting van het nieuwe EPD en vereisen een nauwgezette voorbereiding. Daarnaast voert u in samenwerking met de collega medewerkers van het Programmabureau alle voorkomende werkzaamheden uit. De teamleden vervangen elkaar bij afwezigheid zodat continue ondersteuning is gewaarborgd.

Taken
- U draagt zorg voor de planning en organisatie van de diverse programmabijeenkomsten en bijeenkomsten met vertegenwoordigers vanuit het UMCG.
- U verzorgt mede de operationele planning van de opleidingen van de eindgebruikers (ongeveer 10.000).
- U bent een aanspreekpunt voor diverse vragen van het programmamanagement, programmamedewerkers, UMCG collega’s en externen.
- U bent samen met de andere teamleden mede verantwoordelijk voor alle voorkomende werkzaamheden binnen het Programmabureau.
- U richt samen de administratieve organisatie en -processen in binnen het Programmabureau en voert deze samen met uw collega’s uit.

Wij zijn op zoek naar een gedreven en enthousiaste medewerker met ervaring in plannen en organiseren die tot 1 maart 2018 fulltime onderdeel uit wil maken van het programmateam Nieuw EPD (32-36 uur). De vaste datum waarop het programma Nieuw EPD opgeleverd moet worden brengt soms hoge grote werkdruk en ad hoc activiteiten met zich mee. Dit vereist flexibiliteit en stressbestendigheid van de medewerkers van het Programmabureau.

Kennis en ervaring
- U heeft een HBO werk-/denkniveau
- U bent een echte teamspeler
- U heeft aantoonbare ervaring met plannen en organiseren
- U bent in staat om prioriteiten te stellen en daar naar te handelen
- U heeft bij voorkeur ervaring in een projectomgeving
- Goede kennis van en ervaring met diverse Microsoft Office applicaties zoals Word, Excel, Outlook.

Persoonlijke kwaliteiten
- Sterk in organiseren en plannen
- Accuraat
- Overzicht houden in een hectische omgeving
- Flexibel en stressbestendig
- Proactief
- Faciliterend en klantgericht
- Samenwerkingsgericht
- Gevoel voor hiërarchische en functionele verhoudingen binnen het UMCG
- Besluitvaardig, pragmatisch en oplossingsgericht
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, in zowel de Nederlandse als de Engelse taal

Wij bieden een enerverende werkomgeving waarbinnen u samenwerkt met gemotiveerde collega’s en u de kans krijgt om u verder te ontwikkelen. Indien nodig en van toepassing wordt u hierbij ondersteund door functiegerichte trainingen.

U wordt tot 1 maart 2018 tijdelijk aangesteld binnen het programma Nieuw EPD voor de implementatie van Plateau 1. Mogelijk gaat u in onderling overleg ook deel uitmaken van het team van Plateau 2.

Afhankelijk van uw opleiding en ervaring wordt aan u een passend salarisvoorstel gedaan. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering en een budget voor ontwikkeling. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Dit kan betekenen dat u voldoende bescherming tegen Hepatitis B moet hebben opgebouwd voordat u kunt worden aangesteld. Indien nodig verzorgt het UMCG de vaccinatie.

Neem voor meer informatie contact op met:

Programmabureau Nieuw EPD telefoonnummer (050) 361 5757 e-mail: programmabureaunieuwepd@umcg.nl (niet gebruiken voor sollicitaties)

U kunt uitsluitend reageren via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina. Solliciteren kan tot en met 2 november 2016. Meteen na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.