Directiesecretaresse Klant & Service in Amsterdam Sloterdijk

Beschrijving

Werken met Zinhoud
Werken bij UWV is meer dan werk. Je zoekt altijd verdieping in je vak. Tegelijkertijd wil je ook bijdragen aan iets dat groter is dan jezelf. Zinvol werk plús inhoudelijke uitdaging. Die twee bij elkaar opgeteld noemen we werk met zinhoud. Dat is precies wat wij je te bieden hebben.

Voor de divisie Klant en Service (K&S) zijn wij op zoek naar een directiesecretaresse, met ervaring in een vergelijkbare functie en in de ondersteuning van een directeur, hoofd van een afdeling of bijvoorbeeld een CEO/CFO. Deze ervaring maakt dat jij onze directeur in staat stelt snel en efficiënt te werken en resultaten te behalen.

Als directiesecretaresse werk jij niet alleen proactief en denk je vooruit; je biedt daarnaast uiteraard ook de administratieve en secretariële ondersteuning aan de directie van de divisie Klant & Service binnen UWV. Het is jouw verantwoordelijkheid de directeur optimaal te faciliteren en te anticiperen op de behoeften. En hoewel jouw functie vrij zelfstandig is, werk je wel samen met de andere directiesecretaresse en de afdelingssecretaresses.

Samengevat voer je de volgende werkzaamheden uit:

• voorbereiden van vergaderingen door agenda’s op te stellen, te notuleren bij vergaderingen en te zorgen dat de directeur voor elk overleg beschikt over de juiste vergaderstukken. Desgewenst achteraan gaan voor de tijdige aanlevering actiepunten;
• beheren van de agenda en te zorgen voor een prioriteitenstelling in afstemming met de directeur;
• beheren van de mailbox van de directeur en op basis daarvan de nodige acties uitzetten;
• zelfstandig correspondentie afhandelen waarbij je de prioriteiten en de planning nooit uit het oog verliest;
• verrichten van ondersteunende administratieve werkzaamheden, zoals de personeelsadministratie, archivering en het regelen van interne en externe vergaderlocaties.

Als directiesecretaresse fungeer als een representatief eerste aanspreekpunt voor collega’s en interne en externe klanten. Je begrijpt de klantvraag van de directeur en vertaalt deze in concrete uitvoerbare acties. Om je werk goed uit te kunnen voeren, bezit je de volgende kwaliteiten:

• minimaal een mbo-/hbo-diploma. Je hebt bij voorkeur met succes een secretaresseopleiding voltooid;
• aantoonbaar ruime werkervaring als directiesecretaresse, Personal Assistant of Management Assistant. Ervaring als secretaresse of office manager op een afdeling is helaas voor deze functie niet voldoende;
• daarnaast kan je goed omgaan met computerprogramma’s als Outlook, Word, SharePoint en PowerPoint en weet jij jouw weg snel te vinden in diverse andere programma’s;
• ervaring binnen een complexe, overheidsorganisatie is een pré;
• je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.

• je werkt zelfstandig en zoekt gemakkelijk de verbinding met anderen;
• jouw assertiviteit en daadkracht maken dat je niet afwacht op wat gaat komen;
• je bent dienstverlenend, klantgericht en betrokken. Daarnaast stel jij heldere prioriteiten, zodat jij jouw werk goed georganiseerd en inzichtelijk houdt;
• je bent organisatiesensitief en weet goed om te gaan met gevoelige informatie.

Werken bij UWV betekent niet alleen werken aan zinhoud, maar ook aandacht voor de ontwikkeling van jezelf als professional. Daarnaast bieden wij een goede werk-privé balans en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Verder kun je het volgende van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris tussen € 1.894,56 en € 3.296,99 bruto (bij een 38-urige werkweek);
• een 13e maand;
• een goede pensioenvoorziening;
• aantrekkelijke studiemogelijkheden;
• een werkplek die goed te bereiken is met het ov;
• een (gedeeltelijke) reiskostenvergoeding;
• een baan voor 36 – 38 uur, waarbij we starten met een jaarcontract. Mocht van beide kanten de samenwerking goed bevallen, dan kijken wij graag uit naar een langer dienstverband.

Werken binnen Klant & Service
De divisie Klant & Service werkt er iedere dag aan om cliënten een persoonlijke en waardevolle dienstverlening te bieden. Klant & Service bestaat uit 1.500+ medewerkers en is verantwoordelijk voor alle communicatie met cliënten van het UWV via digitale kanalen en telefoon. De cliënt kiest het kanaal.

De afdeling bestaat uit circa 13 professionals en bestaat uit de volgende twee onderdelen: (1) Directieondersteuning en (2) Interne communicatie. De Directieondersteuning bestaat uit de volgende functies: directieadviseurs, directiesecretaresses en de directiesecretaris.
 

Wij verzoeken u uitsluitend via de sollicitatielink te solliciteren.

Deadline
Past deze functie goed bij jouw ambitie en profiel? Dan kijken wij uit naar jouw reactie. Vergeet niet jouw cv en concrete motivatiebrief mee te sturen.

AVG
Vanwege de privacy wetgeving verzoeken wij je uitsluitend via de sollicitatiebutton op onze website te solliciteren.

Vragen over de functie
Meer weten over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Laura Hekman, Directieadviseur, via laura.hekman@uwv.nl.

Vragen over het proces
Heb je meer informatie nodig over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Emily Brouwer, HR adviseur, via

Selectieprocedure
De vacature staat open tot en met 26 juni 2022. De selectie van de kandidaten is doorlopend.
Bij voldoende geschikte reacties wordt deze vacature mogelijk eerder van de website verwijderd.

De volgende onderdelen kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure; referenties navragen (daartoe zal eerst toestemming van je worden gevraagd) en het raadplegen van open digitale bronnen als sociale media en internet. Ook kan gevraagd worden om originele diploma’s te tonen.
Medewerkers die nieuw bij UWV in dienst treden wordt gevraagd om een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en het afleggen van de UWV-ambtseed.
Tijdens de selectieprocedure word je hierover nader geïnformeerd.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
 

Is dit niet de baan die je zoekt? Bekijk dan:

Extra informatie

Status

Inactief

Plaats

Amsterdam Sloterdijk

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)