Managementassistent ambulancezorg in Den Haag

De Ambulancezorg GGD Haaglanden levert vanuit haar publieke verantwoordelijkheid, als zorgverlener en onderdeel van zowel de Gemeente Den Haag als de Regionale Ambulancevoorziening Haaglanden (RAVH), kwalitatief hoogwaardige en doelmatige ambulancezorg.

Bij ons staat de patiënt centraal. Met ca. 135 gemotiveerde medewerkers levert Ambulancezorg GGD professionele zorg. Zorg die bij de patiënt past en met als doelstelling de juiste zorg op de juiste plaats door de juiste hulpverlener.

Voor ons hoofd en management zijn wij per 1 oktober 2020 op zoek naar een gedreven en proactieve management assistent voor 36 uur per week. In deze nieuwe rol zoeken wij een management assistent die zich voornamelijk bezig houdt met secretariële ondersteuning, maar het is prettig als je ook projectmatige ervaring hebt, zodat je het overzicht houdt en de juiste sturing kunt bieden.

Ben jij een senior, professionele, doortastende en klantgerichte managementassistent die zich thuis voelt in een dynamische en complexe zorgorganisatie? Heb jij aantoonbare ervaring als ‘rechterhand’ en ben jij in staat om volledige ontzorging te bieden, zodat ons hoofd en management zich beter kan focussen op haar aandachtsgebieden?

Dan is deze functie iets voor jou!

Wat ga je doen:

In deze veelzijdige functie beheer je complexe agenda’s waarbij effectieve tijdsbesteding en analyse van de agenda's belangrijke elementen zijn. Je behandelt en verwerkt in- en uitgaande (digitale) post, beheert het (digitale) archief en verzorgt uitgaande correspondentie. Ook zie je toe op een tijdige en procedureel juiste afwikkeling hiervan.

Als visitekaartje van de organisatie zorg je voor een uitstekende (telefonische) bereikbaarheid en servicegerichte afhandeling van diverse administratieve zaken. Ook het administratief ondersteunen van de P&O afdeling behoort tot je takenpakket. Je verzorgt het (interne en externe) informatieverkeer, bent intermediair tussen het hoofd, het management, de medewerkers en overige in- en externe relaties. Daarbij beoordeel je door wie en/of op welke wijze een vraag of probleem kan worden afgedaan.

Daarnaast ontvang je bezoekers en bereid je vergaderingen en besprekingen voor, waarbij je onder andere agendapunten verzamelt, faciliteiten regelt, notuleert en actie- en besluitenlijsten opmaakt. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijk informatie en notulen en verslaglegging gaan jou uitstekend af. In jouw rol zie je toe op uitwisseling en onderlinge afstemming van informatie uit diverse overlegvormen. Je vindt het leuk om het hoofd en het management op een proactieve manier te ondersteunen en je bent er goed in.

Wie zijn wij:

De RAVH (Regionale Ambulancevoorziening Haaglanden) is verantwoordelijk voor de ambulancezorg in de regio Haaglanden en bestaat uit de organisaties:

Ambulancezorg GGD Haaglanden;

Ambulancezorg Zoetermeer;

Ambulancezorg Witte Kruis;

Meldkamer Ambulancezorg.

Het doel van Ambulancezorg is het leveren van verantwoorde en kwalitatief hoogwaardige ambulancezorg aan iedereen die er een beroep op doet, ongeacht de omstandigheid. Elke patiënt heeft recht op een gelijke kwaliteit van ambulancezorg. Voldoende inzet om de paraatheid te waarborgen wordt gegarandeerd.

De dienstverlening heeft als kerntaak het permanent leveren van (acute) verpleegkundige en medische zorg en gespecialiseerd vervoer.

Het hoofd en management werkt zowel op onze ambulancepost aan de Waldorpstraat 555 te Den Haag als aan onze ambulancepost aan de Krakeelpolderweg 51 te Delft. Je werkplek zal bij de ambulancepost  Waldorpstraat 555 te Den Haag zijn.

Wat vragen wij

Je bent een professional in je vakgebied; Je bent ondernemend, ziet mogelijkheden en denkt in kansen, en je hebt een klantgerichte en dienstverlenende houding.

Daarnaast ben je zelfstandig, nauwkeurig, stressbestendig, opmerkzaam, behulpzaam en representatief. De hectiek van de activiteiten van deze functie vragen om een stevige doch vriendelijke persoonlijkheid met een groot probleemoplossend vermogen en een proactieve en flexibele instelling. Je kunt snel schakelen en weet verwachtingen te managen.

Verder beschik je over:

Een afgeronde mbo+/hbo-opleiding richting administratief/secretarieel of vergelijkbaar;

Minimaal vijf jaar aantoonbare secretariële en administratieve ervaring in een vergelijkbare rol (binnen een zorgorganisatie is een pre);

Uitstekende beheersing van MS officepakket (Word, Excel en Outlook), aangevuld met ruime ervaring met PowerPoint;

Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;

Flexibel inzetbaar gedurende de genoemde uren.

Wat bieden wij

Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt in een complexe omgeving.

Momenteel loopt er een functieonderzoek conform het functiewaarderingssysteem FWG 3.0 naar de waardering voor alle functies binnen de ambulancezorg GGD Haaglanden.

- Het maximum salarisbedrag van de functie managementassistent is momenteel vastgesteld
  op nummer 28 van de inpassingtabel cao ziekenhuizen op maximum bedrag van € 3.225,00
  (volledige werkweek).

-  Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij goed functioneren is er een
   mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Heb je recht
   op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in verband met ketenbepaling, dan
   behoud je je arbeidsrecht.

Tevens kun je rekenen op een uitgebreid  arbeidsvoorwaardenpakket conform het arbeidsvoorwaardenkader sector-cao ambulancezorg, zoals:      

- opname in het ABP-pensioenfonds

- collectieve zorgverzekering

- 8,33% vakantietoeslag

- 8,33% eindejaarsuitkering

- uitruil van arbeidsvoorwaarden

- reiskostenvergoeding woon-werkverkeer gebaseerd op de daadwerkelijke gereden
  kilometers met een max van 100 km retour

Extra informatie

- Je bent voor 36 uur per week beschikbaar;

- een assessment kan mogelijk deel uitmaken van de sollicitatieprocedure;

- het aanleveren van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt deel uit van de 
  procedure;

- het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de procedure;

- de cao sector Ambulancezorg is van toepassing;

- de sollicitatiegesprekken staan gepland op vrijdag 18 september 2020 's-ochtends.