Vacature in Den Haag

Wat jij gaat doen in deze uitdagende functie? De minister van Defensie ondersteunen! In Den Haag heb jij als secretarieel medewerker / managementondersteuner te maken met vaak complexe onderwerpen die ambtelijk en politiek gevoelig liggen. Bij het Bureau Secretaris-generaal speel jij dan ook een belangrijke rol.

Of je een gevarieerde functie hebt? Nou en of! Het ene moment ben je druk met organisatorische werkzaamheden, om even later te werken aan secretariële of administratieve taken. Daarmee ondersteun je het management en/of de medewerkers van een organisatie-eenheid of project. Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van en administratieve ondersteuning bij verschillende onderwerpen.

In jouw baan heb je te maken met een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid. Je coördineert complexe informatiestromen, stelt managementinformatie samen en zorgt ervoor dat processen en procedures op elkaar afgestemd zijn. Om dat te realiseren, onderhoud je de nodige contacten. Jij bent als het ware de buffer tussen de interne organisatie en externe omgeving. Dat betekent dat je verbanden legt, prioriteiten stelt, belangen inschat en consequenties afweegt met het oog op de politieke en maatschappelijke afbreukrisico’s.

• Je hebt hbo-niveau en hebt met succes een secretariële hbo-opleiding afgerond.
• Je hebt ervaring in een soortgelijke functie en ruime ervaring met bedrijfsvoeringregels en -procedures en administratieve regels.
• Je hebt ervaring en affiniteit met Defensie en de partnerorganisaties of relaties met wie we veel samenwerken.
• Je hebt kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
• Je hebt inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen.
• Je hebt ruime kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden.
• Je hebt kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken.
• Je beheerst de Microsoft Office-programma's zoals Word, Excel en PowerPoint en bent handig met kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen.
• Je hebt inzicht in de ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, en de bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen.
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands.
• Je bent integer, hebt een proactieve en flexibele houding, en kunt goed samenwerken.
• Je kunt je werk goed plannen en organiseren, bent klantgericht en investeert graag in je eigen ontwikkeling.
• Je bent sterk in een rol als buffer tussen politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau en derden (externe en buitenlandse relaties).
• Je bent vaardig in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie.
• Je bent goed in secretarieel en administratief beheer, het coördineren van complexe informatiestromen en processen.

Salarisniveau schaal 9
Minimum salaris: €2.900 bruto per maand
Maximum salaris: €4.000 bruto per maand
Contractduur Het betreft een tijdelijk functie voor 3 jaar met einddatum 1-7-2024
Aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en de Defensie Materieel Organisatie.

Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en de Defensie Materieel Organisatie lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft ongeveer 58.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 1.500 burgers en militairen.

Het Bureau Secretaris-generaal ondersteunt en adviseert de politieke en ambtelijke leiding. We coördineren alles wat hiervoor relevant is, inclusief de stukkenstroom en de overlegorganen waaraan de politieke en ambtelijke leiding deelneemt. Ook zijn we verantwoordelijk voor de bewaking van de kwaliteit en de tijdigheid van aangeleverde stukken. We zorgen voor adequate afstemming binnen het departement en bewaken de voortgang. Verder onderhouden we contacten met de Tweede Kamer en met andere departementen.

• Heb je nog niet het juiste veiligheidsscreeningsniveau, houd er dan rekening mee dat een veiligheidsonderzoek deel uitmaakt van de selectieprocedure.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• De vacature wordt zowel in- als extern gepubliceerd. We kijken eerst naar geschikte interne kandidaten. Vinden we geen goede kandidaat, dan breiden we de selectie uit naar externe kandidaten.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de gedragscode Defensie. Meer informatie over onze Gedragscode vind je op .
• Het gaat om een tijdelijk functie tot en met 1 juli 2024.