Managementassistent Handhavingsorganisatie in Den Haag

Bij de Handhavingsorganisatie (HHO) van de gemeente Den Haag verloopt een dag zelden zoals van tevoren gedacht. En er zijn 1000-en-1 dingen nodig om de operationele afdelingen te faciliteren; een planning, goed opgeleide medewerkers, auto's, scooters, e-bikes, kleding, huisvesting, drukwerk, kantoorbenodigdheden et cetera. De afdeling Bedrijfsondersteuning regelt dit en zorgt dat alles goed verloopt. Dit maakt de afdeling een dynamische en regelmatig hectische omgeving.

Als managementassistent sta je midden in die hectiek en zorg je samen met je collega’s voor een perfect verloop van de (drukke) dag van de managers. Is plannen en organiseren jouw sterkste kant, raak jij niet in de stress van binnenkomende mails, vragende collega’s en een piepende telefoon, maar stel je koelbloedig prioriteiten en werk je je lijst stoïcijns af? Ben je bovenal een gemotiveerde teamspeler met een open-minded uitstraling? Reageer dan op deze vacature en dan word jij misschien onze nieuwe collega!

Wat ga je doen?

Je bereidt vergaderingen en besprekingen voor waarbij je agendapunten verzamelt en najaagt, faciliteiten regelt, de agenda opstelt en stukken verspreidt. Het is jouw taak om te notuleren, actie- en besluitenlijsten op te maken en de opvolging van de acties nauwlettend in de gaten te houden. In jouw rol behoud je overzicht van alle afspraken, voortvloeiende uit de diverse overleggen.

Je ondersteunt één of meer managers in hun dagelijkse werk en zorgt dat de dag voor de manager zo soepel mogelijk verloopt. Je beheert hun agenda en bereidt overleggen voor. Hiervoor verzorg je onder meer de uitnodigingen, reserveer je ruimten/faciliteiten en verzamel en verspreid je relevante stukken. Je bent de spin in het web die de dossiers van jouw manager(s) procesmatig beheert en op die manier signalerend en anticiperend jouw manager ondersteunt en faciliteert.

Binnen het cluster Bedrijfsvoering doe je zowel secretariële werkzaamheden als andere administratieve taken van verschillende aard. Dat maakt je werk erg afwisselend en uitdagend, want er gebeurt veel bij de Handhavingsorganisatie. Ook inkomende en uitgaande (papieren en digitale) stukken en post handel je af. Daarnaast verricht je binnen het cluster samen met je collega’s diverse administratieve werkzaamheden ten behoeve van de operationele uitvoering bij andere afdelingen van de Handhavingsorganisatie zoals de verwerking van processen-verbaal en andere documentatie. Je verwerkt ook inkomende en uitgaande bestuurlijke post, offertes en facturen. 

Je hebt een belangrijke representatieve functie, want je onderhoudt contacten die van belang zijn voor de afdeling en je verstrekt informatie (telefonisch en schriftelijk) aan de in- en externe relaties. Tenslotte houd je de manager scherp door te attenderen op bijzondere spoedeisende zaken en bewaak je de doorlooptijden.

Wat vragen wij?

Voor deze ontzettend leuke plek zoeken wij een frisse collega die stevig in de schoenen staat en zin heeft om bij de HHO aan de gang te gaan. Je pakt het werk op voordat jouw manager er al maar naar heeft gekeken. Zoals die mail van de wethouder die niet mag blijven liggen omdat jouw manager de hele dag in overleg zit. Daar mag een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen niet bij ontbreken.

De hectiek van de activiteiten in deze functie vraagt om een vriendelijke en tegelijkertijd ook assertieve persoonlijkheid met een groot ad hoc probleemoplossend/organisatorisch vermogen en flexibele instelling. Je kunt snel schakelen en weet verwachtingen te managen.

Om deze functie goed te kunnen vervullen heb je minimaal een afgeronde MBO opleiding (niveau 4) binnen het vakgebied en relevante, aantoonbare secretariële ervaring (minimaal 3 jaar werkervaring). Samenwerken in een team past goed bij jou, maar je werkt ook gemakkelijk zelfstandig. Dat komt ook goed uit bij de combinatie van het werken vanuit huis en het werken met jouw collega’s op kantoor.

Jouw mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden zijn uitstekend. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en je gaat nauwkeurig te werk. Je hebt gebruikerskennis van de diverse Microsoft-applicaties (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Wat bieden wij?

Naast deze afwisselende baan in een professioneel maar gezellig team en in de unieke omgeving van de handhaving, bieden wij jou, afhankelijk van je achtergrond en (werk)ervaring:

• een salaris van minimaal € 2.170,- en maximaal € 3.176,- bruto per maand op basis van een volledige (36-urige) werkweek (schaal 7);
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met eventueel een proeftijd. Bij goed functioneren is er mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Heb je bij de gemeente Den Haag een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of heb je recht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in verband met de ketenbepaling, dan behoud je je arbeidsrecht;
• een 36-urige werkweek.

Daarnaast hebben we voor jou een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket, zoals:

• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• opname in het ABP-pensioenfonds;
• een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
• een individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of lidmaatschap van de sportschool in het Stadhuis.