Allround Recordmedewerker in Zaandam

Zorg jij graag voor betrouwbare, duurzame en toegankelijke overheidsinformatie? Als Record medewerker ben je bezig met digitaal dossierbeheer. Je voert kwaliteitscontroles uit op registratie, toepassen van wet- en regelgeving en gemaakte werkafspraken. Ook kom je met verbetervoorstellen om de kwaliteit van de informatie te verhogen.  

Je hebt contact met collega’s van andere afdelingen over de juiste verwerking van informatie in de systemen. Je onderzoekt, stelt vragen en geeft uitleg om helderheid te geven bij verzoeken en problemen van klanten. Je stemt af en koppelt terug met de Recordmanager en de betreffende afdelingen als het gaat om bevindingen m.b.t. kwaliteit van registraties en archivering. Jouw focus ligt op digitaal dossierbeheer en de kwaliteit daarvan.

Wat ga jij doen?

• Scan- en registratiewerkzaamheden
• Archiefwerkzaamheden
• Dossier- en registratiecontroles
• Vernietigen en overbrengen van dossiers
• Beschikbaar stellen van dossiers naar aanleiding van in- of externe informatieverzoeken
• Informatieaanvragen toetsen aan geldende wetgeving op gebied van bijv. de openbaarheid

Van vernieuwen en veranderen krijg je energie en jouw enthousiasme over ontwikkeling werkt aanstekelijk! Je kunt goed communiceren. Als geen ander kan je feitelijke informatie zowel mondeling als schriftelijk begrijpelijk en helder overbrengen. Je kunt schakelen tussen hoofd- en bijzaken en weet de juiste verbindingen te leggen.
Je plant, organiseert en bewaakt de voortgang van de eigen werkzaamheden. Je voelt je verantwoordelijk voor het op orde brengen van het informatiebeheer van de gemeente Zaanstad. Je bent pro actief, je wacht niet af maar gaat zelf ook achter bepaalde zaken aan als het werk daarom vraagt. Vanzelfsprekend voer jij jouw werkzaamheden heel zorgvuldig en geordend uit.

Wat heb je nog meer in huis?

• Afgeronde MBO opleiding op het gebied van archief- en informatiemanagement (of bereid deze te volgen)
• Ervaring binnen het vakgebied
• Kennis van de Archiefwet- en regelgeving, De VNG-selectielijst en basale kennis van de AVG en WOB /WOO

Gemeente Zaanstad is een fijne werkgever. Je gaat werken met gedreven, enthousiaste collega’s. Je hebt inhoudelijk belangrijk werk én een geweldige werkplek. Verder bieden wij:

• Een baan voor 32 tot 36 uur per week
• Een salaris tussen de €2581 en €3732 bruto per maand (schaal 8 o.b.v. 36 uur per week). Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring. Inschaling in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Individueel Keuzebudget van 17,05% van je bruto jaarsalaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering)
• Wij werken flexibel: gedeeltelijk op ons spraakmakende Stadhuis in Zaandam en deels vanuit huis. Wij kennen een thuiswerkvergoeding van netto €2,- per dag in 2022. Wij kennen een tegemoetkoming in reiskosten op basis van OV en de mogelijkheid om overige reiskosten fiscaal uit te ruilen.
• Meer weten over onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk het overzicht op:  

Met ruim 155.000 inwoners behoort Zaanstad tot de 20 grootste gemeenten van Nederland. Wij zijn zowel regionaal als landelijk een relevante speler. Werken bij Zaanstad is werken in een inspirerende omgeving. Zaanstad daagt je uit! Om het beste uit jezelf te halen, om te groeien. Ga jij die uitdaging aan?
 
De afdeling en het team
De vraag van bewoners en bedrijven staat bij gemeente Zaanstad centraal. Collega’s van de sector Externe Dienstverlening zijn het eerste contact met de inwoners voor verzoeken en aanvragen. De afdeling DIV (Documentaire Informatievoorziening) is onderdeel van deze sector. De afdeling is sterk in ontwikkeling, met als doel:  een toekomstbestendige inrichting en goede informatiehuishouding.
Met de implementatie van Recordmanagement op de afdeling verandert het werkterrein.  Registreren en archiveren breiden we uit en vervangen we door adviseren, controleren en kwaliteitsbewaking.

De collega’s binnen Recordmanagement zijn verantwoordelijk voor het identificeren, klasseren, archiveren, bewaren en vernietigen van records in een digitale omgeving. Dit binnen de kaders van de geldende wetgeving.