Directiesecretaresse in Zaandam

Lijkt het jou een uitdaging om als directiesecretaresse onze directeuren zo veel mogelijk proactief te ontlasten? In deze afwisselende functie houd jij je onder andere bezig met:

• Overzicht en prioritering aanbrengen in de complexe agenda’s. Je ziet toe op een evenwichtige verdeling van tijd voor vergaderingen, voorbereiding en het onderhouden van (in- en externe) relaties.
• Adequaat en proactief ondersteunen van de managers bij de voorbereiding van overleggen, vergaderingen Je zorgt voor complete en tijdige aanlevering van de stukken, notuleert en bewaakt acties.
• Het helpen organiseren en het inplannen van trainingen.
• Plannen en organiseren van vergaderingen en in- en externe (werk)bezoeken en bijeenkomsten.
• Je managet en beheert informatie (post, e-mail, telefoongesprekken, etc.) screent, prioriteert, delegeer en archiveert, verwijst door en handelt af.
• Signaleren van  knel- en verbeterpunten t.a.v. de kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van informatiestromen en administraties en je komt met verbetervoorstellen binnen het eigen werkgebied.

Wij zijn op zoek naar een ervaren integere secretaresse, die sensitief is en met een sterk dienstverlenend karakter. Je hebt een open, energieke en representatieve uitstraling. Ook ben je een gedreven doorpakker en hecht jij grote waarde aan het nakomen van afspraken en aan nauwkeurigheid en tijdigheid (afspraak is afspraak). Je bent een teamplayer en beschikt over een gezonde dosis humor en relativeringsvermogen. Je bent zelf aanspreekbaar op je gedrag en je functioneren en je geeft anderen op prettige en duidelijke wijze feedback. Verder ben jij secuur zonder afbreuk te doen aan je snelheid en juiste prioriteit en verstaat de kunst van het schakelen tussen diverse deeltaken, dit zonder het overzicht te verliezen.
 

• Je hebt een opleiding gevolgd voor (directie) secretaresse/management assistent op minimaal MBO niveau 4 en hebt ruime recente ervaring in soortgelijke functies.
• Je bent goed in het plannen en organiseren en bent deskundig in je vakgebied.
• Je kunt je goed aanpassen in een veranderende omgeving en bent bestand tegen druk.
• Je hebt een uitstekende kennis van Nederlands in woord en geschrift. Je bent in staat zelf mails, brieven of communicatieberichten op te stellen aan de hand van een aantal steekwoorden.
• Je bent een kei in kernachtig notuleren.
• Je bent digitaal zeer vaardig, een kei in Outlook en Word, hebt kennis van Excel en Power Point. Kennis van iBabs, Mozard, Verseon is een pré.
• Je kunt goed overweg met online vergadertools, zoals StarLeaf/ Zoom/ MS Teams
• Flexibiliteit is gewenst om indien nodig in overleg een keer op een andere dag of een ander tijdstip te werken.

Gemeente Zaanstad is een fijne werkgever. Persoonlijke ontwikkeling en een goede werk/privébalans vinden wij belangrijk.  Je gaat werken met gedreven, enthousiaste collega’s, en je hebt afwisselende werkzaamheden. Verder mag je het volgende verwachten:

• Een salaris van maximaal € 3.176,00 bruto per maand (schaal 7 o.b.v. 36 uur per week). Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring. Inschaling in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Een dienstverband van 24 uur per week (verdeeld over 4 dagen á 6 uur) voor de duur van een jaar met de intentie om bij wederzijdse tevredenheid het dienstverband om te zetten naar een vast dienstverband.
• Individueel Keuzebudget van 17,05% van je bruto jaarsalaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering)
  Meer weten over onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk het overzicht op:

Met ruim 155.000 inwoners behoort Zaanstad tot de 20 grootste gemeenten van Nederland en is, zowel regionaal als landelijk, een relevante speler. Werken bij Zaanstad is uitdagend, afwisselend. Zaanstad heeft de ideale schaalgrootte: groot genoeg voor een interessant en uitdagend takenpakket, maar compact genoeg om input te kunnen leveren en het verschil te maken. Onze cultuur is informeel en de lijnen zijn kort.
 
De afdeling en het team
Je bent toegankelijk, gastvrij en je werkt zelfstandig. Je ondersteunt de directeur die de volgende aandachtsgebieden heeft: bedrijfsvoering & interne dienstverlening,  externe dienstverlening en organisatieontwikkeling. Samen met jouw collega’s van het directiesecretariaat zorg je voor een continue ondersteuning van de drie directeuren. De pieken in werkzaamheden vangen jullie gezamenlijk en in goed overleg op. De sfeer is collegiaal en er is ruimte voor persoonlijke aandacht.
 
De directiesecretaresses maken deel uit van het Management secretariaat. De managementsecretaresses zijn decentraal gehuisvest bij de diverse afdelingen van Maatschappelijke Ontwikkeling, Stedelijke Ontwikkeling of bij Bedrijfsvoering & Dienstverlening. Het behoort tot de mogelijkheden dat je rouleert binnen de verschillende afdelingen. Binnen de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO) werken wij zo veel mogelijk digitaal en hiermee papierloos.