Managementassistent voor de Gemeentesecretaris in Zaandam

Vind je het uitdagend om orde te brengen in een dynamische omgeving en ondersteuning te bieden aan de gemeentesecretaris (algemeen directeur ambtelijke organisatie)? Wil je meedenken met ontwikkelingen en veranderingen binnen het secretariaat? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Met jouw kwaliteiten als ondersteuner zorg jij ervoor dat onze gemeentesecretaris de dag probleemloos doorkomt. Het schema van de gemeentesecretaris is zeer uitdagend. Ze maakt zich sterk voor een goed en soepel samenspel tussen bestuur en organisatie en heeft een centrale functie tussen politiek-bestuur en de ambtelijke organisatie. Jij bent de spil in haar dagelijkse gang van zaken: dé schakel voor de interne en externe contacten. Verder vervang je de managementassistenten van de burgemeester indien nodig.

Dit ga je doen:

• Je brengt overzicht aan in de complexe agenda van de gemeentesecretaris door de juiste prioriteiten te stellen. Je zorgt ervoor dat de planning in balans is als het gaat om tijd voor vergaderingen, voorbereiding en het onderhouden van (in- en externe) relaties.
• Je ondersteunt de gemeentesecretaris bij de voorbereiding van overleggen en college vergaderingen. Je kunt daarbij denken aan het zorgdragen voor de tijdige aanlevering van stukken en het bewaken daarvan.
• Je plant en organiseert vergaderingen, in- en externe (werk)bezoeken en bijeenkomsten.
• Je signaleert knel- en verbeterpunten t.a.v. de kwaliteit, toegankelijkheid, aansluiting van informatiestromen en administraties en komt zelf met verbetervoorstellen.

Wij zijn op zoek naar een ervaren integere managementassistent die kan omgaan met een politiek bestuurlijke omgeving. Je werkt graag samen binnen een hecht team. Je werkt secuur zonder afbreuk te doen aan je snelheid en het stellen van de juiste prioriteiten. Je schakelt met gemak tussen diverse deeltaken, dit zonder het overzicht te verliezen. Verder kun je goed omgaan met stressvolle situaties en ben je in staat anderen op prettige wijze feedback te geven.

Verder beschik je over:

• een afgeronde hbo opleiding;
• ervaring binnen een overheidsorganisatie in een soortgelijke functie;
• een uitstekende kennis van Nederlands in woord en geschrift. Je bent in staat zelf mails, brieven of communicatieberichten op te stellen aan de hand van een aantal steekwoorden.

• een salaris tussen €2.865,- en €4.208,- bruto per maand (o.b.v. 36 uur per week, schaal 9). Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring. Inschaling in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden;
• in eerste instantie een dienstverband voor 1 jaar. Bij wederzijdse tevredenheid is de intentie het contract daarna om te zetten naar een vast dienstverband;
• individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto jaarsalaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering);
• flexibel werken, deels vanuit huis en deels vanuit ons spraakmakende stadhuis, wat gunstig is gelegen naast het station van Zaandam;
• een thuiswerkvergoeding van €2 netto per dag;
• een tegemoetkoming in je reiskosten op basis van OV en de mogelijkheid om je overige reiskosten fiscaal uit te ruilen. 

Zaanstad behoort tot de 20 grootste gemeenten van Nederland. Groot genoeg om interessante projecten te kunnen realiseren en compact genoeg om je snel thuis te voelen. De medewerkers van Zaanstad hebben een hoog ambitie niveau en zijn betrokken bij hun omgeving.

Samen met je collega managementassistenten vorm je een toegankelijk, gastvrij en zelfstandig werkend team. Met elkaar zien jullie toe op een continue ondersteuning van de wethouders, burgemeester en de gemeentesecretaris en vangen jullie de pieken in werkzaamheden op. Het team is in de ondersteuning de cruciale smeerolie in de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking. De sfeer is collegiaal, er is ruimte voor persoonlijke aandacht en tegelijk wordt er door jullie gewerkt aan het gezamenlijke doel.