Fysiek domein: Clustersecretaris/Procesmanager in Hoofddorp

Fysiek domein: Clustersecretaris/Procesmanager cluster Grond- en Vastgoedzaken

hbo/wo | € 4.447 - € 6.103  | Schaal 12 | Vast | 28-32 uur

Werken als Clustersecretaris/Procesmanager bij gemeente Haarlemmermeer betekent …

• Breed betrokken zijn bij wat speelt in het fysiek domein.
• In nauwe samenwerking met het management werken aan een goede relatie met bestuur, directie en stakeholders om vlot gewenste besluitvorming te realiseren.
• Met heel veel collega's binnen en buiten het cluster de samenwerking zoeken.

De kern van jouw functie als Clustersecretaris

Als clustersecretaris speel je een belangrijke rol bij het glad laten verlopen van processen binnen het cluster. Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de clustermanager en het management op zowel inhoudelijke als procesmatige onderwerpen. Je maakt onderdeel uit van het managementteam en zorgt voor de inhoudelijke voorbereiding van diverse overleggen. Je adviseert het clustermanagement pro-actief over zaken die de bedrijfsvoering en de inrichting en ontwikkeling van de organisatie in den brede raken. Hierbij signaleer je hiaten en verbeterpunten en doe je haalbare voorstellen voor verbetering.

Taken:

• Het trekken van interne (verbeter)projecten en -processen, ondersteuning bij politiek gevoelige dossiers met aandacht voor een goede communicatie;
• Het toetsen en/of meeschrijven aan memo’s/nota’s voor deze naar het MT, directie of het bestuur gaan;
• Verbindingen leggen tussen de organisatie en de cluster en ervoor zorgen dat de samenwerking soepel en effectief verloopt;
• Coördineren en tijdig (laten) opstellen van voortgangsrapportages, werkplannen, informatie(beheer)plannen, opleidingsplannen, inkoopplannen, etc.
• Het bewaken van de actieplannen die uit voorgaande werkplannen voorkomen

De kern van jouw functie als Procesmanager
Deze rol ziet primair op onze deelneming in Schiphol Area Development Company (SADC). De procesmanager verbonden partij SADC is verantwoordelijk voor voorbereiding van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA’s) voor de gemandateerde aanwezigen (directeur en/of wethouder) in de AVA’s van SADC, President, Schiphol Trade Park, Polanen Park en de stuurgroep Schiphol Logistics Park. De procesmanager kan verbanden leggen tussen issues op verschillende niveaus, heeft actuele kennis van de verbonden partij en weet de juiste personen bij SADC en in de gemeente te vinden en te binden.

Taken:

• Ondersteuning clustermanagers G&V en F&A bij voorbereiden AVA’s;
• Opstellen B&W nota’s, annotaties en memo’s over SADC onderwerpen;
• Processen opstellen en monitoren naar bestuurlijke besluitvorming en behandeling AVA’s;
• Informeren, coördineren en zo nodig aansturen van interne medewerkers die vanuit hun publieke of private rol betrokken zijn bij de diverse entiteiten die onder SADC NV vallen;
• Implementatie aanbevelingen voor een betere governance.

De functie bestaat uit 2 onderdelen die met elkaar verweven zijn en die zeer goed naast elkaar uitgevoerd kunnen worden (de verdeling is ongeveer 50/50).  Aansturing van de procesmanagersrol vindt momenteel plaats onder verantwoordelijkheid van de clustermanager Grond- en Vastgoedzaken. Mogelijkerwijs gaat dit op termijn vanuit een ander(e) cluster(manager) plaats vinden. Dit zou ook kunnen betekenen dat jouw focus dan verschuift naar een andere programma-/procesrol in het fysiek domein (bijvoorbeeld onderwijshuisvesting of anderszins). In die keuze weegt jouw stem dan uiteraard mee. Daarbij telt waar jij sterk in bent en energie van krijgt.

We doen het samen!

Cluster Grond- en Vastgoedzaken is verantwoordelijk voor het gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid. We adviseren bij de voorbereiding en uitvoering van ruimtelijke en investeringsprojecten. In het cluster zijn alle taakvelden rondom grond en vastgoed op het gebied van beleid, (project)advisering, verwerving, uitgifte en beheer samengebracht. 

Binnen ons cluster zijn er twee teams, team Grondzaken en team Vastgoedzaken. Binnen team grondzaken werken planeconomen, projectadviseurs op het gebied van samenwerkingsconstructies en contractvorming en uitgifte juristen. In het team Vastgoedzaken zit portefeuillemanagement, assetmanagement, juridisch beheer, propertymanagement, technisch beheer en (financieel) administratieve ondersteuning. We adviseren, ontwikkelen, verwerven en beheren vastgoed of stoten dit af. Dit doen wij proactief.

Maak het verschil

Bij Gemeente Haarlemmermeer zet jij je dagelijks in voor ruim 150.000 inwoners. Met jouw expertise, ambitie en energie kun je dus écht het verschil maken. Dat doe je samen met meer dan 1.200 collega’s. Bij Haarlemmermeer vind je stedelijke dynamiek én een dorps karakter. Daartussen vind je prachtige natuur, rijke historie en landbouwgrond. Dat betekent dat je in je werk in aanraking komt met allerlei onderwerpen, belangen en uitdagingen. De komende jaren blijft Haarlemmermeer sterk groeien en ook onze maatschappij staat niet stil. Er is dus genoeg te doen waarbij we jouw kennis, daadkracht en visie goed kunnen gebruiken. Kom jij met ons in beweging en daag je ons uit met jouw frisse blik?  

Dit krijg je van ons

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.
• Een salaris tussen de € 4.447 en € 6.103 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.
• Werken waar en wanneer je wilt en flexibele begin en eindtijden, afhankelijk van je functie. Ondersteund met een telefoon en laptop, ook afhankelijk van je functie.
• Professionele groei met onze opleidingsacademie Bouw aan Jezelf, loopbaancoaching en Het Goede Gesprek.
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops voor ouders met jonge kinderen en veel meer.
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud).

Dit zoeken we in jou

Je hebt affiniteit met verbonden partijen en gebiedsontwikkeling. Interesse in of bekendheid met maatschappelijk vastgoed en/of onderwijshuisvesting is een pré. Je beschikt over zeer goede communicatieve vaardigheden. Je bent een merkbare verbinder die  snel een netwerk van relevante stakeholders (o.a. directie- en bestuursadviseurs) weet op te bouwen binnen de organisatie en je bent ook nog goed digivaardig;

De competenties die bij deze functies horen zijn:
 

• analytisch,
• adviesvaardig,
• accuraat,
• flexibel,
• stressbestendig,
• organisatie- en politiek sensitief.

Naast de bovengenoemde competenties, vinden wij het belangrijk dat je:

• beschikt over op de functiegerichte HBO of WO opleiding. Bijvoorbeeld bedrijfskundig;
• minimaal 5 jaar werkervaring in een bestuurskundige en/of management ondersteunde rol binnen een gemeente;
• kennis en ervaring met lean of vergelijkbare methodieken is een pré

Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je

Upload je motivatie – waarin je aangeeft wat jou inspireert in deze functie – en je cv uiterlijk 7 augustus 2022 via het sollicitatieformulier.

Meer weten over deze vacature?

Neem contact op met Frank Voigt, clustermanager Grond- en Vastgoedzaken, via 06 48459137 of via . Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Amber van Voorst, Corporate Recruiter, via 06-43196070 of amber.van.voorst@haarlemmermeer.nl

Procedure

In augustus vinden de gesprekken plaats. Bij voorkeur begin je in september maar uiterlijk 1 oktober.