Bestuurssecretaresse in Zaandam

Wil jij het verschil maken voor het college van gemeente Zaanstad? Vind je het leuk om orde te brengen in een actieve omgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als we het hebben over onze ideale bestuurssecretaresse dan is dat een professional met secretariële ervaring en een dienstverlenend karakter. Je vindt het leuk om in een drukke omgeving rust te bewaren en prioriteiten te stellen. Elke dag is namelijk écht anders. De hoofdtaak die je hebt is het ontlasten van de wethouder(s) op administratief vlak.

Dit ga je doen:

• je brengt overzicht aan in de complexe agenda van de wethouder(s) door de juiste prioriteiten te stellen. Je zorgt ervoor dat de planning in balans is als het gaat om tijd voor vergaderingen, voorbereiding en het onderhouden van (in- en externe) relaties;
• je ondersteunt de wethouder(s) bij de voorbereiding van overleggen en college vergaderingen. Je kunt daarbij denken aan het zorgdragen voor de tijdige aanlevering van stukken en het bewaken daarvan.
• je plant en organiseert vergaderingen, in- en externe (werk)bezoeken en bijeenkomsten;
• je signaleert knel- en verbeterpunten t.a.v. de kwaliteit, toegankelijkheid, aansluiting van informatiestromen en administraties.

Wij zijn op zoek naar een ervaren integere secretaresse, die sensitief is. Je bent een teamspeler die graag samenwerkt binnen een hecht team. Daarnaast ben jij secuur zonder afbreuk te doen aan je snelheid en het stellen van de juiste prioriteiten. Je verstaat de kunst van het schakelen tussen diverse deeltaken, dit zonder het overzicht te verliezen. Je komt te werken in een actieve omgeving. Het is van belang dat je hier op stressbestendige wijze mee om kunt gaan. Je staat sterk in je schoenen, bent aanspreekbaar op je gedrag en je functioneren en je bent in staat anderen op prettige wijze feedback te geven.

Verder beschik je over:

• een opleiding voor secretaresse/management assistent en recente ervaring in soortgelijke functies;
• hbo- werk- en -denkniveau;
• ervaring binnen een overheidsorganisatie;
• een uitstekende kennis van Nederlands in woord en geschrift. Je bent in staat zelf mails, brieven of communicatieberichten op te stellen aan de hand van een aantal steekwoorden;
• digitale vaardigheden vooral als het gaat om Outlook en Word. Verder heb je kennis van Excel, Power Point en Teams.

Zaanstad behoort tot de 15 grootste gemeenten van Nederland. Groot genoeg om interessante projecten te kunnen realiseren en compact genoeg om je snel thuis te voelen. De medewerkers van Zaanstad hebben een hoog ambitie niveau en zijn betrokken bij hun omgeving. Het stadhuis in het spraakmakende centrum van Zaandam ondersteunt “het nieuwe werken” met moderne faciliteiten.

Samen met je collega-secretaresses vorm je een toegankelijk, gastvrij en zelfstandig werkend team. Met elkaar zien jullie toe op een continue ondersteuning van de wethouders, burgemeester en de gemeentesecretaris en vangen jullie de pieken in werkzaamheden op. De sfeer is collegiaal, er is ruimte voor persoonlijke aandacht en tegelijk wordt er door jullie hard gewerkt aan het gezamenlijke doel.