Voor de afdeling DCO zijn wij op zoek naar een management ondersteuner. Heb jij minimaal 1 jaar ervaring? Lees snel verder!
Waar ga je aan de slag?
Bij de directie Communicatie kom je terecht in een prettige werkomgeving. Geen dag is hetzelfde en daarom zijn de eigenschappen flexibiliteit en stressbestendigheid voor jou dan ook vanzelfsprekend.
Wat ga je doen?
Allereerst beheer en bewaak je de agenda van één van de MT-leden. Je maakt en plant afspraken, je weet hierbij prioriteiten te stellen op basis van belang en urgentie en eventuele knelpunten signaleer jij op tijd.
Je verzamelt de vergaderstukken en indien nodig maak je een dossier aan of zet je de stukken in iBabs.
Je zal de binnenkomende telefoontjes, e-mail en post handel je klantvriendelijk af. Je organiseert en beheert verder de documentenstroom via het digitale systeem Marjolein en controleert de uitgaande correspondentie. Verder weet je de weg binnen de organisatie snel eigen te maken, want je bent de vraagbaak voor onze collega’s.
Naast de secretariële werkzaamheden behoren ook bedrijfsvoeringstaken tot het werkpakket van de managementondersteuners:
- De rol van ICT-coördinator: het aanvragen van een account tot het bestellen van de benodigde apparatuur;
- De rol van Arbo-contactpersoon: adviserende rol richting medewerkers over de arbo-regels;
- Contactpersoon voor Facilitaire Zaken;
- Ondersteuning voor de financiële functie: checken correctheid van inkoopdossiers, opstellen van overeenkomsten en opdrachtbrieven, contractbeheer externe medewerkers, uitzetten facturen bij medewerkers;
- Autorisatiebeheer van de VWS-systemen;
- Contactpersoon voor parlementaire zaken.
De exacte verdeling van deze taken onder de collega’s wordt nader ingevuld.
Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Klik dan op de knop 'Solliciteer direct!' en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!
Vul in waar je vergelijkbare vacatures zoekt en vergeet je e-mailadres niet!
We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.
