Directiesecretaresse in Zaandam

Als Directiesecretaresse ben je er op gericht de directeuren zo veel mogelijk te ontlasten. Zo breng jij overzicht aan in de complexe agenda van de directeur en stel je de juiste prioriteiten. Je ziet o.a. toe op een evenwichtige verdeling van tijd voor vergaderingen, voorbereiding en het onderhouden van in- en externe relaties. Een uitdagende functie dus!
 
Daarnaast houd jij je bezig met:

• Het adequaat en proactief ondersteunen van de directeur(en) bij de voorbereiding van overleggen en vergaderingen. Hierbij zorg je voor complete en tijdige aanlevering van de stukken en bewaak je de acties
• Het plannen en organiseren van vergaderingen, in- en externe (werk)bezoeken en bijeenkomsten
• Het managen en beheren van informatie (post, e-mail, telefoongesprekken, social media, etc.). Je screent, prioriteert, delegeert en archiveert, verwijst door en handelt af
• Het signaleren van knel- en verbeterpunten t.a.v. de kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van informatiestromen en administraties en je komt met  verbetervoorstellen binnen het eigen werkgebied.

Jij bent een echte teamplayer en beschikt over een sensitief, stressbestendig en dienstverlenend karakter. Met jouw open, pro-actieve en energieke uitstraling maak je het verschil. Als een echte doorpakker hecht je grote waarde aan het nakomen van afspraken, maar ook aan nauwkeurigheid en tijdigheid (afspraak is afspraak). Je bent secuur zonder afbreuk te doen aan je snelheid en juiste prioriteit en verstaat de kunst van het schakelen tussen diverse deeltaken, zonder het overzicht te verliezen. Je bent zelf aanspreekbaar op je gedrag en je functioneren en je geeft anderen op prettige en duidelijke wijze feedback.
 
Daarnaast breng jij het volgende mee:

• Je beschikt over minimaal een afgeronde en relevante MBO opleiding
• Je beschikt over ruime ervaring in een soortgelijke functie
• Je bent een kei in kernachtig notuleren
• Je kunt goed overweg met online vergadertools, zoals StarLeaf, Zoom, MS Teams
• Flexibiliteit: Wij zoeken per direct een ervaren directiesecretaresse voor 20 uur per week, de uren zijn verdeeld over 4 ochtenden. Flexibiliteit gewenst om indien nodig een keer op een andere dag/tijdstip te werken
• Je hebt een uitstekende kennis van Nederlands in woord en geschrift. Je bent in staat zelf mails, brieven of communicatieberichten op te stellen aan de hand van een aantal steekwoorden.
• Je bent digitaal zeer vaardig, een kei in Outlook en Word, hebt kennis van Excel en Power Point. Kennis van iBabs, Mozard, Verseon is een pré.

Een uitdagende functie bij een goede, ambitieuze werkgever. Persoonlijke ontwikkeling en een goede werk/privébalans vinden wij belangrijk. Daarnaast mag je het volgende verwachten:                 

• Een baan voor 20 uur per week
• Een salaris tussen €2149,- en €3145,- bruto per maand (o.b.v. 36 uur per week, schaal 7). Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring. Inschaling in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto jaarsalaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering)
• Uitstekende bereikbaarheid per openbaar vervoer. Het stadhuis ligt direct naast het station Zaandam. Op basis van fiscale uitruil wordt er tegemoet gekomen in de reiskosten
  Kijk voor een uitgebreid overzicht van onze arbeidsvoorwaarden op:

Werken bij Zaanstad is uitdagend, afwisselend. Je gaat bij ons aan de slag met interessante, complexe vraagstukken, thema’s en breinbrekers. Zaanstad heeft de ideale schaalgrootte: Groot genoeg voor een interessant en uitdagend takenpakket, maar compact genoeg om input te kunnen leveren en het verschil te maken. Onze cultuur is informeel en de lijnen zijn kort. Je zit al snel aan tafel met degenen die de beslissingen nemen. Je mag hier echt wat doen! Als je hier met een onderwerp aan de slag gaat, dan is het ook echt van jou. Je krijgt bij Zaanstad veel ruimte en verantwoordelijkheid.
 
De afdeling en het team
Samen met je 2 collega directiesecretaresses vorm je een toegankelijk, gastvrij en zelfstandig werkend team. Met elkaar zien jullie toe op een continue ondersteuning van de drie directeuren en vangen jullie de pieken in werkzaamheden op. De sfeer is collegiaal, er is ruimte voor persoonlijke aandacht en tegelijk wordt er door jullie hard gewerkt aan het gezamenlijke doel.

De directiesecretaresses maken deel uit van het Management secretariaat: De managementsecretaresses zijn decentraal gehuisvest bij de diverse afdelingen van Maatschappelijke Ontwikkeling, Stedelijke Ontwikkeling of bij Bedrijfsvoering & Dienstverlening. Je bent werkzaam voor directeuren, sectorhoofden en/of afdelingshoofden. Het behoort tot de mogelijkheden dat je rouleert binnen de verschillende afdelingen. Binnen de afdeling BMO werken wij zo veel mogelijk digitaal en hiermee papierloos.