Medewerker Bedrijfsvoering Planning in Utrecht

Beschrijving

Wat ga je doen?

Als Medewerker Bedrijfsvoering Planning voer je organisatorische en coördinerende werkzaamheden uit binnen het Bedrijfsbureau.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Het optreden als intern loket, door:

  • Te fungeren als intern aanspreekpunt voor het Loket HGI (Hoog Gerubriceerde Informatiedragers) en LGI (Laag Gebrubriceerde Informatiedragers);
  • Verantwoordelijk te zijn en de eindcontrole te hebben over alle uitgevoerde aanvragen door het Loket Orderverwerking.

Verwerken van aanvragen tot RfCs/RFI’s/RFCE’s, door:

  • Standaard klantvragen aan te nemen en te verwerken op procedurele wijze (denk hierbij aan intake, analyse, doorsturen, in behandeling nemen en administratieve afhandeling);
  • Het aannemen van opdrachten door deze te selecteren uit het opdrachtensysteem en het er vervolgens voor te fungeren als contactpersoon;
  • Het toetsen van de behoefte van aanvragers aan de gegevens uit het opdrachtensysteem en het vaststellen van de aard van opdrachten;
  • Alle basisgegevens met betrekking tot de opdrachten in het opdrachtensysteem vast te leggen;
  • Een klantaanvraag om te zetten naar een klantorder en naar een RfC.

Verzorgen van de oplevering van de klantopdrachten conform de overeengekomen specificaties en gestelde normen, door:

  • Het geven van terugkoppeling naar de klant over de status van de order (geplande oplevering, vertraging, problemen, etc.);
  • Het geven van terugkoppeling over het feitelijk leveren aan de klant (gebruiker) en/of opdrachtgever.

Het afwerken van administratief uitgevoerde opdrachten en nazorg verrichten, door:

  • De gegevens van uitgevoerde opdrachten in het opdrachtensysteem in te voeren;
  • Opdrachten registreren en uitzetten;
  • De bewaking van de uitgezette opdrachten bij te houden d.m.v. een voortgangscontrolesysteem.

Daarnaast heb je binnen jouw rol als Medewerker Bedrijfsvoering Planning de verantwoordelijkheid om bestaande processen te verbeteren en nieuwe processen in te richten. Om dit te bereiken zal je  op een intensieve samenwerking met de Loketten HGI en LGI aan moeten gaan.

Wie zoeken we

Wat vragen we?

Ben jij de Medewerker Bedrijfsvoering Planning waar wij naar op zoek zijn? Dan zien wij graag het volgende terug:

  • Een afgeronde MBO Opleiding in de richting Bedrijfseconomie of Bedrijfskunde; 
  • Kennis van bedrijfsvoering-ondersteunende systemen, zoals Mail, SAP, ServiceCenter, Bestelportaal en SGABPM;
  • Ervaring met het werken in een proces- en servicegerichte organisatie;
  • Affiniteit met het ICT vakgebied en in het specifiek met HGI (Hoog Gerubriceerde Informatiedragers) en LGI (Laag Gerubriceerde Informatiedragers).

Voor het Bedrijfsbureau zijn wij op zoek naar iemand die het overzicht kan houden, maar ook oog heeft voor detail. Plannen en organiseren is voor jou geen probleem en door jouw sterke sociale en communicatieve vaardigheden gaat samenwerken jou goed af. Daarnaast ben je niet bang om risico’s te nemen en met een hands-on mentaliteit ga jij altijd oplossingsgericht te werk.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau schaal 7
Minimum salaris: €2.300 bruto per maand
Maximum salaris: €3.200 bruto per maand
Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Contractduur 2 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

De organisatie Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 59.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Voor Defensie is het helder: gelijke kansen voor iedereen en een open organisatie waar mensen zich prettig en veilig voelen. We zijn ervan overtuigd dat we met een inclusieve organisatie onze taak, Beschermen wat ons dierbaar is, het beste kunnen uitvoeren en voorbereid zijn op ontwikkelingen in maatschappij en de wereld.
Als het gaat om de afkomst, geloofsovertuiging, sekse of gender van onze militairen en burgermedewerkers willen we zoveel mogelijk een afspiegeling zijn van ons veelzijdige land.

De afdeling JIVC, GIT-Infra

Waar ga je werken?

Standplaats: Kromhout Kazerne in Utrecht

Binnen Defensie zorgt de Defensie Materieel Organisatie (DMO) voor het beste materieel en IT voor de krijgsmacht. DMO is daarmee verantwoordelijk voor de inkoop (wapen)systemen voor de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht en de Koninklijke Marechaussee.

Je gaat aan de slag binnen de afdeling Generieke IT en Infrastructuur (GIT & Infra) vallend onder het Joint IV Center (JIVC) van Defensie. JIVC is een professionele IV/ICT-organisatie, die de defensieonderdelen en andere klanten binnen de overheid faciliteert in het effectief en doelmatig kunnen (blijven) uitvoeren van hun taken.

GIT & Infra is verantwoordelijk voor het leveren van advies, diensten, systemen en applicaties voor de generieke informatietechnologie, in het bijzonder voor de business capability Infrastructuur en generieke IT.
De primaire doelstelling van afdeling GIT&Infra is zorg te dragen voor Business IT Alignement in het generieke IT-domein en de lifecycle van alle IT-infrastructuur voor de generieke IV/ICT-producten uit te voeren. Dit geldt voor zowel standaard als maatwerk IV/ICT-producten en aan klanten conform de afgesproken criteria tijd, geld en kwaliteit. De afdeling GIT&Infra geeft hiermee invulling aan een samenhangende generieke IT en borgt hiermee een generieke informatiehuishouding die aansluit op de bedrijfsvoering van Defensie, welke de gebruiker in staat stelt om optimaal gebruik te maken van de verschillende IV-faciliteiten. 

Bijzonderheden
  • Jouw cv en motivatiebrief dienen uiterlijk 22 november 2020 bij ons binnen te zijn.
  • De selectiegesprekken zullen vooralsnog plaatsvinden in de week van 30 november 2020; mochten hier wijzigingen in optreden in verband met COVID-19 dan kijken we welke alternatieven mogelijk zijn.
  • Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur. Als eerste zal de interne selectieronde gehouden worden.
  • Voor externe kandidaten geldt, afhankelijk van het kennis- en ervaringsniveau, een proeftermijn.
  • Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.   
  • Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
  • Je bent bereid om de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen.
  • Ook heb je de Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden. Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers.

Extra informatie

Status
Open
Plaats
Utrecht
Gepubliceerd op
04-11-2020
Solliciteer direct

Deel deze vacature

We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.