Secretaresse in Tilburg

Beschrijving

Lijkt het je leuk om verantwoordelijk te zijn voor de ondersteuning van de afdeling Ruimte bij een van de grootste gemeenten van Nederland? Heb je affiniteit met Stedelijke Ontwikkeling, Mobiliteit, Energie, Natuur en Water? En vind je het daarnaast leuk om onderdeel te zijn van een gemeentebreed Team Secretaresses? Lees dan snel verder!

De functie

Wat ga je doen? Je bent bedreven in het bewaken van de agenda van jouw afdelingshoofd. Agendabeheer voor het afdelingshoofd en voor de teammanager(s) is een fors aandeel van je werk. Je neemt de lead in het coördineren en organiseren van het MT. Je stelt de agenda op, zorgt voor de digitalisering van de vergaderstukken, de notulering en voortgang van de actiepunten. Daarnaast bewaak je de input van de Afdeling Ruimte voor collegevergaderingen en raadsvergaderingen. Je weet goed welke belangen er spelen en hebt sensitiviteit op gebied van bestuur, politiek en het ambtelijk apparaat. Integriteit en verantwoordelijkheid zijn erg belangrijk. Alertheid, pro-activiteit, timing en snel schakelen zijn essentieel. Evenals, mails die op het laatst nog verstuurd of gewijzigd worden, snelle beslissingen en wijzigingen in de agenda. Administratieve ondersteuning zoals; ziek- en verzuimmeldingen, relatiegeschenken verzorgen en het plannen en organiseren van bijeenkomsten zijn ook onderdeel van jouw takenpakket. Je komt te werken in ons prachtige nieuwe stadskantoor, je hebt een leidinggevende die jouw talenten en capaciteiten stimuleert, je hebt veel ruimte om je werk in te delen, je leert veel mensen kennen, je hebt naaste collega's die dezelfde passie delen en wat je doet en bijdraagt is direct merkbaar. Bovenal: je inzet draagt bij om de stad en de samenleving beter te maken. Wie ben je? Als secretaresse van de gemeente Tilburg beschik je over de volgende kwaliteiten en vaardigheden: Je beschikt over minimaal een MBO opleiding (afgerond) die raakvlakken heeft met het secretaresse vak; Meerdere jaren werkervaring - oftewel senioriteit en in staat je collega-secretaresses te coachen; Kennis en ervaring met complex agendabeheer; Het MS-Office pakket, zoals Outlook en Word, heeft voor jou geen geheimen. Verder ben je in staat om de applicaties waar de gemeente Tilburg mee werkt je snel eigen te maken. Ervaring in een ambtelijke organisatie (gevoel voor politieke verhoudingen); Je herkent jezelf in de volgende competenties: leergierig, flexibel, accuraat, zelfstandig en proactief; Een goede beheersing van de Nederlandse taal, het schrijven van een formele motivatiebrief maakt deel uit van de sollicitatieprocedure; Je bent een vriendelijke persoonlijkheid; een goede match met de collega secretaresse is een belangrijk selectiecriterium.

Wij bieden

Een parttime baan (28 uur) met een tijdelijk dienstverband in het Team Secretaresses. De werktijden en -dagen zijn in overleg met de opdrachtgever. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden. Bij goed functioneren heb je kans op een vast contract bij de gemeente Tilburg! Waardevolle werkervaring voor op je CV; Een individueel keuzebudget van 17,05 % wat je maandelijks opbouwt. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je het budget besteedt. De gemeente Tilburg besteed aandacht aan de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers middels cursussen en trainingen; Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 7 (aanloopschaal 6). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal € 1.896,- maximaal € 3.114,- bruto per maand op basis van 36 uur per week. Kom je uit de omgeving Eindhoven, Den Bosch, Roosendaal of Breda? Dan is dat geen enkel bezwaar! De werkplek is goed bereikbaar en wanneer je met het openbaar vervoer reist (2e klas) dan worden al je reiskosten vergoed; Maatschappelijk relevant werk. Alles wat je doet heeft direct gevolg voor inwoners, medewerkers en partners van de gemeente Tilburg. Een functie bij de beste overheidsorganisatie van het jaar (2019). De vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet.

Extra informatie

Status

Inactief

Plaats

Tilburg

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)