Fulltime managementondersteuner bij het OCW in Den Haag

Wat ga je doen?

Waar ga je aan het werk?

OCW werkt aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Het ministerie werkt voor mensen. Leerlingen, studenten en hun ouders. Kunstenaars, museumdirecteuren en leraren. Onderwijzers en docenten van primair tot hoger onderwijs. Wetenschappelijk onderzoekers. Medewerkers van radio en televisie, bibliotheken en kunstinstellingen. Deze opsomming is nog verre van compleet. Beleid wordt gemaakt vóór mensen, dóór mensen. De bewindslieden, bestuur, leidinggevenden en medewerkers van het ministerie werken er dagelijks hard aan.

Wat ga je doen?

Ben jij een organisatietalent en kun je je goed staande houden in een politiek-bestuurlijk flexibele omgeving? Ben je daarnaast een ervaren managementondersteuner die goed kan samenwerken? Voor de Directeur Generaal Hoger onderwijs, Beroepsonderwijs, Wetenschap en Emancipatie (DGHBWE) zoekt het OCW een managementondersteuner die het DG-ondersteuningsteam tijdelijk komt versterken. Het OCW biedt jou een interessante werkomgeving op een maatschappelijk relevant terrein waar je een veelheid aan contacten kunt opdoen en je ervaring kunt verbreden. En vriendelijke collega’s met wie het prettig samenwerken is. In deze functie verleen je managementondersteuning aan de DG in de ruimste zin van het woord. Het accent ligt op het beheren van de agenda van de DG, en het daarbij behorende relatiebeheer en het coördineren van de digitale informatiestromen, waaronder het zogenaamde ‘tassenbeheer’.

Jouw werkzaamheden

Een korte samenvatting van jouw toekomstige werkzaamheden:

• Je weet effectief prioriteiten te stellen bij het maken van de afspraken.
• Je zorgt zelfstandig voor complex agendabeheer, bewaakt de voortgang van de afspraken, lost knelpunten op en beoordeelt binnenkomende telefoongesprekken op inhoud en belangrijkheid.
• Je bent geïnteresseerd in de inhoud en kunt snel verbanden leggen in de informatiestroom die tot je komt. Hierbij ben je ook alert op informatie die je moet ophalen.
• Je verstrekt (voor zover mogelijk) zelf de benodigde informatie of verwijst behulpzaam door.
• Je onderhoudt daartoe een veelheid aan in- en externe contacten o.a. bij het organiseren van werkbezoeken en het in goede banen leiden van buitenlandse reizen.
• Je behandelt de digitale stukkenstroom, bewaakt de afhandeling en aanlevertermijn van de stukken en werkt met IBABS (digitale vergadermap). IBABS is een applicatie voor papierloos vergaderen.
• Je organiseert vergaderingen van uiteenlopende aard, bereidt die logistiek voor en maakt desgewenst verslagen en aantekeningen.
• Het verzorgen van routinecorrespondentie en registreren van correspondentie in Edoc, als ook het zorg dragen voor de behandeling van binnenkomende- en uitgaande post, rekening houdend met prioriteit.
• Je werkt nauw samen met je collega-managementondersteuner, je weet elkaar goed aan te voelen en staat voor elkaar klaar. Samen vervul je deze duo-baan.

Kortom: een uitdagende functie met veel verschillende werkzaamheden. Geen één dag is hetzelfde, je hoeft je dan ook zeker niet te vervelen!

Solliciteer direct met een uitgebreide motivatiebrief en een up-to-date CV, of solliciteer via de mail naar mij, j.heugen@youngcapital.nl

Wat wij bieden

• Een goed BBRA salaris schaal 8 met een bruto maandsalaris van tussen €2675 - €3617 o.b.v. werkervaring;
• Een baan waarbij je z.s.m. aan de slag kunt t/m 31-12-2023;
• Een leuke baan voor 32-36 uur per week;
• De mogelijkheid om bij te leren via YC Skills;
• Werkervaring bij de Rijksoverheid!

Solliciteren

Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Klik dan op de knop 'Solliciteer direct!' en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

MBO, HBO, Universiteit

Plaats

Den Haag

Werkuren per week

32 - 36

Dienstverbanden

Fulltime (ervaren), Tijdelijke fulltime baan

Salarisindicatie

Tussen €2 en €3 Per maand

Verantwoordelijk voor

Ondersteunen van het management