Rijkswaterstaat in Arnhem zoekt een parttime contractsecretaris! Het ondersteunen van verschillende contractteams.
Waar ga je werken?
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en –wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat. De afdeling waarin je aan de slag gaat: De contractsecretaris (met projectondersteuingstaken) werkt onder verantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing (MPB). Het zal gaan om werkzaamheden voor het overkoepelend IPM-team en voor de verschillende contractteams binnen het Cluster ON A Wegen.
Wat ga je doen?
Als contractsecretaris ben je verantwoordelijk voor de administratieve en secretariële ondersteuning binnen ON A Wegen. ON A Wegen is verantwoordelijk voor onderhoud van de rijkswegen binnen Gelderland en Overijssel. Binnen het Cluster is dit onderhoud belegd in een drietal prestatiecontracten. Deze worden door drie aparte contractteams aangestuurd.
Verder zijn er twee contractteams voor de M-component (maintenance) binnen DBFM, respectievelijk A12VEG en de nieuwe N18. Tot slot is er een contractteam voor de kathodische bescherming van Liggerkoppen in het areaal.
Als contractsecretaris moet je brede kennis hebben van de processen bij Rijkswaterstaat en ervaring hebben met infrastructurele projecten. Bekendheid met de processen Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB), UAV-gc en kennis en ervaring met contracten is een vereiste. Naast deze contractgerelateerde aspecten liggen de werkzaamheden van de contractsecretaris ook op het gebied van archiveren en documenteren, verslaglegging van interne en externe overleggen en overige ondersteuning van het overkoepelende IPM-team en de contractteams.
Verder bestaan je werkzaamheden o.a. uit:
- Begeleiding/ondersteuning van het IPM-team en de contractteams;
- Organiseren van diverse overleggen en verzorgen van verslaglegging/actielijsten (overleggen intern RWS, met partners en met opdrachtnemers);
- Maken van vergaderafspraken/reserveren vergaderzalen/reserveringen parkeerplaatsen;
- Uitvoeren (complex) agendabeheer;
- Acties volgen en vinger aan de pols houden m.b.t. acties vanuit diverse overleggen;
- Documentatie en digitale archivering ten aanzien van projectdossiers en ten aanzien van de beheersing van contracten door registratie en archivering in SharePoint (Connect);
- (Digitale postverwerking). Het verzorgen van in- en uitgaande post met de Opdrachtnemers (ON) van de diverse contractteams binnen ON A Wegen;
- Opstellen en bewaken van diverse (project) overzichten, zoals smoelenboek, organogram, telefoonlijst, vakantieoverzicht, distributielijst, opleidingslijsten, mailinglijsten, zoneborden;
- Reguliere administratieve / secretariële ondersteuning;
- Introductie en begeleiding nieuwe medewerkers:
- Organiseren bijeenkomsten (koffiemoment, teamdagen, borrel, KES gesprekken etc.);
Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Klik dan op de knop 'Solliciteer direct!' en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!
Vul in waar je vergelijkbare vacatures zoekt en vergeet je e-mailadres niet!
We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.
