Senior Administratie Werk en Inkomen in Utrecht

Introductie Team en afdeling

Administratie Werk en Inkomen (AWI), is een jong team in opbouw. We willen ieder teamlid ontwikkelkansen bieden, én efficiënte werkprocessen inrichten. Daar is onder meer automatisering en digitalisering voor nodig om taakonderdelen die niet langer handmatig hoeven te worden uitgevoerd te vervangen door meer uitdagende bezigheden voor de teamleden. Affiniteit en kennis op automatiseringsvlak is een vereiste vanwege regelmatig overleg met interne partijen op dit vlak.

Het team zal zijn bestaansrecht moeten aantonen. Dat doen wij door middel van meten en rapporteren van prestaties (o.b.v. de vastgestelde prestatie-indicatoren) op het gebied van eigen administratieve dienstverlening, met als doel het verbeteren ervan. We verzorgen en beheren procesbeschrijvingen en werkinstructies van team AWI. We stellen rapportages op van administratieve en we verzorgen en beheren  kanalen voor uitvoering (zaaksysteem, taakapplicaties, mailboxen).

Dit is je werk

Je wordt de senior van een nieuw op te bouwen team Administratie W&I (AWI). Verschillende kleinere administratieve afdelingen worden samengevoegd tot één multifunctioneel administratief team voor de hele afdeling Werk en Inkomen.

Je neemt initiatief ter verbetering van het nieuwe team. Dit geldt zowel voor verbeteringen van de inhoudelijke processen als optimalisatie van het teamgevoel.

Coaching is een belangrijk onderdeel van de functie. Coaching op inhoud, op competenties, op zelfreflectie, maar ook coaching op teamniveau. Verder borg je de kwaliteit van het werk door casuïstiekbespreking of soms door de collega’s van de administratie bij de hand te nemen en te begeleiden in hun werkzaamheden. Hiervoor is het van belang dat je de inhoudelijke werkzaamheden snel meester maakt.

Samen met een andere senior ben je het aanspreekpunt van de AWI, maar ook voor de senioren van alle afdelingen waarvoor de AWI werkzaamheden verricht. Je stelt (de juiste) prioriteiten zowel voor jezelf als voor het team. Je bent medeverantwoordelijk voor de prestaties van de AWI en voor de prestaties en het werkplezier van de individuele teamleden. Je creëert de (rand)voorwaarden waarin de teamleden het beste functioneren. Soms doe je dit op basis van vrijwilligheid, soms doe je dit in een meer begeleidende rol, maar altijd doe je dit met plezier en met vertrouwen in de ander.

Dit bieden we je
We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer en een inhoudelijk interessante baan in één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Dit doe je door datgene waar je goed in bent in te zetten.
Onderstaand vind je ons aanbod

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2.973 en € 4.494 op basis van 36 uur (schaal 10) Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar met een proeftijd van een maand, met de intentie tot omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Uitstekende verlofregelingen
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen, vakantiegeld, eindejaarsuitkering, alles eens per jaar laten uitbetalen.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en diverse cursussen en trainingen.
• Kijk hier voor een overzicht van alle overige , zoals reiskostenvergoeding. Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten.

Dit vragen we van je

Onderstaand vind je een overzicht van onze belangrijkste verwachtingen waarop we je sollicitatie(gesprek) gaan toetsen:

• Je kunt goed communiceren, ongeacht je gesprekspartner. En je kunt goed contact leggen en relaties onderhouden met de teams in de organisatie waarvoor wij werken.
• Je bent een collega met een optimistische en flexibele persoonlijkheid, een omdenker. Je bent in staat om ons te verrassen met een andere kijk op dingen en kunt dat met voorbeelden aantonen. Je gaat een wezenlijke bijdrage leveren aan het verder ontwikkelen en innoveren van het W&I administratieconcept en middelen. Je houdt van verandering en kunt buiten gebaande paden denken;
• Je kunt collega’s motiveren en enthousiasmeren en je coacht de teamleden op het ondernemend zijn en benutten van de professionele ruimte.
• Je bewaakt het afhandelen van administratieve taken en verzoeken voor geheel Werk en Inkomen. Je stuurt bij in afhandeling binnen team AWI en signaleert en rapporteert richting teams en units bij (dreigende) escalaties, zoals bijvoorbeeld bij verstoringen en overschrijding doorlooptijd.
• je kijkt vooruit en kunt inschatten wat je kunt verwachten bij te nemen stappen, en anticipeert hierop. Je kunt snel situaties inschatten en ernaar handelen;

• Je ben goed in het verbeteren van werkprocessen, zonder dat je de grote lijnen uit het oog verliest; Je kunt goed schakelen tussen een groot aantal onderwerpen die je vanuit verschillende niveaus kunt benaderen. Je kunt feiten van gevoel onderscheiden, maar hebt wel oog voor dat laatste;
• Je bent praktisch ingesteld en kunt goed blijven handelen onder een voortdurende druk en vraag, en wijzigende omstandigheden. Je zet doelen om in concrete acties. Je bent duidelijk als duidelijkheid wordt gevraagd. Je bent aanspreekpunt voor medewerkers van team AWI bij operationele vragen of problemen bij het uitvoeren van administratieve werkzaamheden.

Dit is handig om te weten

Voor deze functie vinden wij het belangrijk hoe je op anderen overkomt, dat je makkelijk contact legt en anderen weet te motiveren. We geven je daarom de mogelijkheid om naast je CV te sturen, jezelf te pitchen door middel van een kort filmpje (max 1 minuut). We willen graag horen waarom jij voor deze functie kiest en wat jij kan bijdragen aan het team. Als je liever in een motivatiebrief uitlegt wat jou in deze functie aantrekt, dan kan dat ook. Als je ervoor kiest om een filmpje op te sturen mag je een motivatiebrief achterwege laten, maar we vragen je wel op de plek waar je de motivatiebrief moet toevoegen een Word document met WeTransfer link toe te voegen.

Enthousiast geworden om als senior Administratie W&I aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct, maar uiterlijk 17 januari 2021.

Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Eugene Benning, teamleider AWI, 06 – 20 74 14 18. Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Chawa Verwer, recruiter, 030 – 286 27 98.

In verband met de Corona/Covid-19 maatregelen is het stadskantoor van de Gemeente Utrecht voorlopig gesloten voor bezoekers. We maken zoveel mogelijk gebruik van video bellen voor de sollicitatiegesprekken. Op die manier kunnen we jouw sollicitatie zo goed mogelijk door laten gaan. Als je uitgenodigd wordt voor een gesprek nemen we contact met je op en bespreken we hoe het videogesprek in zijn werk gaat.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!