Proces- en kwaliteitsmedewerker in Utrecht

Voor de afdeling Bestuursondersteuning zijn we op zoek naar een snelle en precieze proces- en kwaliteitsmedewerker voor de voorbereiding en afhandeling van besluitvorming in het college van burgemeester & wethouders (B&W) en de directieraad.

De afdeling Bestuursondersteuning maakt onderdeel uit van het Bedrijfsvoering- en Strategie Netwerk van de gemeente Utrecht en bestaat uit zo'n 40 collega's die met elkaar het college van B&W ondersteunen en adviseren. De afdeling werkt - als we niet thuis werken - letterlijk rondom de collegeleden op de 20ste verdieping van het Stadskantoor.

Binnen de afdeling ga je aan de slag bij het team Stafbureau Gemeentesecretaris, je bent met zes andere collega's verantwoordelijk voor correcte agendering, verslaglegging, afhandeling en archivering van de bestuurlijke besluitvorming van het college van B&W. In het team vorm je een duo samen met je directe collega, en werk je nauw samen met de secretaris van het college, de proces- en kwaliteitsadviseurs en de administratieve ondersteuning. Samen met de secretaris van de directieraad verzorg je de procesgang rondom de vergaderingen van de directieraad.

Dit is je werk

Je werkt in het bestuurlijke en democratische hart van de gemeente Utrecht. Je bent het eerste aanspreekpunt, en spin-in-‘t-web, voor praktische zaken rond de bestuurlijke besluitvorming.

Je taken zijn:

• Jij verzorgt de logistiek van agendering en afhandeling van voorstellen aan het college en de directieraad.
• Je regelt het aanbieden van stukken aan raadsleden in de digitale systemen.
• Je adviseert collega's over procesgang van adviezen, brieven en andere stukken voor college en directieraad.
• Je beoordeelt de stukken op volledigheid, leesbaarheid en (algemene) kwaliteit.
• Je bent verantwoordelijk voor praktische zaken rond college- en directieraadvergaderingen (waaronder locatie, logistiek, catering en faciliteren digitale vergaderingen).
• Je hebt informerend en adviserend contact met: medewerkers vanuit allerlei organisatieonderdelen, de bestuursassistenten en bestuursadviseurs, medewerkers van de griffie en incidenteel met de gemeentesecretaris en collegeleden, met name over praktische zaken rond de administratie van het college van B&W.

Het werk rondom bestuurlijke besluitvorming is volop in ontwikkeling. Jij denkt en doet mee!

Dit bieden we je
We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer en een inhoudelijk interessante baan in één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Dit doe je door datgene waar je goed in bent in te zetten.
Onderstaand vind je ons aanbod

• Een 32-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €2.756 en €4.048 op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met de mogelijkheid tot omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bij goed functioneren.
• Uitstekende verlofregelingen
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen, vakantiegeld, eindejaarsuitkering, alles eens per jaar laten uitbetalen.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en diverse cursussen en trainingen.
• Kijk hier voor een overzicht van alle overige , zoals reiskostenvergoeding. Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten.

Dit vragen we van je

Om succesvol te zijn in deze rol is het van belang dat je goed zicht hebt op bestuurlijke verhoudingen en processen in een gemeentelijke organisatie. Door jouw integriteit, je oog voor structuur, relativeringsvermogen en stressbestendigheid creëer je overzicht en ben jij volledig in control. Je houdt van een dynamische omgeving en tegelijk kun je je in een drukke omgeving goed concentreren en bijzonder accuraat werken. Je bent een ‘pietje precies’ en kan goed schakelen tussen de diverse taken: multitasking vind je leuk!

Aanvullend beschik je over:

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• een sterke affiniteit en interesse op het gebied van bestuurlijke besluitvorming;
• kennis van procedures en werkwijzen in een gemeentelijke organisatie en rondom het college van B&W, of je kunt je deze snel eigen maken;
• uitstekende digitale vaardigheid en nieuwsgierigheid naar nieuwe ontwikkelingen op het gebied van digitalisering;
• enthousiasme, een proactieve werkhouding en team spirit.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als Proces- en kwaliteitsmedewerker aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct. Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Richard Vernooij, Coördinator Stafbureau Gemeentesecretaris, 06 – 43 09 48 89. Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met , Recruiter, 06 – 48 19 23 32.

Na de sluitingsdatum laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een kennismaking. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure, net zoals een dagdeel meelopen in de praktijk.

Deze functie leent zich ook uitstekend voor hbo/wo starters die op zoek zijn naar een (kick)start van hun carrière in een politiek-bestuurlijke organisatie.

In verband met de Corona/Covid-19 maatregelen hebben wij onze sollicitatieprocedures aangepast. We maken zoveel mogelijk gebruik van video bellen voor de sollicitatiegesprekken. Op die manier kunnen we jouw sollicitatie zo goed mogelijk door laten gaan. Als je uitgenodigd wordt voor een gesprek nemen we contact met je op en bespreken we hoe het videogesprek in zijn werk gaat.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!