Management Assistent in Utrecht - Kromhoutkazerne, Utrecht

Als Management Assistent ben je verantwoordelijk voor secretariële, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het management en medewerkers van de organisatie eenheid. Je legt verantwoording af aan het Hoofd Bedrijfsbureau over de voortgang en volledigheid van de bovengenoemde werkzaamheden. Daarin ben je vrij om de aanpak te bepalen.

Jouw taken bestaan o.a. uit het beheren en bewaken van de agenda van het management. Daarnaast bedien je de telefoon van de commandant en de chef staf. Dit betekent dat je reguliere vragen en verzoeken correct afhandelt, informatie verstrekt/deelt, zowel van algemene als procedurele aard. Verder bereid je vergaderingen voor, door agenda’s op stellen en op tijd de juiste agendastukken aan te leveren. Ook ben je betrokken bij het organiseren van verschillende bijeenkomsten en recepties. Kortom, een heel uitdagend takenpakket waarbij je alle ballen hoog moet houden!

Opleiding

• Je hebt Havo/MBO werk- en denkniveau
• Je hebt een secretariële opleiding afgerond
• Voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Basisbeheersing (conversatie) van de Engelse taal;

Overige kennis en ervaring:

• Je hebt enkele jaren ervaring als secretaresse
• Je weet zowel in- als extern goede werkrelaties te realiseren
• Voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
• Basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoering procedures;
• Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
• Basiskennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
• Basiskennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
• Inzicht in taak, organisatie en werkwijze van derden als Paresto, Servicebalie en Logistieke eenheid;
• Kennis van secretarieel beheer en reguliere secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
• Kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
• Inzicht in de functionele verhoudingen binnen de organisatie en bekendheid met de aard van de werkzaamheden binnen het aandachtsgebied

Competenties:
Daarnaast herken je jezelf in de volgende competenties; je bent flexibel en toont graag initiatief. Je bent nauwkeurig, houdt van plannen en organiseren en bent resultaatgericht. Daarnaast werk je graag samen. Tot slot ben je integer en organisatiegericht.

Salarisniveau schaal 5
Minimum salaris: €1.900 bruto per maand
Maximum salaris: €2.750 bruto per maand
Dienstverband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht - Kromhoutkazerne, Utrecht

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Waar ga je werken?

De werkzaamheden worden verricht binnen verschillende secties die vallen onder de afdeling Command, Control, Communication, Computers Information & Informatiebeheer (C4I&I) vallend onder het Joint Informatievoorzienings Commando (JIVC), wat onderdeel uitmaakt van de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

De afdeling C4I&I Infrastructuurservices draagt zorg voor systeemmanagement en instandhouding, alsmede het ondersteunen van projecten, op het
gebied van operationele, voornamelijk gerubriceerde netwerk- en transmissie-infrastructuren alsmede de bijbehorende ontwikkel- en testomgevingen.
Het takenpakket van IS omvat naast netwerken en terrestrische dan wel satellietcommunicatie- radiomiddelen tevens het beheer en de uitgifte van
individuele verbindingsmiddelen voor vredesoperaties, alle voorkomende werkzaamheden op het gebied van crypto en comms EOV-apparatuur
alsmede het management van het aan defensie toegewezen frequentiespectrum.

• Jouw cv en motivatiebrief dienen uiterlijk 18 oktober bij ons binnen te zijn.
• De selectiegesprekken zullen plaatsvinden in de week van 26 oktober.
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur. Als eerste zal de interne selectieronde gehouden worden.
• Voor externe kandidaten geldt, afhankelijk van het kennis- en ervaringsniveau, een proeftermijn.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.   
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Je bent bereid om de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen.
• Je hebt een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden. Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers.