Project- en managementassistent in Utrecht

We zoeken een project- en managementassistent pur sang. Als ervaren managementassistent ben je een echte duizendpoot en ondersteun en organiseer je in de breedste zin van het woord. Je maakt onderdeel uit van het Office Management van de Staf Bedrijfsvoering & Strategie (SBS).  Dit betekent dat je:

• Meedraait als assistent en procesondersteuner in project DUS (plannen, organiseren, agendaverzoeken, IBABS, Teams en verslaglegging);
• De programmadirecteur ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied;
• Een professionele dienstverlening aanbiedt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning;
• Met plezier de complexe agenda’s en volle mailboxen beheert en in staat bent om in te schatten wat wel en minder belangrijk is in de agenda’s en mailboxen en daarover helder communiceert;
• Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
• De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;
• Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van de programmadirecteur;
• Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
• Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;
• Je werkt samen en in nauw overleg met de Directiesecretaris DUS.

Jij bent lid van een team van ongeveer 20 assistenten van de Staf Bedrijfsvoering & Strategie (SBS). Jullie dragen met elkaar de verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van het management als geheel, waarbij ieder ook een eigen vast team vormt met de “eigen” manager(s) en collega’s vervangt bij afwezigheid. Je werkt als team samen aan de doorontwikkeling van het team.

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer en een inhoudelijk interessante baan in één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Dit doe je door datgene waar je goed in bent in te zetten.
Onderstaand vind je ons aanbod

• Een 32 tot 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €2.521 en €3.645 op basis van 36 uur (schaal 8). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging van nog 1 jaar.
• Uitstekende verlofregelingen.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen, vakantiegeld, eindejaarsuitkering, alles eens per jaar laten uitbetalen.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en diverse cursussen en trainingen.
• Kijk hier voor een overzicht van alle overige , zoals reiskostenvergoeding. Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten.

Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig, dit gecombineerd met een flinke dosis politieke sensitiviteit. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je herkent jezelf in onderstaand profiel:

• Je bent in het bezit van een afgeronde relevante opleiding op tenminste mbo plus niveau;
• Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring als managementassistent van een (concern)manager;
• Je hebt recente ervaring met de werkwijze van een grote gemeentelijke organisatie, het lokale bestuur en/of in een andere politiek georiënteerde omgeving;
• Je bent bekend met de systemen die gebruikt worden of kunt deze je snel eigen maken (zoals Office, Teams, Ibabs, Zaaksysteem, Digiplaza).

Vakantieverlof neem je zoveel mogelijk op tijdens de (bestuurlijke) recesperioden die grotendeels parallel lopen met de schoolvakanties.

Binnen het team is een weekbezetting afgesproken die ervan uitgaat dat je in elk geval op vrijdag werkt. Bij voorkeur spreid je je werkuren over 5 werkdagen; de invulling is bespreekbaar.

Enthousiast geworden om als Project- en Managementassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct maar uiterlijk op 27 februari. Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Charlotte Teuben, Directiesecretaris, 06 - 23 86 30 68. Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Mieke van der Vlis, Recruiter, 06 - 48 19 23 32.

De gesprekken worden gepland in de week van 7 t/m 11 maart.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.