Fulltime management assistent Gemeente Haarlem

Wat ga je doen?

Als fulltime management assistent voor de gemeente Haarlem kom je te werken op de afdeling project- en contractmanagement. Bestaande uit de teams Civiele & Ontwikkel projecten, Technisch Management, Advies & Managementondersteuning.
De teams Ontwikkelingen, Civiel en het afdelingsmanagement worden ondersteund door de managementassistenten. Het succes van de afdeling hangt o.a. af van een goede organisatie en dienstverlening naar de in- en externe partners. Managementondersteuning speelt daar een belangrijke rol in. 
Je werkt in een team, maar ben verantwoordelijk voor je eigen projecten. 

• Je werkt voor verschillende procesmanagers en/of contractmanagers, en ondersteunt hen bij diverse projecten. 
• Je maakt afspraken, zorgt samen met je collega's o.a. voor de mailbox, de facturen, de ingekomen post en beheert de agenda van de procesmanagers.
• Je bent medeverantwoordelijk voor het maken van contracten en inkooporders, het vastleggen van contracten in de contractenbank en de afhandeling van contracten.
• Je brengt structuur aan in de archivering en zorgt ervoor dat de opgeslagen informatie goed toegankelijk is.
• Je zorgt voor een snelle afhandeling van facturen. Je organiseert bijeenkomsten, zoals bewoners- en informatieavonden. Verder bereidt je overleggen / vergaderingen voor en zorgt voor verslaglegging en opvolging van acties.

In deze functie zijn flexibele werktijden bespreekbaar, evenals de mogelijkheid om hybride te werken. Afhankelijk van de functie krijg je een mobiele telefoon en een laptop of tablet.

Wie ben jij?

Je bent een energieke persoonlijkheid, die graag samenwerkt. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd, en je bent niet bang om hulp te vragen bij je
collega’s. Maar zelfstandig werken is geen uitdaging voor je, en pakt nieuwe werkzaamheden snel op. Verder bent nieuwsgierig en wil je graag gecoacht worden om je vakkennis en vaardigheden uit te breiden in een maatschappelijk betrokken omgeving.
Je voelt aan wat er speelt op de afdeling en waar behoefte aan is.
In het volgende zie jij jezelf terug; oplossingsgerichtheid, stressbestendigheid, communicatief, gezellig en een flexibele instelling.

Voor deze vacature zijn wij op zoek naar iemand die al ervaring heeft opgedaan als secretaresse of management ondersteuning zodat je direct kan beginnen.

Wat wij bieden

• Een salaris in schaal 8, dat oploopt tot wel € 4.052;
• Flexibel met indeling van werktijden;
• Mogelijkheid tot hybride werken;
• Indien nodig werklaptop en telefoon;
• Halfjaar contract met zicht op verlenging;

Solliciteren

Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Klik dan op de knop 'Solliciteer direct!' en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

MBO, HBO

Plaats

Haarlem

Werkuren per week

36

Dienstverbanden

Fulltime (ervaren), Tijdelijke fulltime baan

Salarisindicatie

Tussen €2.880 en €4.052 Per maand

Verantwoordelijk voor

Het ondersteunde taken van de afdeling