Vacature in Utrecht

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Projectmanagement assistent!

Kies je voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast 40.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 16.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?
   
Wat ga je doen?
Als Projectmanagement assistent bij het project VOSS ben je vooral werkzaam in een tijdelijk magazijn. In dit magazijn worden door het projectteam VOSS, de nieuwe radio’s ontvangen, behandeld en verstrekt aan de eindgebruikers.
De hoofdtaak is dus ervoor te zorgen dat het de werkzaamheden in het magazijn goed verlopen.

Daarnaast houd je je bezig met het opzetten, bewaken en functioneren van het projectarchief, door:

• het inboeken van alle officiële inkomende en uitgaande (commercieel en/of politiek gevoelige) correspondentie, zoals brieven, e-mails en faxen;
• het opslaan van de relevante (commercieel en/of politiek gevoelige) projectdocumentatie;
• het bewaken en archiveren van alle project gerelateerde (commercieel en/of politiek gevoelige) documenten;
• het initieel inrichten en actualiseren van de (elektronische) projectarchieven van de projecten van de betreffende Projectleiders;
• het bewaken van de projectdatabase;
• het voorbereiden en uitvoeren van de overdracht van (afgesloten) projectdossiers aan het semi-statisch archief.

Ook verleen je administratieve ondersteuning aan de projectleiders en de overige projectteamleden, door:

• het bijhouden en bewaken van de agenda's van de betreffende Projectleiders en het zo nodig tijdig attenderen op afspraken;
• het beschouwen van de inkomende poststukken en ze (in voorkomend geval) voorzien van een leesadvies;
• het bewaken van de afdoening van uitgaande post;
• het op aanwijzing concipiëren van uitgaande correspondentie;
• het zo nodig laten vertalen van concepten van in- en uitgaande correspondentie in het Frans, Duits of Engels door een vertaalbureau;
• het administratief en facilitair voorbereiden en afhandelen van (binnen- en buitenlandse) dienstreizen en daarmee samenhangende activiteiten zoals aanvragen dienstvervoer, hotelreserveringen, vliegtickets, huurauto's, Navo-reiswijzer, request for visit, dienstreisaanvraag documenten;
• het op aanwijzing van de Projectleider afhandelen van uitgaande telefoongesprekken;
• het aanvragen van facilitaire benodigdheden, zoals meubilair en kantoorbenodigdheden etc.

Andere ondersteunde werkzaamheden m.b.t. (internationale) vergaderingen verricht je, door:

• het treffen van alle nodige voorbereidingen van vergaderingen die worden voorgezeten door één van de betreffende Projectleiders;
• het op aanwijzing opstellen en het hierna verspreiden/verzenden van de agenda van deze vergadering;
• het notuleren van de vergadering, het concipiëren en op aanwijzing corrigeren van het vergaderverslag en het verzenden hiervan;
• het initieel opstellen en bijwerken van de actiepuntenlijst en het verzenden hiervan;
• het bespreken van de vergaderruimte met de benodigde faciliteiten (koffie/thee, lunch, beamer etc);
• het ontvangen en begeleiden van bezoekers;
• het verzorgen van accommodatie en vervoer t.b.v. buitenlandse gasten.

Wat vragen we? 
Ben jij de projectmanagement assistent waar wij naar op zoek zijn? Dan zien wij graag het volgende terug:

• MBO-niveau
• Kennis van en ervaring met SAP;
• Kennis van er ervaring met crypto-middelen
• Competenties: zelfstandigheid, klantgerichtheid, nauwkeurigheid en kunnen werken in een team.

Naast het bovengenoemde ben je bereid om de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen.

Salarisniveau schaal 6
Minimum salaris: €2.000 bruto per maand
Maximum salaris: €2.900 bruto per maand
Contractduur Proeftijd van 2 jaar, met de intentie hierna om te zetten in een vaste aanstelling.
Aantal uren per week 38
Plaats Amersfoort/Woonplaats, Utrecht

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Defensie Materieel Organisatie
De DMO ondersteunt de verschillende krijgsmachtonderdelen bij de aan- en verkoop van materiaal, instandhouding, logistiek en IT-dienstverlening. Denk daarbij aan aanschaf en instandhouding van onderzeeboten, vliegtuigen en landvoertuigen, maar ook het aanleveren van brandstof, munitie en kleding.

Waar ga je werken?
Standplaats: Bernhardkazerne in Amersfoort.

De directie Projecten en de afdeling Projectmanagement
De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling Projectenmanagement en Bedrijfsvoering van de directie Projecten van de DMO.

Projecten heeft tot doel het uitvoeren van de materieelinvesteringsprojecten en het zorgdragen voor een projectmatige afstoting van (wapen)systemen. De sectie Projectondersteuning levert algemene ondersteuning aan de projectleiders, met name de Projectleiders DMP-projecten, en ondersteuning in de bedrijfsvoering. De sectie Projectondersteuning, bestaat uit een sectiehoofd, medewerkers projectondersteuning en projectmanagementassistenten. 

Je gaat aan de slag in een team van 4 tot 6 personen en legt verantworoding af aan de (Plv) Projectleider VOSS.

• Deze vacature wordt zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid, krijgen interne kandidaten de voorkeur.
• Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt of beschikt over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA), tenzij je afkomstig bent uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Je bent bereid om de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen.