Officemanager directiesecretariaat OCW in Den Haag

Weet jij als officemanager wat er speelt, verdeel jij het werk en ontzorg jij het directieteam? Dan zoeken wij jou! Lees verder voor informatie.

Wat ga je doen?

Je bent ‘de spin in het web’ en ondersteunt de directieleden van de dienst, in een complexe omgeving met politiek-bestuurlijke gevoeligheden met diverse inhoudelijke aspecten. In deze veelzijdige functie heb je daarnaast een rol in de functionele aansturing en coaching van collega’s. Je weet de directe collega’s en leidinggevenden te ontzorgen. Daarnaast ben je goed in staat om verwachtingen te managen.

Je hebt ‘voelsprieten’ zodat je weet wat er leeft. Je kunt meedenken en signaleren en informeren naar management en directie. Je spreekt collega’s aan en stelt prioriteiten. Je staat stevig in je schoenen, bent behulpzaam, weet snel om te schakelen van de ene taak naar andere en je kunt goed improviseren. Bij je werkzaamheden weet je de hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden. Je werkt graag in een veranderende omgeving en je blijft actief op de hoogte van actualiteiten en ontwikkelingen in jouw vakgebied.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit, het werk verdelen, het verzorgen van correspondentie, telefoonafhandeling, agendabeheer voor zes directieleden, het verwerken van inkomende post, archiveren, het ontvangen van bezoekers, het notuleren van overleggen en organiseren van vergaderingen.
 
Wat vragen wij?
De hectiek van de activiteiten binnen deze functie vraagt om een vriendelijke doch stevige persoonlijkheid met een groot probleemoplossend en organisatorisch vermogen en een flexibele instelling. Je ziet wat er gedaan moet worden en zorgt dat dit geregeld wordt. Je kunt snel schakelen en weet verwachtingen te managen. De collega's binnen het team werken zelfstandig. Je brengt rust in het secretariaatsteam, daar waar nodig coach je. Als coach ben je zacht op de relatie en hard op de inhoud. Je hebt hbo werk- en denkniveau en jouw mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden zijn uitstekend.

Competenties
Aanpassingsvermogen, drukbestendigheid, gewetensvolheid, klantgerichtheid, nauwkeurigheid, organisatiesensitiviteit, plannen en organiseren, leidinggeven, prestatiemotivatie, samenwerken
 
Wie zijn wij?
De tijdelijke werkorganisatie Ondersteuning & Kwaliteit (O&K) ondersteunt uitvoering en beleid bij het realiseren van een hoge kwaliteit van dienstverlening voor de stad. . Daarnaast houdt O&K zich bezig met de ondersteuning van de directie van de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW). Deze ondersteuning wordt binnen het cluster Directiebureau vormgegeven door het directiesecretariaat, de medewerkers bestuurlijke stukkenstromen, de integriteitscoördinator, privacyoffice en de directiesecretarissen.

De dienst OCW is een veelzijdige en dynamische dienst, stevig verankerd in alle onderdelen van de Haagse samenleving. De dienst OCW is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en het realiseren van activiteiten op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, jeugd, welzijn en gezondheidszorg. De uitvoeringsorganisaties GGD Haaglanden en Veilig Thuis Haaglanden, die werken voor de negen gemeenten in Haaglanden, zijn ook een onderdeel van OCW.
 
Wat bieden wij?
Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt in “de dienst draaiende houden” en inhoudelijk de ruimte krijgt om mee te denken. Je gaat werken in een enthousiast, hardwerkend team. Verder kun je rekenen op:

• een salaris van minimaal € 2.484,- en maximaal € 3.591,- bruto per maand op basis van een volledige (36-urige) werkweek (schaal 8);
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden, eventueel met proeftijd. Bij goed functioneren is er mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Heb je bij de gemeente Den Haag een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in dat geval zal je als gevolg van een regorganisatieproces bij O&K in eerste instantie naar ons worden gedetacheerd.
• een 36-urige werkweek, met de mogelijkheid om maximaal 4 uur per week compensatieverlof op te bouwen.

Ook kun je rekenen op een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket, zoals:

• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• opname in het ABP-pensioenfonds;
• een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
• een individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop jouw salaris wat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld: extra verlof, salaris of lidmaatschap van de sportschool gevestigd in het Stadhuis.