Vacature in Utrecht - Kromhoutkazerne, Utrecht

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Medewerker Bedrijfsbureau bij Defensie!

Kies je voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 40.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 20.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland? Dan is de functie Medewerker Bedrijfsbureau bij Defensie misschien wel wat voor jou!

Als Medewerker Bedrijfsbureau voer je technische, organisatorische en coördinerende werkzaamheden uit die betrekking hebben op het HGI domein.

Wat ga je doen?
Om de functie en bijbehorende taken als Medeweker Bedrijfsbureau goed te kunnen uitoefenen is het van belang dat je brede kennis hebt van Hoger Gerubriceerde Informatiedragers (HGI). HGI is een van de belangrijkste aspecten binnen deze functie. Daarnaast bestaat een groot onderdeel van jouw werkzaamheden uit de coördinatie tussen en over de loketten LGI, HGI en Orderverwerking.

Je bent naast de technische uitvoering van werkzaamheden ook verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing binnen het loket HGI. Je fungeert als eerste aanspreekpunt en vervult daarbij een escalatie rol bij HGI gerelateerde aanvragen en technische vragen. Ook ben je verantwoordelijk voor en heb je de eindcontrole over alle uitgevoerde aanvragen door het Loket HGI.

Het verbeteren van bestaande processen en het inrichten van nieuwe processen valt ook onder jouw werkzaamheden als Medewerker Bedrijfsbureau. Hierbij hoort ook het samenvoegen en finetunen van afwijkende HGI en LGI processen. Om dit te bereiken behoort het dan ook tot jouw werkzaamheden om de genoemde loketten samen te laten werken en samen te voegen. Daarnaast heb je binnen deze functie een nauwe en intensieve samenwerking met de systeemmanagers van de Sectie HGI.

Binnen jouw vakgebied horen ook de volgende werkzaamheden:

• Het coördineren van de afhandeling van naar aard en inhoud uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken. Hierbij maak je een inschatting van het afbreukrisico en weeg je het belang en de urgentie af. Uiteraard bewaak je ook de voortgang van de afhandeling;
• Complexe informatiestromen coördineren;
• Als "buffer" fungeren in een zeer gevoelige en complexe context naar zowel de interne organisatie als de externe omgeving;
• Het inhoudelijk beoordelen en interpreteren van aanvragen op proces, product, technische en logistieke aspecten;
• Informatie verstrekken van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• Het aanleggen en bijhouden van werkdossiers;
• Zorgdragen voor de samenstelling van (management)overzichten;
• Het melden van afwijkende situaties in beheer omgevingen en bij de eindgebruiker;
• Het leveren van locatie, configuratie en klant specifieke kennis;
• Het controleren van en adviseren over detailplanning en werkvoorbereiding;
• Het, op verzoek, analyseren van complexe vraagstukken rondom wijzigingen en problemen.

Wat vragen we?
Ben jij de Medewerker Bedrijfsbureau waar wij naar op zoek zijn?
Dan zien wij graag het volgende terug:

• HBO werk- en denkniveau. Bij voorkeur beschik je over een afgeronde opleiding op het gebied van (bedrijfskundige) Informatica of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring. Zo nodig zal dit worden getoetst in een assessment;
• Brede kennis van Hoger Gerubriceerde Informatiedragers (HGI);
• Bekend met kwaliteitssystemen, bedrijfsarchitectuur en verandermanagement;
• Uitgebreide ervaring met planning & control werkzaamheden;
• Leidinggevende ervaring is een pre;
• Werken in een ICT-omgeving is jou niet vreemd;
• Kennis van en ervaring met planningspakketten en het opstellen van managementrapportages.

Voor het Bedrijfsbureau zijn wij op zoek naar iemand die het overzicht kan houden, maar ook oog heeft voor detail. Plannen en organiseren is voor jou geen probleem en door jouw sterke sociale en communicatieve vaardigheden gaat samenwerken jou goed af. Daarnaast ben je niet bang om risico’s te nemen en met een hands-on mentaliteit ga jij altijd oplossingsgericht te werk.

Naast het bovengenoemde ben je bereid om de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen.

Heb je interesse in of ben je nieuwsgierig naar de functie maar voldoe je niet geheel aan de eisen? Neem dan contact met ons op, dan kunnen we een samen een (digitaal) kopje koffie drinken om de mogelijkheden te bespreken!

Salarisniveau schaal 10
Minimum salaris: €2.750 bruto per maand
Maximum salaris: €4.400 bruto per maand
Contractduur 2 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht - Kromhoutkazerne, Utrecht

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 60.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Voor Defensie is het helder: gelijke kansen voor iedereen en een open organisatie waar mensen zich prettig en veilig voelen. We zijn ervan overtuigd dat we met een inclusieve organisatie onze taak, Beschermen wat ons dierbaar is, het beste kunnen uitvoeren en voorbereid zijn op ontwikkelingen in maatschappij en de wereld. Als het gaat om de afkomst, geloofsovertuiging, sekse of gender van onze militairen en burgermedewerkers willen we zoveel mogelijk een afspiegeling zijn van ons veelzijdige land.

Defensie Materieel Organisatie
De DMO ondersteunt de verschillende krijgsmachtonderdelen bij de aan- en verkoop van materiaal, instandhouding, logistiek en IT-dienstverlening. Denk daarbij aan aanschaf en instandhouding van onderzeeboten, vliegtuigen en landvoertuigen, maar ook het aanleveren van brandstof, munitie en kleding.

Wil je meer weten over DMO? Bekijk de video van DMO .

Waar ga je werken?

Je gaat aan de slag binnen de afdeling Generieke IT en Infrastructuur (GIT & Infra) vallend onder het Joint IV Commando (JIVC) van Defensie. JIVC is een professionele IV/ICT-organisatie, die de defensieonderdelen en andere klanten binnen de overheid faciliteert in het effectief en doelmatig kunnen (blijven) uitvoeren van hun taken.

Binnen GIT & Infra zoeken wij voor het Team Orderverwerking van het Bedrijfsbureau GIT & Infra een enthousiaste en gedreven Medior Medewerker Bedrijfsbureau met een technisch hart. Vanuit deze rol ga je werken voor het Loket HGI Orderverwerking. Dit Loket draagt bij aan de verwerking en routering van informatiebehoeften van Hoog Gerubriceerde Infrastructuur (HGI) aanvragen.

• Deze vacature wordt zowel in- als extern opengesteld. De procedure zal eerst intern belopen worden. Hierdoor kan het drie weken duren voordat je als externe kandidaat terugkoppeling krijgt op je sollicitatie.
• Als je als sollicitant niet afkomstig bent uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland, moet je beschikken over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) om in aanmerking te komen voor deze functie.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.