Parttime management assistent bij de gemeente Haarlem

Wat ga je doen?

Je nieuwe baan als parttime management assistent:

Als parttime management assistent werk je voor de afdeling Programma- en Gebiedsmanagement. Deze afdeling bestaat uit ongeveer 90 collega's en is verdeeld in drie teams: Strategie, Programmamanagement en Gebiedsmanagement.

Deze teams zijn bezig met het ontwikkelen van beleid en het beheren van projecten voor de steden Haarlem en Zandvoort. Ze werken altijd in opdracht, meestal vanuit de Directie, en richten zich op belangrijke en vaak complexe uitdagingen in de stad en de omliggende dorpen. Deze uitdagingen beslaan verschillende domeinen en overstijgen de grenzen van de afdeling. Ze zijn gebaseerd op het coalitieprogramma. Actuele onderwerpen waar we aan werken, zijn onder andere duurzaamheid, sociaal beleid, versterking van de lokale democratie, hybride werken, regionale samenwerking en mobiliteit. Daarnaast werken we aan specifieke opdrachten voor zes verschillende gebiedsteams.

Deze zes gebiedsteams zijn goed verbonden in de stad en werken nauw samen met collega's binnen de organisatie en partners in de stad om ervoor te zorgen dat we aan de behoeften voldoen.

Het is een veelzijdige baan voor 16 tot 20 uur per week. Je komt te werken in een stad waar innovatie wordt aangemoedigd en in een organisatie waar ambitieuze en maatschappelijk betrokken mensen zich thuis voelen. Bovendien is hybride werken de nieuwe norm bij de gemeente. Je salaris is afhankelijk van je ervaring en opleiding en kan maximaal € 4.052,- bruto per maand (schaal 8) bedragen bij een fulltime aanstelling in een 36-urige werkweek.

Let op: het gaat hier om een tijdelijke functie. Mocht je geïnteresseerd zijn in langere tijd hebben wij nog andere vacatures open staan bij de gemeente. 

Jouw taken:

• Je ondersteunt twee programmamanagers en hun team, namelijk het Programma Hybride Werken (8 uur) en het Programma Versterken Lokale Democratie (12 uur).
• Je beheert de agenda van de managers, organiseert vergaderingen, regelt de communicatie (registratie, archivering en verwerking), en draagt bij aan de algehele dienstverlening van het team.
• Je biedt administratieve ondersteuning, houdt documenten bij in Verseon en volgt de ontwikkelingen in het programma.
• Je bent het aanspreekpunt voor zowel interne als externe belanghebbenden en beheert de secretariële relaties.
• Je zorgt voor een actueel en nauwkeurig contract- en factuurbeheer, waaronder het maken van inkooporders, vastleggen van contracten in de contractenbank en het bewaken van deadlines. Daarnaast verzorg je de facturering en zorg je voor een gestructureerde archivering en toegankelijkheid van opgeslagen informatie.
• Je stelt zelfstandig (opdracht) brieven op en bewaakt de voortgang van acties en processen.
• Je bereidt vergaderingen voor, legt de gemaakte afspraken vast en zorgt ervoor dat deze worden nageleefd.
• Je organiseert in overleg met het team interne en externe bijeenkomsten en kunt indien nodig representatieve taken uitvoeren.

Wat wij bieden

• Werkplek met grote diversiteit aan mensen;
• Een veelzijdige baan voor 20 uur per week voor een enthousiaste, creatieve en gedreven collega;
• Werken bij de gemeente;
• Hybride werken;
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.052, - bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime aanstelling in een 36-urige werkweek;

Solliciteren

Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Klik dan op de knop 'Solliciteer direct!' en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

MBO, HBO, Universiteit

Plaats

Haarlem

Werkuren per week

16 - 20

Dienstverbanden

Parttime (overdag)

Salarisindicatie

€4.052 Per maand

Verantwoordelijk voor

Ondersteunen van de manager