Helaas, deze vacature is niet actief.

Managementassistent Officemanagement in Utrecht

Beschrijving

Als Managementassistent werk je bij het organisatieonderdeel Werk en Inkomen binnen het team Officemanagement. Binnen dit team zijn 7 medewerkers elke dag druk bezig om verschillende teams te ondersteunen met secretariële en administratieve werkzaamheden.

Het Officemanagement, onderdeel van het team Beleid- en Kwaliteitsontwikkeling binnen de afdeling Werk en Inkomen, is op zoek naar een collegiale duizendpoot waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een zeer hectische en dynamische omgeving. De werkzaamheden zijn divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden.

Omdat je werkzaam bent in een team is het belangrijk dat jij ook goed kan samenwerken.

Concreet overzicht van jouw werkzaamheden:

  • Voorbereiden en notuleren van het MT-overleg;
  • Voorbereiden van het 2- wekelijkse Staf overleg met de wethouder;
  • Het beheren van de mailbox(en);
  • Het maken van afspraken, zowel intern als extern;
  • Organiseren van bijeenkomsten en reserveren van vergaderzalen;
  • Het oppakken van HRM-ondersteunende taken voor de afdeling zoals zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
  • Ondersteuning bieden bij werving en selectie zoals o.a. inplannen sollicitatiegesprekken;
  • Publiceren van de benodigde vergaderstukken in IBABS;
  • Overige administratieve taken die aan de orde komen o.a. (grote) mailingen;
  • Je bent, wanneer nodig, de vervanger van je collega’s binnen het Officemanagement bij verlof en ziekte.

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante job met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden en een uitdagende set verantwoordelijkheden.

  • Een 32-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €2.170 en €3.176 op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
  • Periode van 6 maanden met uitzicht op verlenging n.a.v. de ontwikkelingen binnen W&I;
  • Uitstekende verlofregelingen;
  • Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen, vakantiegeld, eindejaarsuitkering of alles eens per jaar laten uitbetalen;
  • Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling zoals diverse cursussen en trainingen;
  • Kijk voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding. Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten.

Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig en je combineert dit met een flinke dosis politieke sensitiviteit. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je herkent jezelf in onderstaand profiel:

  • Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op mbo-plus niveau. Daarnaast heb je minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving, gemeentelijke werkervaring is een pre;
  • Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten (Outlook) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
  • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Je kunt op zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega’s en klanten communiceren;
  • Je beschikt over goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden op zowel bestuurlijk-, management -en uitvoerend niveau;
  • Pro activiteit, flexibiliteit, vasthoudendheid en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie;
  • Eigen initiatief en een actieve, op samenwerking gerichte opstelling worden gewaardeerd;
  • Je kunt snel schakelen en denkt mee;
  • Werkdagen zijn i.v.m. de bezetting maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.

Je zult misschien nog bij ons starten in Corona-tijd. Als dat zo is, dan betekent dat een extra complexiteit in het leren kennen van je collega’s en het voldoende zicht houden op je taken. Bij Gemeente Utrecht gelden kaders zoals door de Rijksoverheid vastgesteld: we werken thuis, voor bijeenkomsten met een specifiek karakter worden incidentele uitzonderingen gemaakt. Deze context stelt bijzondere eisen aan je creativiteit om tot voldoende verbinding te komen met je collega’s en partners in de stad.

Enthousiast geworden om als Managementassistent Officemanagement aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct, maar uiterlijk 6 februari 2022. Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Linda Kanaar, Teamleider Officemanagement, 06 48 50 97 19. Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Mieke van der Vlis, Recruiter, 06 48 19 23 32. 

Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek. De eerste gesprekken vinden plaats op 10 februari tussen 13.00 en 17.00 uur. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.

Extra informatie

Status
Inactief
Plaats
Utrecht
Dienstverbanden
Fulltime (startersfunctie)

De Meern | Fulltime (startersfunctie)

Schrijf je nu in!

Wil jij op de hoogte gehouden worden van nieuwe interessante vacatures en altijd binnen 1 muisklik kunnen solliciteren? Schrijf je in als werkzoekende!

DIRECT INSCHRIJVEN

We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.