Rayonsecretaris WERKbedrijf in Utrecht

Beschrijving

De Rayonsecretaris biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de Rayonmanager en het Rayonmanagement zodanig dat het management zich vooral op de inhoudelijke zaken kan richten.
Het is een spilfunctie waar continue een beroep op je wordt gedaan. Er komen veel ad hoc verzoeken binnen, wat betekent dat je verantwoordelijk bent om hierin constant prioriteiten te stellen.
Hoewel klantgerichtheid een hoge prioriteit heeft, is de Rayonsecretaris vooral degene die de Rayonmanager in staat stelt snel en efficiënt te werken. Het is jouw verantwoordelijkheid om de Rayonmanager hierin optimaal te faciliteren.
Je hebt veelvuldig klantcontact intern bij UWV op alle niveaus en met externe partijen, zoals Gemeenten (wethouders, Hoofden Werk & Inkomen en Economische zaken, beleidsmedewerkers e.d.), kennisinstellingen, werkge-vers, werkgevers- en brancheorganisaties, re-integratiebedrijven, uitzendbureaus, Cliëntenraden, arbodienst, IWI, pers e.d. Je werkt nauw samen met de rayonmanager, de secretaresses die de operationeel managers ondersteunen, de operationeel managers, de HRM-businesspartner, de HRM-adviseur en de regionaal beleidsadviseur.

De kerntaken van de Rayonsecretaris zijn:
• Fungeren als intermediair tussen Rayonmanager en anderen (intern en extern);
• Het vervullen van een signaalfunctie naar de Rayonmanager en andere managers met betrekking tot wat er in de organisatie leeft;
• Uitvoeren van secretariële en administratieve zaken als agendabeheer, mailboxbeheer van de Rayonmana-ger;
• Plannen, voorbereiden en notuleren vergaderingen;
• Verzamelen, bundelen en verspreiden van managementinformatie en weekberichten;
• Afhandeling van facturen, doen van bestellingen;
• Zelfstandig voeren van (vertrouwelijke) correspondentie namens de Rayonmanager;
• Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen;
• Bewaken planning van (project)activiteiten en de voorgang van acties;
• Afhandelen van spoedeisende routinematige zaken en het afhandelen van vragen, het nemen van beslis-singen en nabespreken hiervan met verantwoordelijken;
• Vervullen van de vraagbaakfunctie voor interne en externe contacten van de Rayonmanager.                    
• Stroomlijnen informatie en deze doorzetten naar de medewerkers.

Je bent zelfstandig, assertief en daadkrachtig en je hebt een dienst-verlenende, klantgerichte, proactieve en betrokken instelling. Je krijgt energie van samenwerken en je bent in staat om een goede samenwerking vorm te geven. Je kunt zorgvuldig formuleren in notulen en mondelinge communicatie. Je houdt van aanpakken, bent flexibel, praktisch en weet goed en op het juiste moment prioriteiten te stellen. Je hebt geen van 9 tot 5 mentaliteit, bent sociaal, attent en representatief. Je beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift. Je kan snel goed ingevoerd worden in de functie en het is je verantwoordelijkheid op de hoogte te zijn van de materie waarmee de Rayonmanager, het management en het team zich bezig houdt. Je kunt zelfstandig en snel de onder jouw verantwoording vallende werkzaamheden oppakken en verbetert werkprocessen waar nodig.
Functie-eisen:
•          MBO+ werk- en denkniveau;
•          Afgeronde secretaresse opleiding;
•          Ruime aantoonbare werkervaring als secretaresse;
•          Kunnen omgaan met geautomatiseerde (UWV) systemen en
 uitgebreide kennis van Outlook;
•          Kennis van de UWV-organisatie en globale kennis van de werkinhoudelijke zaken van het UWV;
•          Kennis van de positie van UWV Werkbedrijf in de keten.

Naast de algemene UWV kerncompetenties die voor elke medewerker gelden (samenwerken, klantgerichtheid en resultaatgerichtheid) beschik je over de volgende competenties:

•          Plannen & Organiseren
•          Initiatief
•          Integriteit
•          Organisatie Sensitiviteit
•           Kwaliteitsgerichtheid

UWV biedt naast een uitdagende baan uitstekende arbeidsvoorwaarden, zoals een goed salaris, een dertiende maand, een keuzeplan arbeidsvoorwaarden, een goede pensioenvoorziening en aantrekkelijke regelingen voor opleiding en ontwikkeling.

Minimum aantal uren per week: 32
Maximaal aantal uren per week: 38

Minimumsalaris € 1894
Maximumsalaris € 3296

Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur
 

Je bent werkzaam bij het UWV WERKbedrijf. De werkzoekenden-dienstverlening blijft samen met de werkgeversdienstverlening - conform de missie van het WERKbedrijf - vraag en aanbod bij elkaar brengen. De werkgeversdienstverlening heeft tot taak het transparant maken van de aanbodkant, zodat de werkgeverskant een goede match tot stand kan brengen. De werkzoekendendienstverlening heeft als taak de klant zo te ondersteunen dat hij optimaal in staat is een plek te vinden op de arbeidsmarkt.
UWV WERKbedrijf bestaat uit 20 rayons. Een rayon is een zelfstandige eenheid binnen de divisie WERKbedrijf met aan het hoofd een rayonmanager als eindverantwoordelijke voor het rayon. De rayonmanager legt direct verantwoording af aan de directeur Uitvoering. De rayonmanager wordt bij zijn werkzaamheden o.a. direct ondersteunt door de rayonsecretaris.

Wij verzoeken u uitsluitend via de sollicitatielink te solliciteren.

Meer informatie over de vacature bij:
Beatrijs Wijnberg, Rayonmanager
beatrijs.wijnberg@uwv.nl

Meer informatie over de sollicitatie bij:
Warsha Debidien, HR Adviseur
warsha.debidien@uwv.nl 

De vacature staat open tot en met 5 mei 2022. 
Bij voldoende geschikte reacties wordt deze vacature mogelijk eerder van de website verwijderd.

Ter informatie:
De volgende onderdelen kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure; referenties navragen (daartoe zal eerst toestemming van je worden gevraagd) en het raadplegen van open digitale bronnen als sociale media en internet. Ook kan gevraagd worden om originele diploma’s te tonen.
Medewerkers die nieuw bij UWV in dienst treden wordt gevraagd om een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en het afleggen van de UWV-ambtseed. Tijdens de selectieprocedure word je hierover nader geïnformeerd.

 

Is dit niet de baan die je zoekt? Bekijk dan:

Extra informatie

Status

Inactief

Plaats

Utrecht

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)