Coördinator Personeels- en salarisadministratie (PSA) in Delft

Weet jij hoe een personeels- salarisadministratie werkt, heb je coördinerende ervaring als salarisadministrateur en ben jij als expert een klankbord en een vraagbaak voor dit onderdeel van team HR? Lees dan hoe je jouw kennis en ervaring kunt gebruiken voor deze uitdagende functie.

Je rol

Als coördinator/senior medewerker van onze personeels- en salarisadministratie zorg jij samen met 6 collega's dat ons E-HRM systeem werkt zoals het moet: de informatie is up-to-date, de rapportages zijn relevant en de maandelijkse salarissen en vergoedingen worden correct en op tijd betaald. Het werken aan goede service- en dienstverlening voor het management en de X aantal medewerkers is voor jou een vanzelfsprekendheid.

Op dit moment is het team PSA, onder andere door de toenemende digitalisering en automatisering, in ontwikkeling en werken wij verder aan kwaliteit, basis op orde en onze klantgerichtheid. Jij ziet deze veranderingen en ambities als kansen voor jou, team PSA en afdeling HR en gaat met deze doorontwikkeling aan de slag. Je doet frequent verbetervoorstellen ten aanzien van taakverdeling, inrichting van processen en controlesystemen: omdat jij altijd op zoek bent naar hoe het nog beter kan. Ook ben je een klankbord en vraagbaak voor het team als specialist op salarisgebied, daarom is het voor ons van belang dat je veel kennis en ervaring hebt op dit vlak én contactgericht bent.

Je weet de doelstellingen van de afdeling samen met jouw collega's te vertalen naar haalbare en zichtbare resultaten. Daarnaast zorg je voor meer verbinding tussen team PSA en de rest van afdeling HR, maar ook intern met afdeling Financiën, Informatievoorziening en de Frontoffice. Je bent een stevige gesprekspartner en weet team PSA en afdeling HR goed op de kaart te zetten.

Je bent sparringpartner voor het optimaliseren van processen binnen ons E-HRM systeem YouForce en hebt hierin de rol van Key-user. Daarnaast draag jij bij aan het ontwikkelen en verstrekken van eenvoudige managementrapportages. Door jouw kennis en ervaring weet je verbetervoorstellen aan te dragen met betrekking tot de inrichting van de personeels- en salarisadministratie. Je bent op de hoogte van relevante wet- en regelgeving, analyseert en doorgrondt deze, vertaalt deze naar de inrichting van onze systemen en weet deze op juiste wijze te implementeren binnen de organisatie. Je vindt het belangrijk dat interne kennis wordt overgedragen, nieuwe collega's goed worden ingewerkt en draagt zorg voor het begeleiden/opleiden van je collega's.

Dit ga jij doen:

• Dagelijkse inhoudelijke aansturing van en klankbord voor de personeels- en salarisadministrateurs binnen de afdeling HR, met het doel de basis bij de salarisadministratie doorlopend op orde te brengen en te houden.
• Maandelijks verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige betaling van salarissen en vergoedingen aan medewerkers van de gemeente, aangifte van loonbelasting, (pensioen)afdrachten en boekhoudkundige afsluiting.
• Invullen van de rol van Key-user binnen ons E-HRM systeem YouForce en het inrichten en doorlopend optimaliseren van systemen en processen.
• Rapporteren en adviseren aan het hoofd HR over:
• noodzakelijke maatregelen voor structurele verbetering van beheer en onderhoud van de salarisadministratie, met inbegrip van verbetervoorstellen voor de taaktoedeling en taakverdeling, functioneel/applicatie beheer, administratieve inrichting van de systemen inclusief controlesystemen, procesinrichting van YouForce en opstellen van rapportages.

Functie-eisen

Je profiel

Je bent een aanpakker die de hele keten overziet, het overzicht bewaart, kritisch is en proactief meedenkt met de organisatie. Je kunt plannen en prioriteren en houdt het teambelang daarbij in het oog. Je bent leergierig ingesteld, integer en collegiaal. Je draagt je kennis graag over aan anderen en bent in staat om technische ingewikkeldheden op een eenvoudige wijze over te brengen naar de medewerkers van de personeels- en salarisadministratie. Je zet jouw proactieve houding in om knelpunten te signaleren en denkt op een oplossingsgerichte wijze mee over verbeteringen/procesoptimalisatie. Een teamspeler met visie, die op een resultaatgerichte en gestructureerde wijze opereert.

Andere eisen

• Minimaal een afgeronde opleiding:
• Mbo niveau 4 opleiding gecombineerd met hbo werk- en denkniveau gericht op salarisverwerking of
• Hbo met stevige achtergrond in payroll (bv. VPS)
• Minimaal Praktijkdiploma Loonadministratie en vakopleiding Payroll Services
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als coördinator/senior salarisadministrateur, waarvan ook bij de overheid
• Kennis en ervaring van systemen en software om zelfstandig aanpassingen te kunnen verrichten in het systeem
• Kennis en ervaring met procesoptimalisatie in E-HRM systemen en de rol van Key-user
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift
• Aantoonbare coachende en coördinerende kwaliteiten, liefst in een veranderende omgeving
• Kritische en onafhankelijke werkhouding
• Een mensenkenner die kan verbinden, toegankelijk en benaderbaar is
• Kennis van systeem en software van Visma Raet en TOPdesk is een pre
• Kennis van de huidige wet- en regelgeving is een pre
• Kennis van CAO Gemeenten is een pre.

Arbeidsvoorwaarden

Ons aanbod

Je salaris is, afhankelijk van opleiding en ervaring, maximaal € 4.494,- bruto bij een 36-urige werkweek (schaal 10). Het betreft een functie voor 32 tot 36 uur per week.

Door het Individueel Keuze Budget heb je maandelijks de beschikking over een deel van je vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Je kunt een bedrag laten uitbetalen of o.a. gebruiken voor de aanschaf van een fiets of het kopen van bovenwettelijk verlof. Het ouderschapsverlof wordt gedeeltelijk door ons betaald.

Tot slot: op dit moment werken wij voornamelijk vanuit huis. Als de maatregelen als gevolg van Corona-virus het weer toelaten werk je in ons moderne en duurzame kantoorgebouw boven station Delft. Gemakkelijk per openbaar vervoer te bereiken en midden in de binnenstad. De werktijden zijn flexibel en de gemeente faciliteert jou bij een zo goed mogelijk een comfortabele en veilige (thuis)werkplek in te richten.