Managementassistent Grond en Vastgoedzaken Contactpersoon sollicitatieContactpersoon vacature in Hoofddorp

Managementassistent Grond- en Vastgoedzaken

(28 uur – schaal 8 – max €3.591,- – tijdelijk met uitzicht op vast)

Ben jij een kei in plannen en organiseren en weet jij het overzicht te bewaren?

Gemeente Haarlemmermeer - te Hoofddorp – zoekt een managementassistent die genoeg heeft aan een half woord en altijd een stap vooruit denkt.

Jouw rol als managementassistent

Als managementassistent ben jij de constante factor binnen het managementteam van cluster Grond- en Vastgoedzaken dat bestaat uit een clustermanager en twee teammanagers. Je bent de spin in het web voor de medewerkers van het cluster en hebt een signalerende en vertrouwensfunctie.

Je houdt je op hoofdlijnen bezig met de volgende werkzaamheden:

• Je draagt zorg voor (complex) agendabeheer en de (digitale) bereikbaarheid van het secretariaat;
• Je beheert de binnenkomende e-mail en post en bewaakt de voortgang en afhandeling (ook in Verseon) hiervan;
• Je bereidt diverse overleggen voor, je notuleert, bewaakt de actielijst, zorgt voor het uitnodigen en het infomeren van deelnemers;
• Je wordt ingezet op diverse projecten voor organisatorische ondersteuning;
• Je houdt diverse overzichten bij en zorgt voor de nodige managementinformatie;
• Je organiseert bijeenkomsten met in- en externen, heidagen, enzovoort;
• Je attendeert de managers op prioriteiten in de agenda en mail;
• Je bent waar mogelijk eerste aanspreekpunt en ambassadeur voor allerhande (facilitaire) zaken zoals bijvoorbeeld bij een verhuizing, introductie nieuw systeem, het nieuwe werken etc.;
• Je stemt met je collega managementassistent een logische werkverdeling af maar zorgt er wel voor dat wederzijdse vervanging altijd mogelijk is;
• Bij tijdelijke afwezigheid van de clustersecretaris vervanging van (deel van) de werkzaamheden.

Waar ga je werken?

Het cluster bestaat uit de Staf, team Grondzaken en team Vastgoedzaken. Cluster Grond- en Vastgoedzaken is verantwoordelijk voor het gemeentelijk grond- en vastgoedbeleid. De sfeer in het cluster is informeel en laagdrempelig. Team Grondzaken bestaat uit planeconomen, projectadviseurs op het gebied van samenwerkingsconstructies en contractvorming en uitgifte juristen (circa 16 FTE). Het team is verantwoordelijk voor strategische beleidsontwikkeling op de eigen terreinen. Team Vastgoedzaken bestaat uit 19 FTE en is verantwoordelijk voor het vastgoedbeheer. Vastgoed behelst de volgende vakgebieden: portefeuillemanagement, assetmanagement, accountmanagement, juridisch en technisch beheer en (financieel) administratief beheer. Onderwijshuisvesting en onderwijshuisvestingsbeleid is ook belegd bij team Vastgoedzaken.

Wat neem je mee?

Als managementassistent vinden wij het belangrijk dat je beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Je bent accuraat, secuur en kan snel schakelen. Verder vinden we het belangrijk dat je zelfstandig bent en pro-actief. Daarnaast ben je kritisch en in staat  managers tegengas te geven, indien nodig. Tot slot weet je welke werkzaamheden op jou en je managers afkomen en je kunt hier flexibel mee omgaan.

Naast de competenties die hierboven vermeld staan, vinden wij het belangrijk dat:

• Je beschikt over MBO+ werk- en denkniveau;
• Je minimaal 5 jaar ervaring hebt met secretariële, administratieve en/of ondersteunende werkzaamheden;
• Je uitstekende kennis hebt van het MS Office pakket, met name SharePoint, MS Teams en Outlook en weet daar goed mee om te gaan;
• Ervaring met I-Babs is een pre;
• Je bent vaardig met diverse systemen en kunt nieuwe technieken overdragen in het cluster;

• Je bent assertief en hebt gevoel voor humor;
• Je beschikbaar bent op de werkdagen maandag tot en met donderdag.

Wat wij bieden

• Een salaris op basis van schaal 8 afhankelijk van jouw kennis en ervaring. Schaal 8 bedraagt minimaal € 2.484,- en maximaal € 3.591, - op basis van een 36-urige werkweek;
• Het betreft een dienstverband van 28 uur per week;
• Individueel Keuze Budget van 17,05% van je bruto jaarsalaris die je zelf beheert om bijvoorbeeld te laten uitbetalen of extra vakantiedagen mee te kopen; 
• Om je werk te kunnen verrichten wordt een laptop en mobiele telefoon ter beschikking gesteld ook om na de corona periode hybride te kunnen werken; 
• Werkomgeving waarin talenten maximaal worden ontplooid en waar je jouw ambities kunt waarmaken; 
• Doorgroei- en opleidingsmogelijkheden.