Secretaresse Service & Contact in Bergschenhoek

Schaal 7 | + 19,25% IKB | 24 uur per week

Je neemt de verantwoording voor de administratieve processen ter ondersteuning van team Service en Contact. Je plant vergaderingen, bijeenkomsten en sociale activiteiten. Hierbij verzorg je ook de voorbereiding en afstemming. Eén van deze vergaderingen is het maandelijks portefeuillehouder overleg tussen de wethouder, domeindirecteur en teammanager. In samenwerking met de collega’s van het domeinsecretariaat samenleving verzorg je de agenda, verspreiden van de stukken en administratieve verwerking.

Hiernaast bestaan jouw werkzaamheden onder meer uit:

• Je staat collega’s te woord bij alle voorkomende vragen m.b.t. het team service en contact;
• Je stelt agenda’s op bij vergaderingen, actiepuntlijsten en verzorgt de administratieve opvolging hiervan; en
• Je werkt aan de diverse zaken ter ondersteuning van het team, zoals het maken van opdrachtbevestigingen, ondersteunen bij verkiezingen, het coderen van facturen, aanvragen van pasjes voor toezichthouders, verlofrooster maken, kantoorbenodigdheden bestellen en drukwerk verzorgen.

Voor het team Service en Contact staan de inwoners en ondernemers van Lansingerland centraal. Wij verbeteren de service, denken in oplossingen en zorgen ervoor dat inwoners, ondernemers en instellingen zich geholpen voelen. We leggen het uit als iets bijvoorbeeld niet mogelijk is en kijken samen hoe het wél kan. In het team Service en Contact werken wij met clusters om de kwaliteit van de dienstverlening steeds verder te verbeteren. De uitdagingen liggen op het terrein van het verder ontwikkelen en nog beter maken van onze dienstverlening in samenwerking met collega’s en onze inwoners. Wij gaan voor prima dienstverlening!

Jij werkt alert en geconcentreerd. In je veelzijdige werkzaamheden blijf je kritisch en alert op je eigen uitvoering hiervan. Mochten zaken wringen, wacht je niet af en stap je uit eigen beweging erop af. Je weet ook vol te houden om gestelde doelen te behalen. Indien je vastloopt, wissel je van aanpak, invalshoek en gedragsstijl om het gewenste resultaat te halen. Hierin bewaak je het overzicht en plaats je jouw werkzaamheden in de juiste volgorde en tijd, zodat de administratie tijdig en juist verloopt. Je beschermt vertrouwelijke informatie en deelt deze alleen aan anderen indien deze daar werkelijk recht op hebben. Uiteraard houd je oog voor een kwalitatieve dienstverlening en correcte afhandeling van zaken.

Voor deze rol kom je in een leuk team te werken waarvoor we het volgende aan jou vragen:

• Je beschikt over een succesvol voltooide MBO-4 opleiding;
• Je hebt aantoonbare ervaring als secretaresse of in een ondersteunende functie; en
• Je hebt ervaring met het werken met diverse systemen om informatie te verzamelen en te verwerken.

Voor jouw harde werk ter ondersteuning van onze organisatie willen wij jou graag passend belonen. Wij bieden jou dan ook de volgende arbeidsvoorwaarden:

• Je salaris bedraagt maximaal € 3.176,- o.b.v. 36 uur per week, afhankelijk van opleiding en werkervaring conform schaal 7;
• Je bouwt een pensioen op via het pensioenfonds ABP;
• Je ontvangt een individueel keuzebudget van 19,25% van jouw jaarsalaris dat je naar eigen inzicht kan inzetten, zoals extra salaris, vakantiedagen en/of opleidingen;
• Je krijgt vanuit de organisatie een ruim aanbod in cursus- en opleidingsmogelijkheden;
• Je wordt onderdeel van een leuk en dienstverlenend team.

Maatwerk, uitdaging en ontwikkeling zijn kernwoorden in ons personeelsbeleid. Past deze uitdaging bij jou als persoon en zie jij raakvlakken met jouw eigen ervaring en hetgeen wij vragen, reageer dan direct!

Heb je nog vragen over de functie of de afdeling dan kun je contact opnemen met Marianne Luesken, Teammanager Service en Contact. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure dan kun je terecht bij Robin van den Oosten (06 13 99 54 65) Corporate Recruiter.

Interesse? Reageer via de sollicitatiebutton! Reageer snel! De uiterlijke reactie datum is zondag 11 december ‘21.

De eerste sollicitatiegesprekken staan gepland voor 16 december 2021.