Uitvoerend Secretaris College B&W

Beschrijving

Je bent als uitvoerend secretaris de rechterhand van de gemeentesecretaris in het College. Een zorgvuldige voorbereiding en advisering van de gemeentesecretaris over de strategische agenda is hiervoor onontbeerlijk. Je zorgt ervoor dat de collegevergaderingen vlekkeloos verlopen, onder andere door ervoor te zorgen dat de stukken van onberispelijke kwaliteit zijn en alle collega’s in de organisatie weten wat ze daarvoor moeten doen.

Wat zijn de werkzaamheden van de uitvoerend secretaris?  

• Vervullen van de rol van eerste adviseur van de gemeentesecretaris ten aanzien van bestuurlijke besluitvorming. Je werkt daarbij samen met leden van het College van B&W en de ambtelijke top van Amsterdam;
• Voeren van de regie op het gehele proces rondom de besluitvorming van het college;
• Voorbereiden van de agenda van het College, in overleg met leden van het stadsdeelsecretarissenoverleg, GMT, MT B&O en andere Rve’s/ ambtenaren en terugkoppelen aan de gemeentesecretaris. Op basis hiervan bijhouden van een (strategische) jaaragenda voor het College;
• Voorbereiden Collegevergaderingen, deze begeleiden en zorg dragen voor de ‘follow up’ van de vergaderingen;
• Samen met collega’s van Bestuur en Organisatie aangeleverde stukken beoordelen en voorstellen doen aan de gemeentesecretaris betreffende de aard van behandeling van ingebrachte stukken in het College;
• Maken van besluitenlijsten en verslagen van de Collegevergaderingen en in het verlengde daarvan verstrekken van informatie over de besluitvorming aan de betrokken ambtenaren.

Een Uitvoerend Secretaris met gevoel voor verhoudingen, die er voor kan zorgen dat zaken (ook op het laatste moment) goed worden geregeld.
Als Uitvoerend Secretaris ben je een strenge bewaker van het proces en tegelijkertijd ben je flexibel genoeg om met uitzonderingen om te gaan. Je vindt het leuk om zowel troubleshooter als strategisch adviseur te zijn.
Vanzelfsprekend kun je goed omgaan met de vertrouwelijkheid die het bijwonen van een collegevergadering vraagt. Je kent de bestuurlijke context en je beweegt je daar handig in. Je bent dienstverlenend, zowel in houding als gedrag.
Je denkt en werkt op academisch niveau en kunt overzicht houden in een groot en complex werkveld. Je legt snel verbanden en verbindingen: je bent een geboren netwerker. Je bent als uitvoerend secretaris van het College één van de schakels tussen het bestuur en de gemeentelijke organisatie.

• Inschaling in salarisschaal 12. Maximaal € 5.157,-- bruto per maand bij een volledige werkweek van 36 uur.  Inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Gemeente Amsterdam kent uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering en flexibele arbeidstijden.

Bestuur en Organisatie is een strategische, hoogwaardige, flexibele, professionele en resultaatgerichte organisatie, die zich in de advisering en ondersteuning primair richt op het college, de burgemeester, de raad, de gemeentesecretaris en het gemeentelijk management team. Bestuur en Organisatie heeft als belangrijke taak de verbinding tussen bestuur, de stad en de gemeentelijke organisatie te ondersteunen en waar mogelijk te verbeteren. Dit vraagt om tweerichtingsverkeer, waarbij de korte afstand naar het bestuur en andere partners binnen de gemeente essentieel is.
Bestuur en Organisatie heeft zes directies en afdelingen.

Bureau Bestuur en Gemeentesecretaris (BBGS)
Onderdeel van Bestuur en Organisatie is het Bureau Bestuur en Gemeentesecretaris (BBGS). BBGS bundelt alle eerstelijns ondersteuning - zowel inhoudelijk als facilitair - aan het College van B en W en de gemeentesecretaris (in zijn rol als eerste adviseur van het College van B en W, algemeen directeur en directeur Bestuur en Organisatie).

Staf Gemeentesecretaris
Als Uitvoerend Secretaris College B en W ben je onderdeel van het team Staf Gemeentesecretaris. De Staf Gemeentesecretaris ondersteunt en adviseert de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Andere leden van de staf zijn de secretaris van het Gemeentelijk Managementteam, de secretaris van het stadsdeelsecretarissenoverleg, twee adviseurs en het secretariaat van de gemeentesecretaris.

Extra informatie

Status

Inactief

Plaats

Amsterdam

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)