Contractbeheerder in Utrecht

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Contractbeheerder!

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast 40.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 18.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Als Contractbeheerder help je leveranciers, klanten of je collega’s van de financiële- of inkoopafdeling met contractuele vragen.

Wat ga je doen?
Leveranciers, klanten of je collega’s van de financiële- of inkoopafdeling helpen met contractuele vragen. Nieuwe contracten invoeren in het systeem. Een greep uit jouw uitgebreide takenpakket als contractbeheerder bij JIVC in Utrecht. Eén ding is zeker: jouw werk is nooit saai!

Als contractbeheerder verzorg je de implementatie van nieuwe contracten of diensten in de processen en de bestel- en facturatiesystemen van JIVC. Dit zijn bijvoorbeeld uitvoeringsplannen of aanpassingen aan de producten- en dienstencatalogus. Je werkt hierin samen met de collega’s van de inkoopafdeling en de teams van de financiële afdeling en zorgt er samen voor dat alle leveranciers correct aangesloten zijn. Ook monitor je of de contracten volgens afspraak worden uitgevoerd. Je checkt of opdrachten volledig zijn, voert contractverlengingen en prijsindexaties door, checkt of doorlooptijden en KPI’s worden gehaald. Daarbij werk je samen met je collega’s van JIVC en Inkoop.

Jij bent dé spin in het web tussen klanten, leveranciers, de inkoopafdeling en de financiële afdeling. Hoe je dat doet? Hebben zij vragen over contracten of bestellingen, of lopen ze ergens tegenaan in het proces? Zijn er problemen met de dienstverlening, worden volumes overschreden of zijn er issues met betalingen of facturen? Dan help jij hen verder en zorg je dat het probleem wordt opgelost. Jij denkt altijd een stap verder, zodat dit issue in de toekomst niet meer voorkomt. Jij adviseert over het opnemen van een nieuw product of dienst in het assortiment. Jij kent namelijk de wensen van de leveranciers en gebruikers van de producten en diensten. Zie je dat een contract moet worden verlengd? Of opnieuw moet worden aanbesteed omdat de maximale looptijd of waarde wordt bereikt? Dan schakel je met inkoop, zodat die het inkoop- of aanbestedingstraject tijdig kan opstarten.

Jij bent als contractbeheerder verantwoordelijk voor:

• Verzorgen van een degelijke administratie;
• Signaleren aflopende contracten;
• Het leveren van managementinformatie;
• Voorstellen doen om processen te verbeteren;
• Goed samenwerken binnen en buiten de afdeling.

Wat breng je mee? 
Deze functie vraagt een HBO werk- en denkniveau, minimaal een HBO-diploma en daarnaast kennis van inkoop. Heb je NEVI 1 op zak, dan is dit een grote pre. Behalve deze vereisten, heb je ook ervaring met aanbestedings- en inkoopprocessen en de systemen die daarbij horen.

Verder heb je in je rugzak:

• Ervaring met contractbeheer in een grote organisatie, bij voorkeur vanuit een IT leverancier;
• Ervaring met het werken in ketens en teamoverstijgende processen;
• Ervaring met ServiceNow is een pre;
• Beheersing van Microsoft Office, vooral excel. Je hebt hier ervaring in het bouwen van en werken met grote databestanden.
• Je bent goed op de hoogte van de ontwikkelingen die spelen op jouw vakgebied.

Als persoon voldoe je qua vaardigheden en competenties aan de onderstaande schets:

• Je spreekt en schrijft goed Nederlands;
• Je werkt graag samen met anderen en toont initiatief;
• Je bent klantvriendelijk, hebt goede sociale vaardigheden en maakt makkelijk contact met anderen;
• Jouw instelling is die van klantgericht en resultaatgericht zijn;
• Vakkundig en nauwkeurig werken;
• Je hebt een positieve werkhouding en bent een optimist.
• Je hebt je zaken op orde en kunt snel zaken vinden. Doordat jij de basis op orde hebt kan de afdeling Regie focussen op het creëren van betaalbare toegevoegde waarde voor Defensie.

Herken jij jezelf in het bovenstaande profiel? Wil jij je ook iets betekenen voor de maatschappij en bijdragen aan een maatschappelijk belang? Solliciteer dan op deze vacature!

Salarisniveau schaal 10
Minimum salaris: €2.700 bruto per maand
Maximum salaris: €4.250 bruto per maand
Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Contractduur 2 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Defensie Materieel Organisatie
De DMO ondersteunt de verschillende krijgsmachtonderdelen bij de aan- en verkoop van materiaal, instandhouding, logistiek en IT-dienstverlening. Denk daarbij aan aanschaf en instandhouding van onderzeeboten, vliegtuigen en landvoertuigen, maar ook het aanleveren van brandstof, munitie en kleding.

Waar ga je werken?
Je gaat werken bij het mooiste IT bedrijf van Nederland, namelijk het JIVC (Joint Informatievoorziening Commando), wat onderdeel is van de DMO (Defensie Materieel Organisatie). Hier staan wij aan de vooravond van een grootschalige IT vernieuwing. Deze vernieuwing gaan we doen met een uniek contract voor een samenwerkingsverband met de markt. Vanuit dit concept introduceren we bij Defensie de nieuwste technologieën zoals Cloud, Cloud Services, SaaS, PaaS op verschillende (mobiele) devices. Hierdoor kunnen Defensie medewerkers gebruik maken van deze technologieën.

Je standplaats is de Kromhoutkazerne te Utrecht.

Wil je meer weten over DMO? Bekijk de video van DMO hier: .

IT Regie is een nieuwe afdeling binnen JIVC. Het IT Regieteam beheert op termijn alle strategische IT inkoopcontracten voor Defensie. Ons IT Regie team is twaalf man sterk. Jij zorgt dat processen rondom deze contracten van begin tot eind soepel verlopen. Van implementatie tot en met levering.

• Deze vacature wordt zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid, krijgen interne kandidaten de voorkeur.
• Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt of beschikt over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA), tenzij je afkomstig bent uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Je bent bereid om de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen.