Secretaresse / Projectondersteuner in Zaandam

Lijkt het jou een uitdaging om als secretaresse / projectondersteuner het programmateam PACT Poelenburg Peldersveld te ondersteunen? Ben je een ervaren ondersteuner die waarde hecht aan het nakomen van afspraken, nauwkeurigheid en tijdigheid? Dan zijn wij op zoek naar jou!

In deze afwisselende functie houd jij je onder andere bezig met het:

• aanbrengen van overzicht en prioritering in de agenda’s van de programma managers. Je zorgt voor een evenwichtige verdeling van afspraken binnen de agenda’s;
• ondersteunen van de managers bij de voorbereiding van overleggen en bijeenkomsten. Je zorgt voor complete en tijdige aanlevering van de stukken, notuleert indien nodig en bewaakt acties;
• uitvoeren van overige (administratieve) taken zoals het organiseren van bijeenkomsten, updaten van online kanalen en het afhandelen van e-mail, post en telefoongesprekken.

Wij zijn op zoek naar een ervaren integere secretaresse, die sensitief is en met een sterk dienstverlenend karakter. Je hebt een open en energieke uitstraling. Ook ben je een gedreven doorpakker. Je bent een teamspeler en beschikt over een gezonde dosis humor en relativeringsvermogen. Je bent zelf aanspreekbaar op je gedrag en je functioneren en je geeft anderen op prettige en duidelijke wijze feedback. Daarnaast ben jij secuur zonder afbreuk te doen aan je snelheid en juiste prioriteit en verstaat de kunst van het schakelen tussen diverse deeltaken, dit zonder het overzicht te verliezen.

Verder beschik je over:

• een opleiding voor secretaresse/management assistent op minimaal mbo niveau 4 en ruime recente ervaring in soortgelijke functies;
• het vermogen om te plannen en organiseren;
• een uitstekende kennis van Nederlands in woord en geschrift. Je bent in staat zelf mails, brieven of communicatieberichten op te stellen aan de hand van een aantal steekwoorden;
• digitale vaardigheden vooral als het gaat om Outlook en Word. Verder heb je kennis van Excel, Power Point en Teams.

• een salaris tussen €2.255,- en €3.301,- bruto per maand (o.b.v. 36 uur per week, schaal 7). Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring;
• een dienstverband van 24 uur per week, dit voor de duur van een jaar met de intentie deze bij wederzijdse tevredenheid daarna om te zetten naar een vast dienstverband;
• individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto jaarsalaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering);
• uitstekende bereikbaarheid per openbaar vervoer. Het stadhuis ligt direct naast het station Zaandam;
• een reiskostenvergoeding op basis van fiscale uitruil. Als je met het OV reist ontvang je daarnaast een netto tegemoetkoming;
• een thuiswerkvergoeding van €2 netto per dag.

Met ruim 155.000 inwoners behoort Zaanstad tot de 20 grootste gemeenten van Nederland en is, zowel regionaal als landelijk, een relevante speler. Werken bij Zaanstad is uitdagend, afwisselend. Zaanstad heeft de ideale schaalgrootte: groot genoeg voor een interessant en uitdagend takenpakket, maar compact genoeg om input te kunnen leveren en het verschil te maken. Onze cultuur is informeel en de lijnen zijn kort.

De afdeling en het team
Je bent toegankelijk, gastvrij en je werkt zelfstandig. Je ondersteunt 2 programma managers van het programma , dat later kan uitgroeien naar PACT Zaandam Oost. Daarnaast ondersteun je een aantal opgavemanagers o.g.v. agendabeheer. De sfeer is collegiaal en er is ruimte voor persoonlijke aandacht.

Als secretaresse/ projectondersteuner maak je deel uit van het team Management secretariaat van BMO (bestuur- en managementondersteuning) maar ben je gedetacheerd bij het programma PACT Poelenburg Peldersveld.